Les - Werkroosters maken - theorie

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 2

Een werkplanning maken en bewaken

Inhoud

• Onderdeel proeve
• leerdoelen
• Werkrooster maken 
• Kwantitatieve personeelsbehoefte
• Kwalitatieve personeelsbehoefte 
• Personeelsbudget en personeelskosten 
• Het werkrooster en de drie V's 
• Stappenplan voor het maken van een werkrooster

Proeve 3 opdracht 1

Opdracht 1: Een werkplanning maken en bewaken

Wat ga je doen?

Maak een werkplanning voor de inzet van materieel en medewerkers. Het gaat om de inzet bij

reguliere vaktechnische werkzaamheden, zoals het voeren en verzorgen van dieren, het

onderhouden van dierenverblijven of/en het aanvullen van voervoorraden. De planning is voor de

examenlocatie of een deel van de examenlocatie. 

opdracht 1A een planning maken

1. Maak een digitale werkplanning. De planning omvat een periode van één week. Het gaat om

de inzet van minimaal 2 tot maximaal 10 medewerkers.

Houd rekening met:

- de kwaliteiten, bevoegdheden en beschikbaarheid van de medewerkers;

- de beschikbare middelen;

- de bedrijfsomstandigheden.

2. Stem de planning af met de leidinggevende. 

Opdracht 1B De planning bewaken

1. Kies in overleg met de leidinggevende een dagdeel waarop jij de planning bewaakt.

2. Controleer gedurende het dagdeel of de planning behaald wordt.

3. Signaleer je knelpunten in de planning? Bedenk hiervoor haalbare en doeltreffende

oplossingen.

4. Bespreek de knelpunten en oplossingen met de leidinggevende.

5. Pas zo nodig de planning aan. 

Reageer op tijd op veranderingen die van invloed zijn op de planning.

Communiceer helder en doelgericht.

Wat lever je op?

Lever in onder opdrachtnummer 1a (proeve 3): De werkplanning.

Een reële planning, afgestemd op ieders kwaliteiten en de bedrijfsomstandigheden.

Zoveel mogelijk knelpunten zijn - al dan niet samen met de leidinggevende - opgelost.

Tijdsduur: opdracht 1b: 1 dagdeel. 

Leerdoelen

Na behandeling van dit hoofdstuk weet je meer over:

• Het bepalen van de kwantitatieve personeelsbehoefte
• het bepalen van de kwalitatieve personeelsbehoefte;
• personeelsbudgetten en personeelskosten;
• de randvoorwaarden bij het maken van een rooster;
• het invullen van een werkrooster;
• het aanpassen van een werkrooster. 

Werkroosters maken

Een werkrooster maak je op basis van een combinatie van wat:

• het bedrijf nodig heeft
• de klant wil
• het personeel wil
• wettelijk toegestaan is 

Kwantitatieve personeelsbehoefte

> Hoeveel personeel je nodig hebt. 

Afhankelijk van een aantal factoren:

• Hoeveelheid personeel in dienst + aantal uren op arbeidscontract?
• Beschikbaarheid personeel  
• Arbeidsomstandigheden 
• Externe factoren zoals seizoensinvloeden, technologische ontwikkelingen en ingevoerde wetgeving.

Kwantitatieve personeelsbehoefte

Medewerkers hebben een fulltime of parttime arbeidscontract.

> aantal uren wordt uitgedrukt in fte.

> 1 fte = 40 uur   

Basisberekening personeelsbehoefte (hoeveel fte er nodig is)

1. Omzet per dag, per week of per jaar
   
2. De omzet per grondoppervlakte
   
3. Het aantal uren dat je uit moet geven
   

Kwalitatieve personeelsbehoefte

> Inplannen op basis van de juiste behoefte.  

Van invloed op inplannen kwalitatieve personeelsbehoefte:

Functieniveau 

Iemand die aanwezig dient te zijn. Bijv. leidinggevende of een allround medewerker. 

Uit te voeren taken 

Op basis van het takenpakket worden medewerkers ingeroosterd. 

