Les 2 Zakelijke communicatie: e-mail

• Zakelijke communicatie
• MBO
• Studiejaar 1

Terugblik

Wat weet je nog van de les 

zakelijke communicatie 

van vorige week ?

veel te doen - aandacht erbij - laten we beginnen

Terugblik

• formeel taalgebruik 
• informeel taalgebruik
• werken met Gemba

Bekijk eerst (opnieuw) de uitleg voordat je met Gemba gaat werken. 

Terugblik

E-mails doorsturen: 

sommige e-mails handel je zelf af, andere stuur je door. 

Interne e-mails schrijven: (in)formeel; kort & bondig

Wat weet je over
een zakelijk e-mail
schrijven ?

Welke aanhef is formeel ?

1. Hey, dude.
2. Geachte mevrouw Doornbos.

Wat is aanhef? 

Komt later in de les aan bod.

Wat komt er na de aanhef ?

1. inleiding
2. kern
3. slot
4. afsluiting

Welke afsluiting is formeel ?

1. Hoogachtend,
2. Met vriendelijke groet,
3. A en B zijn formeel

Leg uit: wat is een alinea ?

E-mail 

VANDAAG 

• externe e-mails beantwoorden 
•  en e-mails archiveren

Leervragen over zakelijke e-mails

1. Hoe  beantwoord   ik  een externe zakelijke e-mail op een correcte manier?
2. Hoe  archiveer   ik inkomende e-mails?
3. Wat is het verschil tussen CC en BCC en waarom is dit belangrijk?

Wat is archiveren? 

Zie uitleg-video week 1. 

E-mail 1, E-mail 2, Leef je uit

Het lesmateriaal staat op www.stichtingpraktijkleren.nl

Log in op deze site.

Ga op de startpagina naar: Zakelijke communicatie

Ga naar: E-mail 1 

en E-mail 2

en naar de Simulatie Leef je Uit, Goede Ontvangst

Situatie

De opdrachten hebben betrekking op Sportschool Leef je uit in Den Haag. Jij bent daar medewerker bij de receptie.

De sportschool heeft sportleraren, personal trainers en fitnesstrainers in dienst, maar ook een diëtiste, masseuse en fysiotherapeut

Leef je uit

Als medewerker van Leef je uit is het belangrijk

dat je je collega's kent 

en 

dat je weet naar wie je welke e-mail doorstuurt.

Collega's Leef je uit

Eigenaar:                        Alex Rombout

Bedrijfsleidster:          Isabel de Canne

Baliemedewerkster: Nicole Lambooy

Fysiotherapeut:          Joachim Vermeulen

Diëtiste:                          Sheila Demirel

Masseur:                        Annabel ter Braak

Personal trainer:        Nancy van Schijndel

.

E-mails met facturen en betalingsherinneringen gaan naar Alex Rombout.

E-mails met offertes gaan naar Isabel de Canne.

E-mails met sollicitaties gaan naar Isabel de Canne.

E-mails met opzeggingen gaan naar Nicole Lambooy.

Overige e-mails gaan naar Alex Rombout. 

tabblad Over Leef je uit --> informatie over Sportschool Leef je Uit, bijvoorbeeld Afdelingen en Medewerkers

Naar wie stuur je welke e-mail door?

Als in de e-mail staat voor wie de e-mail is, stuur je deze door naar die persoon.

E-mails met facturen en betalingsherinneringen  naar Alex Rombout.

E-mails met offertes                                                             naar Isabel de Canne.

E-mails met sollicitaties                                                      naar Isabel de Canne.

E-mails met opzeggingen                                                  naar Nicole Lambooy.

Overige e-mails                                                                       naar Alex Rombout. 

Externe mails beantwoorden

Externe e-mails

Externe mails zijn e-mails die van buiten de sportschool binnenkomen. 

Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

- leden/klanten

- leveranciers

De kop van een e-mail

De kop van een e-mail bestaat uit:

Aan: e-mail van de ontvanger(s)

Van: jouw e-mailadres

CC: 

BCC: 

Onderwerp: korte aanduiding van de inhoud 

CC

CC = Carbon Copy en betekent ‘kopie’.

• Bij ‘CC’ noteer je de e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar aan wie de e-mail niet persoonlijk is gericht. Zij krijgen een kopie. Ze hoeven niet te reageren op de inhoud.

• De ontvangers kunnen wél naar alle vermelde adressen antwoorden.

BCC

BCC Blind carbon copy en betekent ‘blinde kopie’.

• Bij ‘BCC’ noteer je e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar waarvan andere ontvangers het e-mailadres niet kunnen zien.

• Als de ontvanger een antwoord wil sturen, dan krijgt alleen de verzender dat bericht

BCC

Je gebruikt ‘BCC’ als je een e-mail stuurt naar personen 

die elkaar niet kennen.  

-   Bij   Aan   noteer je dan je eigen e-mailadres. 

-   Bij   BCC   noteer je de namen van de personen voor wie de           mail bestemd is. 

