Les 2 archiveren, coderen en rubriceren

• Module 4
• MBO
• Studiejaar 1

 

digitaal archiveren en zoeken

Leervragen

• Hoe verwerk je digitale documenten in je computer?
• Hoe zorg je dat je documenten makkelijk kunt terugvinden?
• Hoe kun je zorgen dat je documenten beveiligd zijn?
• Wat is coderen en hoe gebruik je het? 

Ordenen

• Alfabetisch
• Numeriek
  
• Alfanumeriek
  
• Chronologisch
  

Alfabetisch 

• K. Jans (Jans, K.) 
• A. Janse (Janse, A.) 
• U. Jansen (Jansen, U.) 
• D. Janssen (Janssen, D.) 
• D. Janszen (Janszen, D.)     
  
  
• Zijn de achternamen hetzelfde, kijk dan naar de voorletters

Numeriek

1 Oplopend

2

3

4

1008 Aflopend

994

734

254

103

Alfanumeriek

A14

A18

B01

B13

S11

S17

S32

Chronologisch

10 maart 2016

12 januari 2017

12 september 2017

13 september 2018

8 juni 2018

3 juni 2020

26 augustus 2024

Welke rij is goed?

1. Rij 1
2. Rij 2
3. Rij 3

Op welke plaats komt 2244 BC

1. Rij 4
2. Rij 5
3. Rij 6
4. Rij 7

Bedrijfsgegevens ( data) beveiligen

Internetbeveiliging > Cybersecurity 

Recht op privacy: AVG

• via moeilijke wachtwoorden
• software die scant op virussen en hackers ( firewall)
• digitale versleuteling

Hoeveel wachtwoorden heb jij in gebruik?

AVG:
Mag je de geboortedatum van je collega's geven?

1. Ja
2. Nee

Digitaal archief

Zie het als de archiefkamer waar iedereen in mag rondkijken. Sommigen mogen documenten lezen en sommige mensen mogen ook documenten bewerken. Als je in documenten mag werken, dan ben je daartoe geautoriseerd.

Rubriceren: een codering vergroot 

de toegankelijkheid van een archief( makkelijker zoeken!).

Veel archieven hebben een logische indeling. Ze hebben hoofdrubrieken: dit zijn de hoofdonderwerpen waarop documenten en gegevens zijn opgeslagen.

Een hoofdrubricering kan zijn:

1. Algemeen

2. Directie

3. Hrm

Nu kun je rubrieken maken, bijvoorbeeld bij hrm:

     3.0 Algemeen

     3.1 Contracten

    3.2 Personeelsgegevens

En je kunt ook weer sub rubrieken maken, bijvoorbeeld bij 3.2 Personeelsgegevens:

           3.2.1 In dienst

           3.2.2 Uit dienst

            3.2.3 Jubilea

3.2.5 Salarissen medewerkers.

Wat je ziet ontstaan bij het rubriceren heet een codering. Met behulp van een codering geef je informatie een duidelijke plek. De codering mag niet veranderen en moet bekend zijn bij iedereen. Dan weet iedereen waar en hoe hij zoeken moet.

Wat is het coderen van een archief?

Coderen is rubriceren

Coderen van een archief is digitaal rubriceren door mapjes ( rubrieken en sub-rubrieken) te maken met behulp van alfanumerieke of numerieke codes.

Leervragen

• Hoe verwerk je digitale documenten in je computer?
• Hoe zorg je dat je documenten makkelijk kunt terugvinden?
• Hoe kun je zorgen dat je documenten beveiligd zijn?
• Wat is coderen en hoe gebruik je het?