Les extra - Briefing event

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Hoe schrijf ik een briefing?

Aan het einde van de les:

• Kun je benoemen wat een briefing is
• Kun je benoemen waarom briefings belangrijk zijn
• Kun je benoemen welke items in een briefing moeten staan
• Kun je de basis van een briefing opstellen

Waar denk jij aan bij een briefing?

Wat is een briefing?

Jullie gaan een event organiseren. Het kan zijn dat je de expertise zelf niet in huis hebt, dan schakel je een bureau in. Om toch te zorgen dat alles gaat hoe jij het wil, is het handig als je alle eisen en wensen op papier zet in de vorm van een briefing. Een goede briefing maken is niet makkelijk, maar kan teleurstellingen besparen.
Als opdrachtgever geef je het bureau de belangrijkste informatie, waarna zij jou gaan verrassen met een perfecte productie of met een creatieve oplossing.

Denk aan je event, waarvoor zou jij een briefing kunnen maken?

Welke onderdelen moeten er volgens jou in een goede briefing?

Wat moet er allemaal in een briefing?

In een briefing staat uitgeschreven wat de wensen zijn van de klant en wat er voor nodig is om dat te bereiken. Door dit uit te schrijven maak je wensen en ideeën concreet, leg je deze vast en voorkom miscommunicatie of aannames.

10 onderdelen die niet mogen ontbreken in een (online) briefing

Een goede briefing past op één A4. Het moet namelijk gaan om de essentie van de opdracht. 

1. Achtergrond

Korte, algemene omschrijving van de opdracht. Wat is de reden dat je communiceert? En waarom kies je ervoor om (deze specifieke) middelen in te zetten?

2. Doelstelling

Bij veel briefings missen de daadwerkelijke kwantitatieve doelstellingen. 

(Terwijl dit juist bij online middelen achteraf zo goed meetbaar is. Heb je moeite om KPI’s vast te stellen? Wees open: stel KPI’s samen met het bureau op)

KPI is de afkorting voor kritieke prestatie-indicator. De Engelse term is key performance indicator – de afkorting dekt dus de lading in de beide talen. Met kritieke prestatie-indicatoren kun je de prestaties van je organisatie, je teams en de afzonderlijke medewerkers meten. Ze maken de voortgang meetbaar en concreet.

3. Doelgroep

Probeer zo duidelijk mogelijk het profiel van je genodigden te briefen aan je eventbureau. Wie is je doelgroep: is het event intern of extern gericht? Zijn de genodigden klanten of medewerkers? Heb je een lijst van mensen die je zó kan aanschrijven en uitnodigen, of dient je event agency ook te zorgen voor de recrutering van je gasten? 

4. Inzicht

Hier geef je een korte beschrijving van de strategie. Heb je zelf al een periode of locatie in gedachten, of spar je hier eerst graag even over met je eventbureau? Je agency kent vast ontzettend veel leuke feestzalen, eventlocaties en geschikte feesttenten in diverse regio’s. Indien jij -of je leidinggevende- zelf al een uitgesproken mening heeft over bepaalde aspecten van je event, bijvoorbeeld over het type catering dat jullie er wensen, de bepaalde aankleding of animatie, ... geef dit dan zeker ook mee aan je eventbureau.

5. Kernboodschap (belofte)

Benoem in je briefing welke belofte je in je communicatie en tijdens het event waar wil maken. 

Besteed hier aandacht aan, want dit is niet gemakkelijk!

6. Bewijs (reason to believe)

Waarom moet de doelgroep jouw kernboodschap (belofte) aannemen? Wat is je bewijs hiervoor en hoe denk je dit (online) te laten zien?

7. Mogelijke richting

Als klant heb je vaak al een idee van een strategische richting of een creatief idee. Dit betekent overigens niet dat je als opdrachtgever per se de oplossing moet voorkauwen, maar waarom zou je een goed idee niet alvast delen?

8. Tone of voice / huisstijl

Om ervoor te zorgen dat het event perfect aansluit bij je bedrijf, doe je er goed aan om je huisstijl ook voor te leggen op de meeting. De huisstijl moet aansluiten op je doelgroep.

 
Heb je zelf nog geen goede ideeën? Neem dan voorbeelden van bijvoorbeeld concurrerende sites of online campagnes aangeven die je aansprekend of jaloersmakend vindt.

9. Opdracht

Hierin geef je in het kort aan wat je precies van het bureau verwacht.

10. Budget en timings

Afhankelijk van wie het event financieel zal dragen, kan je een door het management afgetekend budget communiceren aan je eventbureau. Wees eerlijk en realistisch over de grootorde van je budget, zodat je eventbureau heel snel en praktisch voor je aan de slag kan. Zij zullen je wijzen op mogelijke besparingen of net op extra accenten die binnen jouw budget tot de mogelijkheden behoren.