L5 samenwerking en overlegvoorbereiding

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

LES 5

Week: 5

School: Business & Retail

Crebo: 25724 - Assistant Business Services

Leerweg: BOL & BBL & GIT

Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

Werkproces: B1-K1-W4 Samenwerking

Docent: dhr. R. Dewkali

Welkom bij Business Services

Welkom bij
Business Services

DEZE LES

• Terugblik
  
• Leerdoelen
  
• Uitleg
  
• Aan het werk
  
• Lesafsluiting

AFSPRAKEN

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

LESDOELEN

Aan het einde van deze les weet je meer over...

1. een reservering voor een bijeenkomst of vergadering;
   
2. tafelopstellingen bij bijeenkomsten en vergaderingen;
   
3. hulpmiddelen die worden gebruikt tijdens een bijeenkomst of vergadering;
   
4. het klaarzetten van koffie en thee;
   
5. wat een draaiboek en checklist is.

Werkoverleg

Werkbespreking

Besluitvorming o.b.v. veto

Notulist

Besluitvormingsfase

Interne communicatie

De communicatie tussen alle personen die in een bedrijf werken.

Medewerkers moeten een besluit nemen over een onderwerp.

Iemand heeft vanuit zijn functie de bevoegdheid om het vetorecht te gebruiken. Hierdoor kan een moeilijk/impopulair besluit toch genomen worden.

Een medewerker die op de een of andere wijze verslag maakt van het werkoverleg.

Een vergadering waarin het management/de leidinggevende en medewerkers samen het op korte termijn te verrichten werk bespreken.

Een regelmatige afdelingsvergadering waarin de medewerkers en het afdelingshoofd overleg voeren over werk- en bedrijfsgerelateerde zaken.

Je leidinggevende heeft gevraagd of je een vergaderruimte in kunt richten.
Er wordt een vergadering gehouden van 4 uur.
Beschrijf bij elke situatie twee taken die je uit kunt voeren.

1. Tafels en stoelen klaarzetten
2. Drinken klaarzetten

Reservering

Voordat je de ruimte gereed kunt maken, ga je kijken waarvoor hij gebruikt gaat worden. Je overlegt eventueel met de opdrachtgever.

Bij de voorbereiding houd je rekening met de volgende onderwerpen:

Is iemand die een opdracht geeft om iets te organiseren. 

Reservering vastleggen

• Papieren agenda
  
• Online agenda
  

Hiermee voorkom je dat afspraken dubbel worden gepland of ruimtes dubbel worden bezet.

Reserveren betekent dat iemand van te voren afspreekt

dat hij gebruik wil maken van bijvoorbeeld een ruimte.

Tafelopstelling

Hiervoor heb je de volgende gegevens nodig

• Wat voor soort vergadering is het?
  
• Hoeveel deelnemers zijn er?
  
• Welk meubilair is beschikbaar?
  
• Hoe groot is de ruimte?

Een tafelopstelling maak je altijd in overleg met je leidinggevende of de opdrachtgever.

Wat betekent reserveren?

1. De hulpmiddelen aansluiten in een vergaderruimte.
2. Een afspraak maken met de opdrachtgever.
3. Een vergaderruimte mooi maken met versiering.
4. Van tevoren afspreken dat je van de ruimte gebruik kunt maken.

Wie is de voorzitter tijdens een vergadering?

1. De persoon die aantekeningen maakt.
2. De persoon die catering verzorgt.
3. De persoon die de leiding neemt.
4. De persoon die vooraan zit.

Bekijk de afbeelding. Welke tafelopstelling staat afgebeeld?

1. Blok
2. Carré
3. Theater
4. U-vorm

Wat is een voordeel van een theateropstelling?

1. De opstelling is geschikt voor kleine groepen.
2. Deelnemers kunnen de spreker goed zien.
3. Deelnemers kunnen elkaar goed aankijken.
4. Deelnemers kunnen goed met elkaar overleggen.

Hulpmiddelen klaarzetten

Alles klaar? Testen maar!

Zodra je alles klaar hebt gezet ga je de hulpmiddelen testen. Hierbij test je ook of het internet werkt.

