Hoofdstuk 6

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Uit welke onderdelen bestaat
een evenement?

• Locatie
• Catering
• Entertainment
• Techniek

Stappenplan

Wanneer je iets gaat organiseren zie je soms door de bomen het bos niet meer. Vandaar dat je altijd hetzelfde stappenplan doorloopt. Deze bestaat uit 10 stappen. 

De stappen doorloop je bij ELK ONDERDEEL.

Stap 1; Formuleren van eisen en wensen

- Wat is ook alweer de doelstelling?

- Wat zijn ook alweer de eisen en wensen van de opdrachtgever op het gebied van het desbetreffende onderdeel?

   Stap 2; Op zoek naar mogelijkheden

Is er vanuit jouw organisatie een lijst met voorkeursleveranciers (preferred supliers)? 

Zoek dan eerst in die lijst naar de beste match met de eisen en wensen van de opdrachtgever.

Anders zoek je verder op internet of een catalogus.

Voorbeelden van voorkeursleveranciers

• vaste cateraars
• vast boekingsbureau
• vaste groothandel - drank, aankleding, etc.

Stap 3; Gesprekken voeren

Je hebt in theorie nu alles wat je nodig hebt. Nu ga je contact zoeken.  Maak voor je gesprek een telefoonscript.

Dit is een gespreksleidraad met de vragen die je wilt stellen en van de gegevens die je moet weten. Zorg ook dat je de info van het event bij de hand hebt.

1. check gevonden informatie op correctheid, 2. Vertel wat je nodig hebt,        3. Maak evt. een afspraak voor persoonlijke ontmoeting (bijv. locatiebezoek), 4. Vraag offerte op en doe (nog) geen toezeggingen.

Stap 4; De briefing

Briefing = Engels voor 'korte uitleg'

In de briefing geef je de info die iemand nodig heeft om te doen wat van hem of haar wordt verwacht

Dit kun je geven aan uitvoerend personeel, maar ook aan je werknemers die zullen werken aan een onderdeel.

Wat voor informatie geef je in een briefing?

Voor je medewerkers:

- Wie is de opdrachtgever? 

- Evenement - wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe/welke

- Inhoud

Uitvoerend persooneel:

- Wat voor evenement?

- Wat zijn de taken?

- Contactpersoon

- Belangrijke tijden - geef een tijdsplanning mee.

Stap 5; Offertes aanvragen en opties aannemen

Vraag bij verschillende partijen offertes aan.

Een offerte is een nauwkeurige omschrijving en prijsopgave van te leveren producten, diensten of werkzaamheden.

Een optie is een recht om binnen een afgesproken periode een bepaald artikel of dienst te kopen of verkopen, soms voor een al vastgestelde prijs.
Voorbeeld Artiest

Je kunt een veelgevraagd artiest in optie zetten. 

Tussen het moment van prijsopgaaf en definitieve beslissing kan een artiest een ander aanbod krijgen.
Zet jij de artiest is optie, zou de artiest de andere aanvragen op een laag pitje moeten zetten. Zet je de artiest niet in optie, is de kans groot dat de artiest de andere aanvraag aanpakt.

Stap 6; Offertes vergelijken en een keuze maken

- Wat zijn de belangrijkste criteria? Waar moet de leverancier exact aan voldoen en waar is onderhandelingsruimte?

- Per offerte kijk je wat de sterke punten en wat de zwakkere punten zijn; bijvoorbeeld door middel van kolommethode of door middel van een puntenmatrix.
- Kom tot een eerste en een tweede keuze. Deze bespreek je in de kerngroep, leidinggevende en/of met de opdrachtgever.

Kolommethode: zie blz 142 van het boek.

Puntenmatrix: zie blz 143 van het boek.

Bekijk ook de mogelijkheden tot onderhandelen op basis van een offerte..

Ook in deze stap kun je een optie nemen.

Welke vergelijkingsmethode heeft jouw voorkeur en waarom?

Stap 7; De opdracht gunnen

Neem contact op met de leverancier en laat hem weten dat je graag met hem verder wilt voor deze opdracht.

De overige leveranciers wijs je pas af als stap 8 is afgerond.

Let hierbij goed op de geldigheid van de offerte.

Stap 8; Het afrondende gesprek

Tijdens stap 8 maak je concrete en definitieve afspraken. 
Zorg dat er geen misverstanden ontstaan over begrippen. 
(Bijvoorbeeld: gezellige aankleding - kan voor iedereen wat anders betekenen)

Bevestig de gemaakte afspraken die later in het contract verder uitgewerkt worden. Beschrijf dit concreet en duidelijk! -> soms komen deze aantekeningen later van pas

Stap 9; Contract afsluiten

Maak afspraken wie het contract opstelt.

Tegenwoordig is steeds vaker een akkoord ondertekening van de offerte een opdrachtbevestiging.

Controleer contracten altijd op juiste afspraken en informatie. Dit is namelijk een juridisch document.

Stap 10; Draaiboek bijwerken

Bijvoorbeeld een leverancier van het podium:

- Contactgegevens toevoegen

- In de tijdplanning meenemen wanneer de podiumonderdelen worden geleverd en opgehaald.

