Periode 5 - Leereenheid 10 - Front- en backofficewerkzaamheden

• S&O
• MBO
• Studiejaar 2

S&O leerjaar 2

Leereenheid 10

Front- en backofficewerkzaamheden

Een sport- en bewegingsleider heeft een aantal belangrijke taken, zoals het aanbieden van sportactiviteiten en organiseren van evenementen.

Daarnaast voer je verschillende werkzaamheden uit voor een sportorganisatie.

Zo wordt er ook van je verwacht dat je front- en backoffice werkzaamheden uitvoert

Frontoffice

Frontoffice

Vind plaats waar de klant contact maakt met de organisatie

Werkzaamheden frontoffice

• Verwelkomen van klanten
• Informeren en adviseren van klanten
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden die betrekking hebben op de klant (verwerken reserveringen registreren van uitleen materiaal, zie boek)
• Afhandelen van klachten
• Financiële werkzaamheden 

Welk van onderstaande voorbeelden hoort NIET bij frontoffice?

1. Afhandelen van klachten
2. Berekenen van kostprijzen van product
3. Reserveringen verwerken in het systeem
4. Vragen van gasten beantwoorden

Waar hoort "berekenen van kostprijzen van product" wel bij?

Backoffice

Backoffice

Vooral te herkennen aan werkzaamheden waarbij géén direct contact met de klant of gast is.

Dagelijkse coördinatie

Heeft onder andere te maken met het op elkaar afstemmen van allerlei werkzaamheden binnen een organisatie. Afstemmen van de werkzaamheden!

1. Het afstemmen op basis van functie omschrijving

2. Het regelmatig houden van (werk)overleg

3. Het stellen van prioriteiten

4. Het delegeren en het verdelen van taken

Wat is de bedoeling van een functie omschrijving?

Juiste persoon op de juiste plek!

Wie heeft er wel eens een functioneringsgesprek gehad?

Einde les 1

Zijn er nog vragen?

Les 2 Front- en backoffice

Wat hebben we de vorige les besproken?

We gaan nu verder met blz. 340 van je boek (leereenheid 10.2)

Werkzaamheden afstemmen

Als er veel werkzaamheden binnen een organisatie zijn, wat is dan handig als eerste te doen?

"Iedereen is hartstikke druk" wordt vaak gezegd, wat doe je dan als eerste met elkaar?

Prioriteitenschema

Urgent: zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn

Belangrijk: zaken die in het oog lopen of voor voor mensen consequenties hebben

Er komt een moeder van een kind die ik training geef bij me na de training. Ze vind dat haar kind minder gemotiveerd is de laatste tijd. Deels heeft dit ook te maken met pestgedrag binnen de groep. Ze zou hier graag over met me in gesprek willen. Als ik kijk naar het prioriteitenschema, hoe zou ik deze casus dan moeten betitelen?

1. Niet urgent en niet belangrijk
2. Urgent, maar niet belangrijk
3. Niet urgent, maar wel belangrijk
4. Urgent en ook belangrijk

Op zaterdag hebben we wedstrijd gehad, en na de wedstrijd zie ik dat 1 paar sokken van de kids kapot gegaan is. Ik zie ook dat we nog wel 1 paar sokken over hebben. Als ik kijk naar het prioriteitenschema, hoe zou ik deze casus dan moeten betitelen?

1. Niet urgent en niet belangrijk
2. Urgent, maar niet belangrijk
3. Niet urgent, maar wel belangrijk
4. Urgent en ook belangrijk

Vlak voor aanvang van het evenement van vandaag komt een vrijwilliger bij me met het voorstel om bij de ingang nogmaals te vermelden op extra publicatie borden dat er ivm corona 1,5 meter afstand gehouden moet worden. Ik geef aan dat dit ook al in de uitnodiging heeft gestaan, en dat het op het veld ook aangegeven is en tijdens de spellen zullen de spelleiders hier nogmaals op attenderen!

1. Niet urgent en niet belangrijk
2. Urgent, maar niet belangrijk
3. Niet urgent, maar wel belangrijk
4. Urgent en ook belangrijk

Administratie werkzaamheden

Een sport- en bewegingsleider heeft ook administratie taken. Je kunt onderscheid maken tussen twee soorten administratieve handelingen:

1. Organisatiegebonden administratie

2. Persoonsgebonden administratie

Voorbeelden van organisatiegebonden administratie

Organisatie gebonden administratie

1. Deelnemersaantallen bijhouden (steeds vaker digitaal met pas)
2. Materiaallijsten en voorraadadministratie
3. Verslag van werkzaamheden
4. Notuleren van vergaderingen
5. Specifieke formulieren invullen
6. Wedstrijd formaliteiten

Welk van onderstaande hoort NIET bij het "Deelnemersaantallen bijhouden"?

1. Lidmaatschapsnummer noteren
2. Datum laatste betaling contributie
3. Ballen bijbestellen
4. Geboortedatum noteren

Welke van onderstaande hoort NIET bij "materiaallijsten en voorraadadministratie"?

