Boekstukken

Financiële documenten

Taakmodule Financiële documenten 1

Inkoop- en verkoopproces

Hoe verloopt het inkoopproces?

Het gaat hierbij vooral om de aanschaf van duurdere producten, zoals duurzame productiemiddelen, grote of kostbare voorraden.

Aanvraag offerte

Het proces begint met de aanvraag van een offerte bij verschillende leveranciers door de klant.

Een offerte is een prijsopgave.

In de aanvraag omschrijft de klant nauwkeurig wat hij wil aanschaffen, dus aantal, type, soort, maat, kleur en vraag je om een prijsgave. Bij veel bedrijven kun je on line een offerte aanvragen.

Vrijblijvende offerte

Dat betekent dat je niet op het aanbod van de leverancier hoeft in te gaan.

Als een leverancier veel werk heeft van een offerte maken, denk bij voorbeeld aan een bouwproject, dan kan hij een factuur sturen voor het maken van de offerte.
 

Proces

Offerte-aanvraag door de klant-> offerte uitbrengen door de leverancier(s)

Offertes beoordelen

De klant beoordeelt de ontvangen offertes of offerte en beslist  op welke offerte hij wil ingaan.  

Criteria om een offerte te kiezen

- prijs

- geboden service

-leverancier in de buurt

- korting

- transportkosten

-leveringsvoorwaarden

- betalingsvoorwaarden

Proces

Offerte-aanvraag -> ontvangen offertes beoordelen en een keuze maken -> De klant plaatst een bestelling (=order)  bij de gekozen leverancier

Bestelling

Bestellingen worden over het algemeen on line gedaan op de website van de leverancier. 

Soms wordt er met een bestelformulier op papier gewerkt of omschrijf je de bestelling in een brief of mail.

Wees nauwkeurig: juiste aantal, juiste product.

Let op dingen als kleur, formaat

Proces

Offerte-aanvraag -> offerte beoordelen en een keuze maken -> De klant  plaatst de bestelling (=order) bij de gekozen leverancier ->

De leverancier stuurt de orderbevestiging.

Orderbevestiging

Met een orderbevestiging geeft de leverancier aan dat de bestelling is ontvangen en wanneer hij de goederen zal leveren.  In de orderbevestiging staan de leverings- en betalingsvoorwaarden.

De klant controleert of de orderbevestiging overeenkomt met de order.

Proces

Offerte-aanvraag -> offerte beoordelen en een keuze maken -> bestelling (=order) plaatsen bij de gekozen leverancier ->

De leverancier stuurt de orderbevestiging ->

De leverancier verzendt de goederen. Bij de levering hoort de pakbon.

Levering en pakbon

De leverancier verzendt de  goederen met een pakketdienst of met eigen transport van het bedrijf.

Op de pakbon staat wat er geleverd wordt. Het kan zijn dat er goederen nageleverd worden omdat de leverancier die niet op voorraad had. 

Pakbon

eisen aan een factuur

Wat doet de klant in dit proces?

inkoopfacturen en verkoopfacturen vzijn boekstukken en worden in de fibnanciële administratie verwerkt

Pakbonnen worden gebr. in de voorraadadministratie