24boost Financieel afhandelen kantoorzaken

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 2

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken

Boom Digitaal /

Wat zou de toegevoegde waarde van ChatGPT zijn voor jouw toekomstige baan?

ChatGPT

Gebruik AI (ChatGPT of een ander programma) eens bij het maken van de opdrachten

(Kantoor)voorraad

• Hoeveelheid die voor handen is
• Voorbeelden: papier, cartridges, schrijfgerei, laptops, nietmachines, perforators
• Soms ook: koffie, thee etc. of kantoormeubilair zoals ladeblokken, hangmappen en soms ook usb-sticks, mobiele telefoons.

Voorraadbeheer

• Alle activiteiten rond het bestellen en in voorraad houden van goederen
• Logistiek = beheersen van de goederenstroom.
• Voorraadbeheer is logistiek proces: inkoop, ontvangst, opslag, uitgifte en administratie van kantoorartikelen.
• Voorraadbeheer en controle
• Zelf bestellen of via leverancier
• Bestelfrequentie en kostenbewustzijn
• Kwantumkorting
• Standaard bestellijst samenstellen en aanpassen

Administratie

• (Bepalen) minimumvoorraad
• Bijhouden van de voorraad (digitaal in een voorraadspreadsheet)  en regelmatig tellen
• Administratieve voorraad vs daadwerkelijke voorraad
  
• Signaleren tekorten en overschotten
• Contact met leverancier

Heb je wel eens moeten balansen in een supermarkt?

1. ja
2. nee
3. weet ik niet meer
4. niet in een supermarkt, maar wel bij een ander bedrijf

Minimumvoorraad

• Beginvoorraad bepalen
• Minimumvoorraad bepalen
• Formule: Minimumvoorraad = afzet x levertijd. Afzet (per dag) = afname van een artikel in een bepaalde periode : het aantal dagen in die periode
• Minimumvoorraad en voorraadspreadsheet
• Let bij het bestellen op de levertijd en het bestelmoment

Levensmiddelenvoorraad

• Te maken met houdbaarheidsdata (geldt ook voor cartridges!)
• THT: bij voedingsmiddelen die niet snel bederven. Garantie tot deze datum, na deze datum nog wel zonder gevaar te gebruiken. Kwaliteit gaat wel achteruit. Wel onderscheid tussen ongekoelde en gekoelde producten.
• TGT: bederfelijke voedingsmiddelen. Moet altijd een bewaarinstructie op staan 

Offertes aanvragen

• Logisch om bij meerdere leveranciers offertes op te vragen en prijzen en aanbod te vergelijken. Soms kan dit ook via een website.
• Let ook op betrouwbaarheid en snelheid van de levering, kwaliteit, garantie, onderhoudscontracten, betalingsvoorwaarden etc. 

Offertes

• Vaste en vrijblijvende offertes
• Onderdelen van een offerte (zie theorie)
• Kortingen: kwantumkorting, staffelkorting
• Prijs inclusief en exclusief btw

Kritisch goederen inkopen

• Koopcyclus en leveranciersvergelijking
• Budget
• Prijs-kwaliteitverhouding
• Decision Making Unit (DMU)

Inkoopregister

Lees dit goed door. 

Vind ik wat minder belangrijk. 

Maak nu de opdrachten 

5  -  6  -  7  -  10

11  -  12 - 14 - 19

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken

Boom Digitaal

MA2 - 8 juni 2021

Bestellen

• Verschil tussen inkopen en bestellen
• Inkopen: nieuwe afspraken met leverancier. 
• Afsluiten overeenkomst om nu of later een hoeveelheid goederen te krijgen tegen een zo gunstig mogelijke prijs en gunstige voorwaarden.
• Bestellen: routinehandeling op basis van eerder gemaakte afspraken.
• Manieren om te bestellen: telefonisch, schriftelijk, elektronisch, persoonlijk bij vertegenwoordiger, mondeling bij verkoopbalie

Bestelling, order en ordertraject

• Bestelling en order is hetzelfde
• Ordertraject: stappen die doorlopen worden vanaf het opnemen van een bestelling tot en met de levering en betaling van de producten
• Bestelling - bevestiging - levering - (track-en-tracecode) - bezorging - controleren levering - betaling
• Aankopen eventueel afstemmen met andere afdelingen

Bestelbon en orderbevestiging

• Bestelbon: overzicht van wat je besteld hebt. Tegenwoordig vaak digitaal (op scherm)
• Orderbevestiging: bevestiging van de bestelde artikelen.
• Op de orderbevestiging staat het bestelnummer (ordernummer of inkoopordernummer). Dit nummer staat ook op de pakbon en de factuur. Met dit nummer kan de leverancier de bestelling terugvinden in het systeem
• Elementen van een orderbevestiging (zie theorie)

Controleren levering en retourzending

• Controleren: kwalitatieve controle en kwantitatieve controle
• Checken bestelling, orderbevestiging, vrachtbrief en pakbon
• Belang van controleren van de levering
• Bij akkoord betaling factuur
• Retourneren van artikelen (contact met leverancier of retourprocedure volgen)

Checklist ordertraject

VK-17 is een samenvatting van het voorgaande. Hierin zijn de verschillende achtereenvolgende onderdelen van het ordertraject beschreven. 

Algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden

• Algemene voorwaarden maken duidelijk welke rechten en plichten klant en leverancier hebben.
• Voorbeelden: regeling rondom retouren, klachtenregeling
• Leverings- en betalingsvoorwaarden zijn onderdeel van algemene voorwaarden
• Wettelijke verplichting webshops

Algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden

• Leveringsvoorwaarden beschrijft alles wat met verkoop en levering te maken heeft (levertijd, garantie, annulering bestelling, bezorg-/ verzendkosten)
• Betalingsvoorwaarden gaan over de wijze waarop betaling van facturen plaats moet vinden.

Facturen

• Eisen aan facturen (Belastingdienst)
• Factuurnummer 
• Controleren van facturen en eventueel contact met leverancier
• Btw
• Controleren, goedkeuren en verwerken van facturen
• Acties bij onjuiste gegevens op factuur
• Betalingstermijn - indien niets is vastgelegd vaak 30 dagen, vaak is dit opgenomen in de voorwaarden of in offerte of factuur

Samenwerking met Financiën

• Controle afdelingskas
• Bijgestelde factuur
• Urenadministratie project
• Budget (kerstpakketten)
• Debiteuren (klanten die op rekening gekocht hebben, het bedrijf krijgt nog geld, een vordering)
• Crediteuren (leveranciers die op rekening geleverd hebben, het bedrijf moet nog geld betalen, een schuld)

Maak nu de opdrachten

20 - 21 - 22 - 23 - 24 - 26 - 27