Les 4 - Zakelijke verhuizing - B&B

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1,2

Modules Facilitaire Dienstverlening

Project Building & Back Office

Les 4 - Zakelijke verhuizing - B&B

Als geen ander weet de facility manager wat iedere medewerker nodig heeft om zijn of haar werk goed te kunnen doen.

Een van de taken van een facility manager is de zakelijke verhuizing regelen. Maar dat wordt vaak te letterlijk genomen. Het woord “regelen” betekent namelijk niet dat je het uiteindelijk helemaal zelf moet doen.

Als facility manager beschik jij over de kennis die veel problemen bij een zakelijke verhuizing kan voorkomen. 

In deze opdracht gaan we deze beginselen leren en de kennis ervoor opdoen om er mee te oefenen om op het examen een zakelijke verhuizing volledig uit te kunnen voeren. 

Wat staat er dan allemaal in de opdracht?

Jullie gaan in een groep met medestudenten een zakelijke ‘verhuizing’ van A tot Z regelen. Op basis van een briefing van de opdrachtgever over wie en wat er verhuisd moet worden van waar naar waar en eventuele bijzonderheden, gaan jullie allereerst een plan van aanpak maken. 

Wat moet er allemaal wanneer geregeld en gedaan worden om de verhuizing daadwerkelijk uit te kunnen voeren? Hoe verdelen jullie de taken? Welke (transport)middelen en mensen hebben jullie nodig om de verhuizing voor te bereiden en uit te voeren? Welke afspraken moeten met wie gemaakt worden om de verhuizing succesvol te laten verlopen? 

In het plan van aanpak nemen jullie ook op met wie er wanneer gecommuniceerd en afgestemd moet worden over de verhuizing, en op welke wijze. Bij het bepalen van de activiteiten en werkzaamheden houden jullie ook rekening met aspecten van duurzaamheid en circulariteit. 

Uiteraard voeren jullie de taken en werkzaamheden die jullie in het plan van aanpak hebben opgenomen ook uit. Jullie houden een logboek bij van de verrichte voorbereidingswerkzaamheden, maken concrete afspraken met uitvoerende partijen, bevestigen deze schriftelijk en leggen ze vast. Jullie maken een inrichtingsplan voor de nieuwe ruimte, rekening houdend met de specificaties van de opdrachtgever en (werk- en arbo)veiligheidsaspecten. Jullie denken na over de transportmiddelen en beschrijven deze.

Voor de dag van de verhuizing maken jullie een concreet en gedetailleerd verhuisplan/draaiboek, waarin duidelijk wordt wie wat wanneer moet doen. Daarbij houden jullie rekening met wet- en regelgeving ten aanzien van arbeidsomstandigheden.

Op de verhuisdag zelf sturen jullie collega’s en uitvoerende partijen aan in hun werkzaamheden en helpen jullie mee.

Achteraf schrijven jullie een reflectie over de verhuizing. Wat ging er goed? Wat had beter gekund? En hoe pak je dit de volgende keer aan?

talnet.sharepoint.com

Dus, wat is de volledige opdracht?

Wat moeten jullie allemaal doen / maken/ opleveren voor de zakelijke verhuizing?

En hoe doe je dat?

De opdracht

4A - Plan van aanpak en communicatieplan

4B - Voorbereiding verhuizing, transportmiddelen & inrichtingsplan

4C - Draaiboek verhuizing & wet- en regelgeving

4D - Uitvoering verhuizing

4E + 4F - Reflectie & verantwoording

De opdracht

En hoe zien de opdrachten er dan uit? Wat moet er allemaal precies in? En waar bereid je je op voor? 

4E: Reflectie

Als de voorgaande opdrachten af zijn en jullie deze als groep hebben gemaakt volgt er ook nog een reflectie.

Deze schrijf je individueel en gaat over je rol in deze opdracht. Beschrijf wat je hebt gedaan, wat je hebt geleerd, hoe je het hebt aangepakt en hoe je het volgende keer anders zou doen.

Maak deze reflectie na de verhuizing zodat je ook kunt verwerken wat je volgende keer anders zou doen / aanpakken

Welke volgorde? Hoe begin je?

