Les 2 Financieel Thema - archiveren

• Thema Financieel
• MBO
• Studiejaar 1,2

Het hebben van een goede mappenstructuur is belangrijk voor de werksituatie, niet voor je persoonlijk archief

1. Juist
2. Onjuist

Het is ook belangrijk om in een goed persoonlijk archief te hebben. Denk maar aan je belastingaangifte, hypotheek acte, eigendomsactes etc.

Wat is archiveren?

Les 2 Financieel

Archiveren

Lesdoel

Je weet wat archiveren is

Wat het belang van archiveren is

Aan welke eisen archiveren moet voldoen
Coderen en ordenen

Wat gaan we doen?

week 2: archiveren

week 3: begroten

2 weken vakantie 

week 4: coderen

week 5: projectadministratie

week 6: financiële administratie

week 7: kleine budgetten

week 8: inhalen

week 9: escaperoom Pets Place

Archiveren

Archiveren is het vastleggen van gegevens waarbij je indien van toepassing de (wettelijke) normen hanteert. Dit moet gebeuren op een goede en geordende manier die voor iedereen toegankelijk is.

Archiveren is het volgens voorschriften ordelijk opslaan en rangschikken van documenten in een (digitale) bewaarplaats.

Wat is een archief?

Een archief

is een verzameling van informatie in de vorm van documenten, afbeeldingen, filmpjes en dossiers die je bewaart voor een bepaalde tijd.

Een archief is eigenlijk het geheugen van een bedrijf. Het bevat alle informatie die voor het bedrijf belangrijk zijn.

Waarom archiveren?

Een archief, dat klinkt stoffig en saai 
Van papier naar digitaal
Gemakkelijk terugvinden van documenten

Functie van het archief

1. informatieve functie
2. bewijsfunctie
3. historische functie
4. wettelijke verplichting

De mappenstructuur van het afdelingsarchief hoeft alleen voor jou duidelijk te zijn

1. Juist
2. Onjuist

Onjuist,
De mappenstructuur van het afdelingsarchief moet voor iedereen duidelijk zijn. Ook als jij weg bent. 

Het vergt enig nadenkwerk om een bruikbaar archief op te zetten

1. Juist
2. Onjuist

Juist, er moet hier goed over worden nagedacht. Dit wordt dan ook vaak door meerdere mensen bedacht en uitgewerkt

Bij archiveren is het belangrijk dat je consequent werkt

1. Juist
2. Onjuist

Consequent betekend dat je rechtlijnig vasthoudt aan iets dat je eerder gedaan hebt of besloten hebt (niet afwijken).

Je moet bij archiveren consequent handelen anders wordt het een rommeltje

Een goed archief opzetten bespaart je op lange termijn veel tijd

1. Juist
2. Onjuist

Je moet even tijd investeren maar op de lange termijn kun je alles gemakkelijk terugvinden en opslaan

Door het ontbreken van een archiefsysteem kun je documenten kwijtraken

1. Juist
2. Onjuist

Door het verkeerd opslaan met bijvoorbeeld onjuiste benamingen, kun je documenten kwijtraken

In een goed archief hoeven niet alle documenten in een hoofd- of submap te zitten

1. Juist
2. Onjuist

Onjuist, alles moet vindbaar zijn in hoofd of submappen. Een goed archief heeft geen losse documenten

Opdracht

1. Ga op achternaam staan: van A tot Z

2. Ga op voornaam staan: van Z tot A

3. Ga op schoenmaat staan: van groot naar klein

4. Ga op lengte staan: lang naar kort

ORDENEN VAN DOCUMENTEN 

Documenten worden op verschillende manieren geordend:

• Alfabetisch
  
• Alfabetisch lexicografisch
  
• Numeriek
  
• Alfanumeriek
  
• Chronologisch 

Alfabetisch 

Sorteren op de eerste letter van het alfabet. A, B, C enzovoort.

Oplopend: is van A tot Z (Arend, Bernard, Corry)

Aflopend: is van Z naar A (Corry, Bernard, Arend) 

Alfabetisch lexicografisch  

Wanneer bij het sorteren niet alleen naar de eerste, maar ook naar de volgende letters gekeken wordt om te sorteren, dan wordt dit alfabetisch lexicografisch sorteren genoemd. Daar hebben we 13 afspraken over gemaakt:

 

Afspraak 1.

Er is geen verschil in hoofdletters en kleine letters 

Afspraak 2. 

Namen van personen rangschik je allereerst op achternaam

!dus niet op voorletter, voornaam of tussenvoegsel!

Voorbeelden:
Martine van Berkum (Berkum, Martine, van)

R. van Dijk (Dijk, R., van)

Gerlien van ’t Hof (Hof, Gerlien, van ‘t)  

Afspraak 3. 