AVG = ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING 

• Bij het versturen van e-mails moet je rekening houden met de AVG. 
• Volgens de AVG mag je een e-mailadres niet ongevraagd delen met anderen zonder dat daar toestemming voor is gegeven.
• Dan is het handig om BCC te gebruiken.

Onderwerpregel

Vul altijd de onderwerpregel in. 

De lezer kijkt altijd eerst naar de afzender en dan 

naar het onderwerp. 

Zorg ervoor dat duidelijk is 

waarover de e-mail gaat.

Vul jij altijd de onderwerpregel in
als je een e-mail stuurt?

JA

Nee

Je oma is jarig en geeft een feest op een schooldag. Je moet daarvoor vrij vragen bij de OM-er. Wat zet je bij Onderwerp?

Tips voor het invullen van Onderwerp

1. Geef een goed en eerlijk beeld van de inhoud van de e-mail.

2. Gebruik niet alleen woorden als ‘informatie’, ‘verzoek’, ‘bevestiging’.

Maak duidelijk waarover de informatie, het verzoek of de bevestiging gaat. Bijvoorbeeld: 

a. Vraag over vakantiedagen

b. Bevestiging aanmelding cursus EHBO

Bijlage(n)

• Bijlage wil zeggen dat je een document of een bestand met de e-mail mee verstuurt. 
• De informatie in de bijlage hoef je dan niet in de mail  te zetten.
• Het is wel gebruikelijk dat je in de tekst van de mail naar de bijlage verwijst.

Bijlage(n)

Je kunt op verschillende manieren bijlagen 

aan een e-mail toevoegen.

In het volgende filmpje wordt dat uitgelegd.

(Het filmpje staat ook bij opdracht 5 van e-mail 2)

Externe mails

De inhoud en de toon van de e-mail zijn zakelijk.

Schrijf formeel 

en vriendelijk.

Wel of niet beantwoorden?

Sommige e-mails van externen moet je zelf beantwoorden. 

Bij   Sportschool Leef je Uit   zijn dat bijvoorbeeld 

vragen over prijzen 

vragen over openingstijden 

Externe e-mails over andere onderwerpen stuur je door naar je collega's.

Formele e-mail

In een formele e-mail gebruik je altijd  u  (en  uw ).

Nooit  jij  of  jullie.

De aanhef is:

Geachte heer Yilmaz,

Geachte mevrouw Van der Berg, 

In de aanhef staat geen voornaam of voorletter !

Inhoud

 1e alinea:  Verwijs naar de e-mail die je ontvangen hebt . (Je kunt hierbij de vraag eerst herhalen).

2e alinea (en eventueel volgende alinea's): Geef antwoord op de vraag 

Laatste alinea (slot: Schrijf een vriendelijke afsluitende zin.

Afsluiting 

Gebruik een formele afsluiting:

  

Met vriendelijke groet,

Naam van het bedrijf 

Je voornaam of voorletter en achternaam

Tips voor het schrijven van een externe mail

Schrijf formeel en vriendelijk.

Houd het kort en duidelijk, maar zorg ervoor dat de informatie volledig en juist is. 

Laat overbodige informatie achterwege.

Als je een bijlage meestuurt, noem dat dan in de mail.

Archiveren van e-mails

Archiveren van e-mails

E-mails komen binnen in Outlook in het Postvak-In

Om je postvak overzichtelijk te houden archiveer je de e-mails.

Dat wil zeggen dat je ze opbergt in de juiste map nadat je 

de e-mail hebt beantwoord of doorgestuurd .

Een voordeel is dat e-mails over het zelfde onderwerp 

bij elkaar komen te staan.

Voorbeeld Leef je Uit

Voorbeeld Leef je Uit

Heb jij mappen gemaakt in je Alfa-mail om de ingekomen mails te ordenen?

Ja

Nee

Welke mappen gebruik je in je Alfa-mail?

Aan de slag

Log in op de website van Stichting Praktijkleren

Ga naar: Leermiddelen --> Modules Basisdeel

 --> Zakelijke communicatie

Opdrachten 

Maak: Opdracht 3, 4, 5  van E-mail 1

Maak: Opdracht 3, 4, 5  van E-mail 2

Lever de opdrachten in in It's Learning.

Als je opdrachten in het virtuele kantoor (=Gemba) hebt gemaakt, lever je een print screen van het logboek in.

Afsluiting

Sla opdrachten op in je portfolio

Maak de leervragen en 

sla de antwoorden op in je portfolio.

Leervragen over zakelijke e-mails

1. Hoe beantwoord ik  een externe zakelijke e-mail op een correcte manier?
2. Hoe archiveer ik inkomende e-mails?
3. Wat is het verschil tussen CC en BCC en waarom is dit belangrijk?

formele brief

Heb je de lessen over het schrijven van 

een formele brief 

gemist, 

of weet je het niet meer precies?

De hele video staat op de volgende dia.