1. Inkomsten nieuwe leden noteren
2. Datum van afschrijving noteren
3. Controle op materiaal dat stuk is en vervangen moet worden
4. inzicht in kosten rackets

Overdrachts- of voortgangsrapportage. Wat hoort hier NIET bij?

1. Joep heeft bij het voetballen en bal in zijn gezicht gekregen
2. Esther was wederom geblesseerd en heeft niet meegedaan
3. Pietertje heeft erg goed gekeept en vond dit ook erg leuk om te doen
4. Erik heeft nieuwe schoenen

Welke functies hebben notulen van een vergadering? (meerdere antwoorden mogelijk)

1. Vastleggen van besluiten
2. Bron van info voor aan- en afwezigen
3. Controlemiddel of afspraken tijdig uitgevoerd worden
4. Vaststellen van de voorzitter

Voor welke onderwerpen zijn er meestal aparte formulieren waar je als sport- en bewegingsleider kennis van moet hebben?

Wedstrijdformulier,
voor wie belangrijk en waarom?

Persoonsgebonden administratie

Administratie die jij persoonlijk, op eigen initiatief bijhoudt.

Denk hierbij aan aantekeningen en actielijstjes.

Welke hoort NIET bij persoonsgebonden administratie?

1. Een reclamefolder waar je niets mee kunt, gooi je in de bak met oud papier
2. Een afspraak voor een volgende vergadering noteer je in je agenda
3. Het artikel over sportvoeding in het tijdschrift "gezonde voeding" kopieer je en stop je in je map Voeding en sport
4. Je wijzigt de betalingsgegevens van een van je leden in het ledenbestand

Balie werkzaamheden

Afhankelijk van waar je later gaat werken, spelen baliewerkzaamheden al dan niet een belangrijke rol. Bij commerciële sportaanbieders zoals fitnesscentra, zwembaden, buitensportbedrijven en recreatiebedrijven vormen de baliewerkzaamheden een belangrijk onderdeel.

Baliewerkzaamheden

• Voeren en registreren van telefoongesprekken
• Uitleen van materiaal en sleutels
• Registratie van aanwezig personeel en het in- en uitchecken van klanten
• Kassa werk
• Registratie van post 

Einde les 2

Zijn er nog vragen?

Les 3 Front- en backoffice

Leereenheid 10.5: Financiële werkzaamheden

Financiën

Als sport- en bewegingsleider krijg je te maken met kosten, begrotingen en budgets. Elke organisatie heeft een bepaald budget voor het uitvoeren van hun taken. 

Geld speelt een belangrijke rol bij het organiseren van een evenement. Heb je voldoende geld om een zaal te huren? Hoe zorg je dat de betaling van de huur op tijd gebeurt?

Zullen de inkomsten uit de kaartverkoop voldoende zijn om alle kosten te dekken?

Financiële werkzaamheden bij het opstellen van een begroting:

1. Het opstellen van een begroting

2. Omgaan met budgets

3. Aanvragen van een offerte

4. Het opstellen van een factuur

Wat is de belangrijkste methode om goed overzicht te hebben over de uitgaven en inkomsten?

0

Casus: Maak een begroting in een excel document aan de hand van de volgende gegevens:

Je organiseert een evenement tijdens de koningsspelen. Alle deelnemers (82) betalen €3,25 entree kosten. Daarnaast heb je de plaatselijke supermarkt bereid gevonden om voor jouw evenement €25 te sponsoren. Ook is jouw club bereid om uit de clubkas €50 te reserveren voor je evenement. Er is een EHBO'er die deze dag ingehuurd wordt. Hij verdient €10,- per uur en is ingezet van 8.00 uur tot 15.00 uur. Verder heb je een kennis bereid gevonden deze dag de muziek te verzorgen. Hiervoor heb je stroom nodig die je van de club kan gebruiken. Voor een vriendenprijsje van €35 heb je voor de muziek de kosten gedekt. Tijdens de pauze wil je alle kinderen graag ranja schenken. Uit een fles ranja kun je 16 bekers ranja halen. 1 fles ranja kost €1,32. Tevens krijgt elke deelnemer in de ochtendpauze naast een beker ranja ook een appel. 1 appel kost €0,32. Tijdens de lunch krijgt ook elke deelnemer weer een beker ranja. Dit neem je natuurlijk mee in je begroting. Bij de lunch krijgen de kinderen ook allemaal 2 broodjes met ham of kaas. Je hebt hiervoor de goedkoopste broodjes uitgezocht, deze zijn per 6 broodjes €1,-!  

De plakjes ham zijn €3,79 voor 24 plakken ham. De kaas kost €2,39 voor 6 plakken kaas.

Voor de winnaar van je evenement heb je een beker gekocht, deze kost €8,-. Bij dit evenement gebruik je 8 vrijwilligers. Zij begeleiden de dag dus vrijwillig, en hoeven hier niets voor te hebben. Als bedankje heb je voor hen allen wel een doosje merci gekocht. Deze kost €2,99 per doosje!

Maak een volledige begroting en kijk of je uit komt.