Opstellen van rapportages

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 2

Opstellen van rapportages

(OMMS) P3-W1: Levert managementinformatie

(AABS) P2-W1: Ondersteunt bij het leveren van managementinformatie 

Wat is het verschil tussen een jaarplan en een jaarverslag?

1. De eerste is gericht op een branche, de tweede op een bedrijf.
2. De eerste is voor het personeel, de tweede voor de klanten en aandeelhouders.
3. De eerste is gericht op de toekomst, de tweede op het afgelopen jaar.
4. geen idee

Welke informatie vind je in een sociaal jaarverslag?

In een sociaal jaarverslag vind je informatie over..

1. het personeelsbeleid
2. de betrokkenheid van medewerkers
3. de arbeidsomstandigheden
4. andere sociale aspecten binnen de organisatie

Opstellen rapportages

• onderdeel van administratieve taken van een management assistant
• aanleveren van gegevens/ informatie vanuit verschillende bronnen
• managementrapportages of -informatie
• jaarplannen of -verslagen
• tijdigheid en accuratesse

Leerdoelen

• Je kent de functie, nut en doelgroep van een jaarplan en sociaal jaarverslag.
  
• Je controleert gegevens kritisch op volledigheid, actualiteit en relevantie.
  
• Je stelt grafieken en tabellen op en voegt deze op juiste wijze in bestand/document in.

Jaarplan en (sociaal) jaarverslag

• Jaarplannen zijn gericht op de toekomst, het bepalen van doelstellingen en het beschrijven hoe deze gerealisserd kunnen worden
• Jaarverslagen kijken terug op het afgelopen jaar. Zijn de doelstellingen behaald, welke successen zijn gerealiseerd en hoe ziet de jaarrekening eruit?
• Het sociaal jaarverslag richt zich meer op het personeelsbeleid. Bij het sociaal jaarverslag draait het om belangrijke gebeurtenissen van het afgelopen jaar (terugblik), bijvoorbeeld hoogte- en dieptepunten.

Belangrijke onderdelen jaarplan

• missie en visie (staat ook in jaarverslag)
• inhoud jaarplan, welke onderwerpen? 
• doelgroep jaarplan
• A3-methodiek, zorg dat je het snapt en herkent
• verschillende vormen van een jaarplan (A3 is er één van)

Belangrijke onderdelen jaarverslag

• jaarrekening is financieel jaarverslag
• onderwerpen (algemeen) jaarverslag
• doelgroep jaarverslag (breder dan bij jaarplan)
• wat is een sociaal jaarverslag?
• onderwerpen sociaal jaarverslag
• doelgroep sociaal jaarverslag
• verschillende vormen en voor- en nadelen

voorbeelden (digitaal) jaarverslag

 https://jaarverslag2020.dela.nl/in-het-kort

https://jaarverslag2020.onshuisapeldoorn.nl/

Wat hoort er in een sociaal jaarverslag? 

• arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim
  
• personeelsbeoordeling, belonings- of functiewaarderingssysteem
  
• regelingen over werktijden of vakanties
  
• pensioenverzekering, winstdeling of spaarregeling
  
• aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid
  
• personeelsopleiding
  
• bedrijfsmaatschappelijk werk en behandeling van klachten
  
• werkoverleg
  
• registratie en omgang met persoonsgegevens van de medewerkers
  
• voorzieningen om aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers te controleren

Vervolg sociaal jaarverslag

• niet verplicht, wel verplichting om OR te informeren
• betrokken (externe) partijen
• sociaal jaarverslag vaak visitekaartje van de organisatie
• uitgebreid stappenplan in theorie

Mogelijke taken management assistant

• coördinerende rol
• do's en don'ts in theorie
• informatie genereren uit bijvoorbeeld personeelsinformatiesysteem
• maken en bewaken van de planning
• doelgroep / adressenbestand 
• verzending en/of verspreiding

Rapportages en overzichten

• verschillende rapportages op verschillende momenten
• soorten overzichten afkomstig uit verschillende systemen of bronnen
• vaak met behulp van Excel - grafieken
• nut en redenen van grafieken
• welke soort grafiek voor welke informatie
• oefenen met verschillende grafieken, ook handig voor examen Werken met softwarepakketten!