Opstellen van rapportages

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 2

Opstellen van rapportages

K1-W4: Voert administratieve taken uit

Opstellen rapportages

• onderdeel van administratieve taken van een management assistant
• aanleveren van gegevens/ informatie vanuit verschillende bronnen
• cijfers / spreadsheets
• managementrapportages of -informatie
• jaarplannen of -verslagen
• tijdigheid en accuratesse

Leerdoelen

• Je kent de functie, nut en doelgroep van een jaarplan en sociaal jaarverslag.
  
• Je controleert gegevens kritisch op volledigheid, actualiteit en relevantie.
  
• Je stelt grafieken en tabellen op en voegt deze op juiste wijze in bestand/document in.

Jaarplan en (sociaal) jaarverslag

• Jaarplannen zijn gericht op de toekomst, het bepalen van doelstellingen en het beschrijven hoe deze gerealisserd kunnen worden
• Jaarverslagen kijken terug op het afgelopen jaar. Zijn de doelstellingen behaald, welke successen zijn gerealiseerd en hoe ziet de jaarrekening eruit?
• Het sociaal jaarverslag richt zich meer op het personeelsbeleid. Bij het sociaal jaarverslag draait het om belangrijke gebeurtenissen van het afgelopen jaar (terugblik), bijvoorbeeld hoogte- en dieptepunten.

Belangrijke onderdelen jaarplan

• missie en visie (staat ook in jaarverslag)
• inhoud jaarplan, welke onderwerpen? 
• doelgroep jaarplan
• A3-methodiek, zorg dat je het snapt en herkent
• verschillende vormen van een jaarplan (A3 is er één van)

Belangrijke onderdelen jaarverslag

• jaarrekening is financieel jaarverslag
• onderwerpen (algemeen) jaarverslag
• doelgroep jaarverslag (breder dan bij jaarplan)
• wat is een sociaal jaarverslag?
• onderwerpen sociaal jaarverslag
• doelgroep sociaal jaarverslag
• verschillende vormen en voor- en nadelen

voorbeelden (digitaal) jaarverslag

 https://jaarverslag2020.dela.nl/in-het-kort

https://jaarverslag2020.onshuisapeldoorn.nl/

Wat hoort er in een sociaal jaarverslag? 

• arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim
  
• personeelsbeoordeling, belonings- of functiewaarderingssysteem
  
• regelingen over werktijden of vakanties
  
• pensioenverzekering, winstdeling of spaarregeling
  
• aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid
  
• personeelsopleiding
  
• bedrijfsmaatschappelijk werk en behandeling van klachten
  
• werkoverleg
  
• registratie en omgang met persoonsgegevens van de medewerkers
  
• voorzieningen om aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers te controleren

Vervolg sociaal jaarverslag

• niet verplicht, wel verplichting om OR te informeren
• betrokken (externe) partijen
• sociaal jaarverslag vaak visitekaartje van de organisatie
• uitgebreid stappenplan in theorie

Mogelijke taken management assistant

• coördinerende rol
• do's en don'ts in theorie
• informatie genereren uit bijvoorbeeld personeelsinformatiesysteem
• maken en bewaken van de planning
• doelgroep / adressenbestand 
• verzending en/of verspreiding

Rapportages en overzichten

• verschillende rapportages op verschillende momenten
• soorten overzichten afkomstig uit verschillende systemen of bronnen
• vaak met behulp van Excel - grafieken
• nut en redenen van grafieken
• welke soort grafiek voor welke informatie
• oefenen met verschillende grafieken, ook handig voor examen Werken met softwarepakketten!