Communicatie - Briefing - event

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Hoe schrijf ik een briefing?

Aan het einde van de les:

• Kun je benoemen wat een briefing is
• Kun je benoemen waarom briefings belangrijk zijn
• Kun je benoemen welke items in een briefing moeten staan
• Kun je de basis van een briefing opstellen t.b.v. het event

Waar denk jij aan bij een briefing?

Wat is een briefing?

Jullie gaan een event organiseren. Het kan zijn dat je de expertise zelf niet in huis hebt.  Of dat je een locatie, de catering en/of het geluid moet regelen.
Dan schakel je hulptroepen in. Om te zorgen dat alles gaat naar hoe jij het wil, is het handig als je alle eisen en wensen op papier zet in de vorm van een briefing. Een goede briefing maken is niet makkelijk, maar kan een hoop teleurstellingen besparen.

Als opdrachtgever geef jij dus alle informatie die de opdrachtnemer nodig heeft om de opdracht goed uit te voeren!

Welke onderdelen moeten er volgens jou in een goede briefing?

Wat moet er allemaal in een briefing komen te staan?

In een briefing staat uitgeschreven wat de wensen zijn van de klant en wat er voor nodig is om dat te bereiken. Door dit uit te schrijven maak je wensen en ideeën concreet, leg je deze vast én voorkomt miscommunicatie of aannames.

Onderdelen die niet mogen ontbreken in een briefing:

Een goede briefing past op één A4. Het moet namelijk gaan om de essentie van de opdracht. 

1. Achtergrond

Maak een algemene omschrijving van het event. Om welk evenement gaat het?

2. Doelstelling

• Waarom wil/ga je dit evenement organiseren?
• Wat wil je met de organisatie van dit evenement bereiken?

Bij veel briefings missen de daadwerkelijke kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen. 

3. Doelgroep

Probeer zo duidelijk mogelijk het profiel van je genodigden te beschrijven:

• Wie is je doelgroep: is het event intern of extern gericht? 
• Zijn de genodigden klanten of medewerkers? 
• Heb je een lijst van mensen die je zó kan aanschrijven en uitnodigen, of dient de opdrachtnemer ook te zorgen voor de recrutering van je gasten? 

4. Inzicht

Hier geef je een korte beschrijving van de strategie die je voor ogen hebt:

• Wat voor soort evenement is dit? Een bedrijfsfeest, workshop, concert, beurs, tentoonstelling, dancefeest, etc.
• Formeel of informeel
• Informatief, ontspanning, klantenbinding 
• Heb je zelf al een periode en locatie in gedachten

5. Bijzonderheden

• Welke bijzonderheden zijn er op voorhand te melden? 
• Welke aanvullende zaken zijn van belang voor het evenement?
  
• Welke mogelijke aanvullende vragen zijn er aan de opdrachtgever? 

6. Communicatie

• Welke communicatiemiddelen wil je gaan inzetten?
• Benoem in je briefing welke belofte je in je communicatie wil geven en dus tijdens het event wil gaan waarmaken. 

Besteed hier aandacht aan, want dit is niet gemakkelijk!

7. Tone of voice / huisstijl 

• Om ervoor te zorgen dat het event perfect aansluit bij je bedrijf, doe je er goed aan om de gewenste huisstijl te bespreken. De huisstijl moet aansluiten op je doelgroep.
  
  
• Heb je zelf nog geen goede ideeen? Neem dan voorbeelden van bijvoorbeeld concurrerende sites of online campagnes aangeven die je aansprekend of jaloersmakend vindt.

8. Budget en timings

• Wat is je budget?
• Wees eerlijk!
• Snel en praktisch aan de slag
• Besparingen en/of mogelijkheden binnen het budget
• Tijdspad

9. Opdracht

• Hierin geef je in het kort aan wat je precies van het bureau/locatie/artiest verwacht.

Schrijf een briefing voor het event

1. Achtergrond: Maak een algemene omschrijving van het evenement
   
2. Doelstelling: Beschrijf waarom je dit evemenet organiseert en wat je ermee wil bereiken
3. Doelgroep: Beschrijf je doegroep
4. Inzicht: Wat voor soort evenement is het? Heb je al een locatie en periode in gedachten?
5. Bijzonderheden: Beschrijf eventuele bijzonderenheden en vragen
6. Communicatie: Benoem welke belofte je in je communicatie wil geven en dus tijdens het event waar wil maken. 
7. Tone of voice / huisstijl communicatie: Hoe wil jij de doelgroep gaan aanspreken?
8.  Budget en Timings: Welk budget is beschikbaar en wat is het tijdpad?
9. Opdracht: Hierin geef je in het kort aan wat je precies van het bureau/locatie/artiest verwacht

Leerdoelen:

• Je kunt benoemen wat een briefing is
• Je kunt benoemen waarom briefings belangrijk zijn
• Je kunt benoemen welke items in een briefing moeten staan
• Je kunt nu aan de slag en de basis van een briefing opstellen

Schrijf een briefing voor het event

1. Achtergrond: Schrijf een algemene omschrijving van het evenement
   
2. Doelstelling: Beschrijf waarom je dit evemenet organiseert en wat je ermee wil bereiken
3. Doelgroep: Beschrijf je doegroep
4. Inzicht: Wat voor soort evenement is het? Heb je al een locatie en periode in gedachten?
5. Bijzonderheden: Beschrijf eventuele bijzonderenheden en vragen
6. Communicatie: Benoem welke belofte je in je communicatie wil geven en dus tijdens het event waar wil maken. 
7. Tone of voice / huisstijl communicatie: Hoe wil jij de doelgroep gaan aanspreken?
8.  Budget en Timings: Welk budget is beschikbaar en wat is het tijdpad?
9. Opdracht: Hierin geef je in het kort aan wat je precies van het bureau/locatie/artiest verwacht