Vergaderen en notuleren

Vergaderen

1 / 52

Slide 1: Slide

NederlandsMBOStudiejaar 1

This lesson contains 52 slides, with interactive quizzes, text slides and 1 video.

Items in this lesson

Vergaderen

Slide 1 - Slide

Hoe voel je je vandaag ?

Slide 2 - Quiz

Wat weet je over vergaderen?

Slide 3 - Mind map

Wat is het verschil tussen vergaderen en overleg?

Slide 4 - Slide

Overleg

Een overleg kan met twee mensen zijn, maar ook met meerdere mensen
Je kan een formeel of informeel overleg hebben

Slide 5 - Slide

Rollen vergadering

Voorzitter
Notulist / secretaris
Penningmeester
Agenda lid

Slide 6 - Slide

Agenda

Welkom
Mededelingen
Notulen van vorige vergadering
agendapunten
W.v.t.t.k
Rondvraag

Slide 7 - Slide

Stap 1: Noteer relevante informatie

Geef aan waar de vergadering wordt gehouden, wie er aanwezig moeten zijn en hoe laat de vergadering begint.
Locatie, datum, tijd en aanwezigen moeten als eerste vermeld worden bij een agenda.

Slide 8 - Slide

Stap 2: Zorg voor vaste en inhoudelijke agendapunten

Vaste agendapunten zijn punten die op iedere agenda staan.
De inhoudelijke punten zijn onderwerpen waarover op die vergadering specifiek vergaderd woord.

Slide 9 - Slide

Stap 2: vervolg

Een agenda heeft de volgende punten

• Opening

• Verslag vorige vergadering

• Mededelingen en ingekomen/uitgegane stukken

• Inhoudelijke agendapunten

• A (…)

• B ( …)

• C (…)

• Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k)

• Rondvraa

• Afsluiting

Slide 10 - Slide

Stap 3: Werk met tijd

Geef achter elk agendapunt aan hoe lang je erover mag praten in de vergadering.
Dit voorkomt dat de vergadering erg uitloopt.

Slide 11 - Slide

Notulen

Na de vergadering worden notulen gemaakt van alles wat besproken wordt
Op teams vind je meer informatie over de notulen

Slide 12 - Slide

Notulen

Notulen is een officieel verslag van een vergadering

Notulist maakt aantekeningen/steekwoorden die hij later uitwerkt tot een complete tekst en aan de deelnemers en voorzitter stuurt

Notulist maakt eerst een grove opzet met een logische indeling van de agenda.

Slide 13 - Slide

Formuleren en stijl

Bij het formuleren zet je de spreektaal om in schrijftaal.

Schrijftaal is zakelijker dan spreektaal

Let op consequent gebruik van de tegenwoordige tijd (de voorzitter merkt op..)
Geef de structuur van de agendapunt duidelijk weer in de lay-out (denk aan titel, kopjes, actiepunten en afspraken)

Slide 14 - Slide

1 Je aantekeningen uitwerken

Werk de aantekeningen zo snel mogelijk uit
Zorg voor een rustige werkruimte
Zorg voor voldoende tijd
Weet welke verslagvorm gewenst is
Weet welk vergaderdoel het agendapunt heeft
Structureer je aantekeningen
Let op taalgebruik en woordkeuze

Slide 15 - Slide

Taalgebruik en woordkeuze

Onvoltooid tegenwoordige tijd
Schrijftaal
Bedrijvende vorm
Synoniemen
Vermijd emotioneel taalgebruik en wees objectief
Vorm volledige zinnen
Maak je zinnen niet te lang

Slide 16 - Slide

2 Het model voor de notulen

Maak gebruik van een vaste lay-out; hierdoor zijn jouw verslagen herkenbaar

Slide 17 - Slide

De kop van de notulen

naam van het vergadering
plaats en datum
begin- en eindtijd
namen van de aanwezigen
namen van de afwezigen
notulist
kenmerk

Slide 18 - Slide

Namen van de aanwezigen:

Je begint met het vermelden van de belangrijkste aanwezigen:
- voorzitter

- secretaris

- penningmeester

Daarna de overige leden in alfabetische volgorde (achternaam)

Gastsprekers vermeld je apart!

Slide 19 - Slide

Afwezigen

Geef bij de afwezigen aan:

m.b.of z.b. = met bericht of zonder bericht

m.k. of z.k. = met kennisgeving of zonder kennisgeving

Slide 20 - Slide

De tekst van de notulen

Geef duidelijk de agendapunten aan met nummer en naam.

Onderdelen van een agendapunt (vergaderpunt) kun je een subnummering geven.

Besluiten en acties laat je opvallen.

Slide 21 - Slide

3 Archivering en verzending

Notulen moeten zo snel mogelijk na afloop van de vergadering worden uitgewerkt en verzonden.

- Deelnemers kunnen dan de actiepunten waarbij hun naam staat, uitvoeren;

- Afwezigen worden zo snel mogelijk geinformeerd.

Slide 22 - Slide

Verspreiden verslag

in postvak (eventueel in envelop)
e-mail
post
in de cloud

Slide 23 - Slide

Wat is het belang van notuleren?
(kies twee antwoorden)

Het bedrijf voldoet aan de plicht om te notuleren

Iedere gemaakte afspraak staat zwart op wit

Het draagt bij aan grote betrokkenheid van collega's onderling

Slide 24 - Quiz

Wat is er te zeggen over de rol van de notulist?

Hij stelt zich onafhankelijk op en neemt zelf niet deel aan de vergadering zich onafhankelijk op tijdens de vergadering

Het is eigenlijk dezelfde persoon als de voorzitter

Hij mist in zijn verslag geen woord van wat er is gezegd

Slide 25 - Quiz

Welke vaste onderdelen bevatten een notulen? Noem er minimaal 5. Werk in duo's, gebruik boek blz. 106 of zoek op internet.

Slide 26 - Open question

Succes met vergaderen!

Slide 27 - Slide

https:

Slide 28 - Link

Wat vond je goed aan deze les?

Slide 29 - Open question

Wat vond je minder goed aan deze les?

Slide 30 - Open question

Wat is het belangrijkste of verrassendste wat je deze les hebt geleerd?

Slide 31 - Open question

Wat heb je deze les geleerd?

Slide 32 - Open question

Vergaderen

Slide 33 - Mind map

Wat is vergaderen en wat is overleg?

Slide 34 - Slide