Stappenplan

1. Formuleren van eisen en wensen

2. Op zoek naar mogelijkheden

3. Gesprekken voeren

4. De briefing

5. Offertes aanvragen

6. Offertes vergelijken en een keuze maken

7. De opdracht gunnen

8. Het afrondende gesprek

9. Contract afsluiten

10. Draaiboek bijwerken

Locatie

De plaats (gemeente en adres) of het gebied en de accommodatie waar het evenement plaatsvindt.

Bij een wielerronde, marathon en dergelijke evenementen behoort de hele route tot het evenemententerrein.
Hier heb je een start, finish en parcours. 
Op het parcours komen dranghekken, drinkposten, etc.

Vervoer naar de locatie

• Welk vervoermiddel gebruikt de doelgroep bij voorkeur?
• Maak een routebeschrijving/OV informatie overzicht 
• Verkeersregelaars - niet alleen gemotoriseerd -> ook voetgangers en fietsers
• Parkeerregelaar - doorstroom bij parkeren en het optimale uit de parkeerruimte halen
• Parkeerwachter - toezicht en betaling voor parkeren

Decor

Decor = het vormgeven van de omgeving waar zich de geplande gebeurtenissen gaan afspelen.

 Vaak zijn er totale thema's te verkrijgen bij verhuurbedrijven (link volgende sheet)

https:

Voeg een voorbeeld van een decor in.

Aankleding

Het verfraaien van de ruimte: tafelstukjes, kamerplanten, tafellinnen, etc.

Denk hierbij ook aan de juiste (sfeer-)verlichting, geluidsinstallatie, muziekinstrumenten en dergelijke.

Voeg een afbeelding over aankleding in:

Inrichting openlucht

De plattegrond van de locatie. Wat komt waar te staan?

Bij een openlucht evenement komen er al vaak tenten en podia.

[Tekening Pop on Top]

Inrichting overdekt event

Tribunes, stands (beurzen), tafelschikking en opstellingen.

Aandachtspunten bij inrichting:

• Logisch qua looproute
• Logisch voor op- en afbouw
• Is het veilig? Nooduitgangen makkelijk bereikbaar?
• Is er een calamiteitenroute aan te leggen?
• Voldoet het aan de gewenste uitstraling en beleving?

Catering

Afhankelijk van evenement.

2 uitganspunten:

1. Hoeveel mensen komen er?

2. Wat is het budget?

Denk niet alleen aan het eten en drinken, maar ook aan de materialen en (evt.) wijze van betaling - contant / munten / bonnen

Entertainment

Alle vormen van vermaak, vertier of amusement waarbij het aanwezige publiek, soms actief, soms passief, betrokken wordt.

• muziek
• toneel
• spel
• sport
• bodypaint

• circusacts 
• lasershow
• zandtovenaar
• etc.

Vorm van entertainment is afhankelijk van het doel (blz 161)

Artiestenbureau / impresariaat

• Verstrekken van informatie over aangesloten artiesten en acts
• Verstrekken van informatie over uitvoering (bijvoorbeeld achtergrondinformatie (CV/Biografie/persfoto's)
• Meedenken voor passende artiest of act
• Sluiten van overeenkomsten tussen artiest en opdrachtgever
• Organiseren en aanbieden van kijk en luistermoment (showcases
• Promotie en verkoop
• Bemiddeling bij audities 

Buma/Stemra

Buma/Stemra incasseert vergoedingen bij muziekgebruikers en verdeelt de inkomsten over de muziekauteurs die lid zijn.

Bijvoorbeeld: muziek onder een aftermovie, muziek onder een voorstelling, maar ook bij het optreden van een artiest zit er vaak een percentage Buma in de prijs voor de auteur van de muziek.

Techniek

Audiovisueel hulpmiddel staat voor:

1. Een hulpmiddel dat iets laat zien
2. Een hulpmiddel dat iets laat horen
3. Beide zijn juist
4. Beide zijn onjuist

Audiovisuele hulpmiddelen

• Computerprojectie (pc of laptop aangesloten op projector)
• Interactieve stemsystemen (stemkastje of sociale media)
•  Diaprojector
• Vergaderen via internet/video conferencing voor bijvoorbeeld gastles
• Livevideogesprekken (Teams, Facetime, skype, etc.)
• Grote schermen (bijvoorbeeld bij concerten)

Belangrijkste hulpmiddelen voor geluid

• Microfoons
• Luidsprekers
• Mengpaneel
• Vertaalinstallatie

Soundcheck: de controle van de geluidsweergave, waarbij je met het mengpaneel het optimale geluid opzoekt (= belangrijk in je draaiboek!!) 

Licht

• Sfeerverlichting
• Spotlight
• Special effects
• Gewoon leeslicht

Hiervoor is het gebruik van een lichttafel / lichtpaneel vaak nodig.
 

Special effects

• Lichteffecten in verschillende kleuren
• Bewegend licht
• Echogeluid
• Rookeffecten
• Schuimmachines
• CO2, confetti, vuurwerk
•  Valdoek

Overige techniek

• Aggregaat (stroom)
• Watertoevoer
• Klimaatbeheersing (kachel/airco)
• Internetvoorzieningen
• Kabels en verlengsnoeren 

Vragen?