• Inventarisatie / onderzoek werkvloer (contact met de LO)
• Mogelijkheden bekijken en beschrijven
• Na goedkeuring van de LO plan van aanpak schrijven
• Communicatieplan maken (constant veranderend)
• Transportmiddelen onderzoeken en bepalen welke je gaat gebruiken
• Rekening houden met ARBO / veiligheid en omstandigheden 
• Logboek bijhouden
• Inrichtingsplan maken voor nieuwe ruimte (maak ook foto's voor en na!)
• Verhuisplan / draaiboek maken
• Verhuizing doen + aansturen / reflectie achteraf

Eerste stap is een goede taakverdeling maken!

Een van de belangrijkste onderdelen in een groepsopdracht

Waarom?

Een goede planning geeft duidelijkheid, overzicht en structuur. Het is een hulpmiddel dat je gebruikt bij het aansturen van jezelf of je groep.

In het begin is het maken van een planning moeilijk. Het lijkt veel tijd te kosten en weinig op te

leveren. Sommige studenten denken zelfs dat een planning beperkend werkt. Daarom is het

belangrijk om te weten dat een planning een hulpmiddel is, dat je kunt aanpassen als dat nodig

is. Omdat een planning overzicht geeft, zie je meteen wat de consequenties zijn als je ervan

afwijkt. Je ziet waar je ruimte hebt en hoe je met taken kunt schuiven. 

Er zijn verschillende manieren om een planning te maken maar een excel bestand vullen is een hele handige manier om allemaal een duidelijk overzicht te hebben.,

Hoe beginnen met deze lijst?

• Schrijf alle to do's uit
• Bepaal prioriteit
• Bepaal tijd dat een to do kost
• Verdeel de taken evenredig
• Bepaal deadlines
• Wijs iemand aan die alles bij elkaar brengt
• En let op bij het verdelen, alles verzamelen kost ook tijd!

talnet.sharepoint.com

Arbo- en wetgeving

Als werkgever krijg je onherroepelijk te maken met de arbeidsomstandighedenwet, kortweg de arbowet. Je bent verantwoordelijk voor het creëren van een veilige werkplek voor je medewerkers.

Alle werknemers moeten veilig en gezond kunnen werken. Om daarvoor te zorgen is  er dus de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Werkgevers en werknemers zijn samen verantwoordelijk voor het gezond en veilig werken en voor de invulling van deze wet in de eigen organisatie of branche.

Bij een verhuizing moet je over veel dingen nadenken.

Arbo- en wetgeving

Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) vormt de basis van het arbobeleid van elk bedrijf. De RI&E helpt om risico’s in kaart te brengen en die risico’s aan te pakken met de juiste maatregelen. Voor een veilige en gezonde werkplek. Het is voor elk bedrijf verplicht om een RI&E te hebben.

Zoek het dus allemaal op en gebruik de sites van de overheid hiervoor zoals:

https://www.loket.nl/kb/arbowet/

https://www.arboportaal.nl/

https://ondernemersplein.kvk.nl/arbeidsomstandigheden-voor-uw-personeel/

PLAN VAN AANPAK

• Taakverdeling maken en invullen
• Taakverdeling sturen naar de docent
• Plan van aanpak maken nav. de taakverdeling
• Mail sturen met aanvraag naar de LO (Edwin / Cindy) over de opdracht
• Zorg voor een goede opdracht, wees zakelijk en vraag wat er mogelijk is
• Hoofdstuk over regelgeving onderzoeken en maken
• Hoofdstuk over transportmiddelen onderzoeken en maken

PLAN VAN AANPAK

• Onderzoek doen - contact onderhouden met werkvloer -> vastleggen
  
• Alle mails en besprekingen bewaren
  
• Ruimte + plan kiezen iom werkvloer. Daarna bekijken en inventariseren
  
• Wat heeft allemaal aandacht nodig? - bepalen en beschrijven
  
• Onderzoeken wat de kosten zijn
  
• Plan van aanpak afmaken
  
• Foto's maken en logboek bijhouden
  
• Dit alles in 1 document (en in je portfolio)

Deadlines

• Deadline verhuizing woensdag 3/4
  
• Deadline portfolio vrijdag 5/4
  
• Woensdag 20/3 inventarisatie in les
  
• Woensdag 27/3 alles bijna af in les

Krappe planning, veel verantwoordelijkheid bij jullie. Zorg dus voor goede planning en duidelijke afspraken!

En nu lekker aan de gang!

Wat nu?

ALS GROEP AAN DE GANG - BEGINNEN OPDRACHT 4

VOOR VRAGEN KUN JE TERECHT OP DE WERKVLOER

JE DOCENT IS OOK BESCHIKBAAR