Een korte naam gaat voor een langere naam met dezelfde beginletters.

H. Vis (Vis, H.)

A. Visch (Visch, A.)  

Afspraak 4. 

Zijn de eerste letters van de achternamen gelijk, kijk dan naar de tweede letter. Daarna naar de derde, vierde letter enz., tot je een afwijkende letter vindt (zie alfabetisch lexicografisch).

K. Jans (Jans, K.)

A. Janse (Janse, A.)

U. Jansen (Jansen, U.)

D. Janssen (Janssen, D.)

D. Janszen (Janszen, D.) 

Afspraak 5. 

Zijn de achternamen hetzelfde? Kijk dan naar de voorletters (voornamen).

C. Molen (Molen, C.)

J. Molen (Molen, J.)

K. Molen (Molen, K.)

Z. Molen (Molen, Z.)  

Afspraak 6. 

Zijn de achternamen en de voorletters (voornamen) hetzelfde, kijk dan naar de tussenvoegsels. A. Top (Top, A.)

A. van Top (Top, A., van)

A. van den Top (Top, A., van den) 

Afspraak 7. 

Bij een dubbele achternaam wordt gesorteerd op de eerste achternaam.

Voorbeeld: W. van der Wilden – Aalbers
wordt gerangschikt onder de letter W. 

Afspraak 8.

Staan er punten, haakjes, accenttekens, afkappingstekens (‘) in de naam? Dan moet je hiermee geen rekening houden.

O’Brien wordt Obrien

O’Connell wordt Oconnell 

Afspraak 9.

Voor voorvoegsels met afkappingstekens (l’, d’, s’, t’, of ‘t) gelden andere regels. Deze tekens lezen we bij het alfabetiseren niet aan de achternaam vast.

M. d’Hond wordt gerangschikt onder Hond

L. ’t Hart onder Hart 

Afspraak 10.

Voor de Engelse namen met Mac en Fits geldt, omdat ze verschillend geschreven kunnen worden: staat Mac of Fitz los van de naam, dan lezen alsof dit aan de naam is vast geschreven. Mac Cloud wordt MacCloud

Fitz Gerald wordt FitzGerald 

Afspraak 11.

Is Mac afgekort tot M’ of Mc dan lezen alsof dit deel voluit geschreven is.

mcDonald wordt Macdonald. 

Afspraak 12.

 De ‘ij’ wordt (op basis van de eerste letter i) geplaatst tussen de letters ‘h’ en ‘j’.

Afspraak 13.

De ‘y’ wordt geplaatst tussen de letters ‘x’ en ‘z’.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Numeriek

Numeriek rangschikken is rangschikken op cijfers. Dit kan zowel oplopend (van laag naar hoog) als aflopend (van hoog naar laag) zijn.

1

2

3

4

1008

994

734

254

103 

Alfanumeriek 

Alfanumeriek rangschikken is rangschikken met letters en cijfers. Als je gaat rangschikken, kijk je eerst naar de letters en daarna naar de nummers. Leg dus eerst de letters op de juiste volgorde en vervolgens leg je het per letter op nummervolgorde. Het sorteren kan zowel oplopend (van laag naar hoog) als aflopend (van hoog naar laag) zijn.

A14

A18

B01

B13

S11

S17

Z98

Z66

X42

X04

Chronologisch 

Chronologisch rangschikken is rangschikken op tijd, uren, dagen, weken, maanden,

seizoenen enz. Je legt eerst de uren op volgorde en kijkt bij dezelfde uren vervolgens naar de minuten.

12.45 uur

13.27 uur

13.33 uur

19.22 uur 

Bij data werkt het als volgt:

Eerst sorteer je de jaren in de goede volgorde (van laag naar hoog). Vervolgens sorteer je de maanden in de goede volgorde (van laag naar hoog).

Tot slot sorteer je de dagen (van laag naar hoog).

10 maart 2016

8 juni 2017

12 september 2017

13 september 2017 

www.stichtingpraktijkleren.nl

Tips voor archiveren

1. Start een nieuw jaar met nieuwe mappen (fysiek of digitaal)
2. Bewaararchief: alleen met definitieve stukken (PDF) met bewaar plicht of wens
3. Wees duidelijk in je documentnamen
4. Archiveer op onderwerp
5. Maak afspraken

Tips voor archiveren

6. Werk chronologisch

7. Ruim regelmatig op - plan 2x per jaar een opruim moment

8. 10 is de limiet. 3 lagen diep. Zonder te scrollen te overzien
9. Als je digitale archief niet meer overziet, begin opnieuw.
Maak 1 map met 'Archief' aan. Haal er uit wat je op dat moment nodig hebt

www.stichtingpraktijkleren.nl

www.stichtingpraktijkleren.nl