Controleer of:

• wifi werkt
• er een inlogcode nodig is

Koffie en thee verzorgen

Stappenplan koffie zetten

1. Schenk de juiste hoeveelheid water in het reservoir.
   
2. Stop de papieren filter in de houder
   
3. Schep de juiste hoeveelheid koffie in de filter.
   
4. Zet het koffiezetapparaat aan.
   
5. Wacht tot de koffie helemaal is doorgelopen.
   
6. Schenk de koffie in een koffiekan.
   
7. Pak een kopje en een schotel en controleer of het schoon is.
   
8. Schenk de koffie in de kopjes.
   
9. Serveer de koffie in een kopje op een schotel.
   
10. Serveer met melk, suiker en een lepeltje.

Stappenplan thee zetten

1. Vul de waterkoker met water.
   
2. Zet de waterkoker aan.
   
3. Wacht tot het water heeft gekookt.
   
4. Schenk het water in de theekan.
   
5. Pak een kopje en een schotel en controleer of het schoon is.
   
6. Schenk het water in de kopjes.
   
7. Serveer het water in een kopje op een schotel.
   
8. Serveer met een theezakje, suiker en een lepeltje.

Koffie en thee warm houden

Juiste hoeveelheden berekenen

Om ervoor te zorgen dat je de juiste hoeveelheden kunt berekenen, moet je kunnen rekenen met maten.

Draaiboek

In het draaiboek vind je alles over de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Een draaiboek moet zo duidelijk worden opgesteld dat jij er direct mee aan de slag kunt.

wanneer de taak moet worden uitgevoerd

wat de taak is

wie de taak moet uitvoeren

waar de taak moet worden uitgevoerd

Taken in chronologische volgorde

Dat wil zeggen dat de taken die als eerst uitgevoerd moeten worden bovenaan staan.

Bekijk de afbeelding. Welk hulpmiddel is dit?

1. Beamer
2. Digibord
3. Flipover
4. Whiteboard

Je leidinggevende heeft een presentatie op zijn laptop gemaakt. Hij wil de presentatie tijdens een vergadering laten zien. Welk hulpmiddel is daarvoor nodig?

1. Een beamer.
2. Een dvd-speler met beeldscherm.
3. Een geluidsinstallatie.
4. Een whiteboard.

Bekijk de afbeelding. Welke koffie wordt hier bereid?

1. Espresso
2. Koffie verkeerd
3. Cappuccino
4. Latte Macchiato

In een kopje koffie zit ongeveer 125 ml. Hoeveel kopjes koffie kun je uit een thermoskan van 2 liter halen?

1. 4 kopjes
2. 8 kopjes
3. 16 kopjes
4. 20 kopjes

In een draaiboek staan de taken op chronologische volgorde. Welke taken staan bovenaan wanneer je de taken in chronologische volgorde zet?

1. De taken die al gedaan zijn.
2. De taken die als eerst uitgevoerd moeten worden.
3. De taken die als laatst uitgevoerd moeten worden.
4. De taken die het belangrijkste zijn.

Hoe laat worden de broodjes geserveerd?

1. 12:00 uur
2. 12:30 uur
3. 12:45 uur
4. 14:00 uur

In een handomdraai

Een draaiboek geeft je houvast bij het organiseren van een bijeenkomst. Je ziet o.a. wat er gedaan moet worden, wie dat moet doen en wanneer dat gedaan moet worden. Zo is je bijeenkomst tot in de puntjes gepland.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht  A Wat hoort waar?

1. Doe de oefening Wat hoort waar?
2. Maak een print screen van het resultaat > 80%
3. Opslaan als wat hoort waar in BW4 Samenwerking

Ontwerpen van een PowerPointpresentatie

Je loopt stage bij administratiebureau NOLA. Jouw manager van de afdeling Klantenservice, Shirley Wolters, heeft het erg druk. Zij vraagt je in een e-mailtje om een presentatie voor te bereiden voor alle werknemers van NOLA. Zij verwacht een nette PowerPoint én een uitgeschreven tekst.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht A  Ontwerp een PowerPointpresentatie

1. Maak een geschikte PowerPointpresentatie van drie tot vier slides
2. Opslaan als ontwerp ppp in BW4 Samenwerking

Multitasken

Kun jij twee dingen tegelijkertijd?

Er wordt wel eens beweerd dat mannen totaal niet kunnen multitasken en dat vrouwen er heel goed in zijn. Maar is dit wel zo? Doe het volgende testje om daarachter te komen.

Opdracht  Multitasken

1. Gebruik een timer en pak een pen en papier.
   
2. Schrijf alle letters van het alfabet op. Schrijf daarna daaronder de cijfers 1 tot en met 26 op. Time hoe lang je hierover doet.
3. Schrijf nu alle letters van het alfabet op, maar wissel deze af met de cijfers 1 tot en met 26 en time dit ook. Dus: a1b2c3d4e5 etc.
4. Hoe lang deed je over beide opdrachten?
5. Wat kun je hieruit concluderen?