Het werkrooster en wet- en regelgeving 

Arbeidstijdenwet

• Minimale randvoorwaarden aan het inzetten van medewerker.
  
• Bij roosters maken houd je rekening met rusttijden, pauzes en aaneengesloten uren.
  
• Leeftijd van de medewerker 

Het personeelsbudget 

Brutoloon = vastgestelde loon volgens arbeidsovereenkomst. Bestaat o.a. uit:

• bruto uurloon
• 8% vakantietoeslag  

Inhoudingen > werkgever houdt over brutoloon in:

• loonheffing 
• pensioenpremies
• Werknemersverzekeringen 

Vergoedingen 

• reiskostenvergoeding
• Fietsenplan

Nettoloon = het bedrag dat overgemaakt wordt door werkgever aan de werknemer.

brutoloon - inhoudingen + vergoedingen = nettoloon 

Het personeelsbudget 

Het personeelsbudget is een schatting (begroting) van de verwachte personeelskosten voor een bepaalde periode en bestaan uit: 

Primair personeelsbudget (het loonbudget)

> brutoloon, sociale werkgeverspremie en vakantiegeld. 

Secundair personeelsbudget

> extra personeelskosten bijv. personeelsuitje, opleidingen, pensioenpremies, reiskostenvergoeding. 

Personeelskosten

De werkelijk gemaakte personeelskosten zijn achteraf bekend. 

Personeelskosten

Brutojaarloon

Vakantiegeld 8%

Werkgeversbijdrage van premies voor werknemersverzekeringen (10%)

Werkgeversbijdrage van premies voor zorgverzekeringswet (9%)                             +

Loonkosten (primaire loonkosten)

Secundaire kosten (pensioenverzekering)

Secundaire kosten (overige personeelskosten)                                                                   +

Totale personeelskosten 

Het werkrooster en de drie V’s

Bij het inplannen van personeel krijg je te maken met de drie V’s:

Verzuim 

Medewerker blijft weg van werk omdat hij ziek is, of zegt ziek te zijn. 

Verlof

De toestemming die verleend wordt aan medewerkers om een periode van het werk afwezig te blijven

• Vakantieverlof
• Zwangerschapsverlof

Verloop

Instroom en uitstroom van personeel 

• natuurlijk en onnatuurlijk verloop
• oud en nieuw verloop 

Het werkrooster en de drie V’s

Gevolgen ziekteverzuim voor bedrijf:

• Productiviteitsverlies
  
• Stijgende kosten
  
• Verhoogde werkdruk
  
• Administratieve rompslomp
  

Gevolgen ziekteverzuim werknemer:

• Evt. vermindering inkomen
  
• Isolement bij langdurige afwezigheid
  

Soorten verloop

Natuurlijk verloop > Verloop dat is in te plannen (jaarcontract, pensioen).

Onnatuurlijk verloop > Vooraf onbekend (overlijden, ontslag etc.)

Oud verloop > Werknemers die lang in dienst zijn vertrekken

Nieuw verloop > Nieuwe medewerkers die snel weer vertrekken

Gevolg verloop

Gevolgen hoog verloop:

• Hoge kosten en tijdverlies
• Veel administratief werk
• Verhoogde werkdruk / verstoring werkzaamheden
• Weinig leereffect
• Slechte reputatie

Gevolgen laag verloop:

• Vastroesten
• Weinig nieuwe ideeën
• Vergrijzing (leeftijdsopbouw)
• Moeizame verjonging

Stappenplan maken werkrooster

Stap 1: Invoeren persoonlijke gegevens

 

Stap 2: Bepalen personeelsbehoefte (aantal en kwaliteit)

Stap 3: Toewijzen van taken, pauzes en niet beschikbaarheid 

(koppelen medewerkers)

Stap 4: Optimaliseren werkrooster

Stap 5: Afdrukken en publiceren

Voorbeeld Werkplanning voor een Dierenwinkel

Scenario:

De dierenwinkel "Happy Paws" heeft een team van medewerkers die verschillende taken moeten uitvoeren, zoals het voeren en verzorgen van dieren, het onderhouden van dierenverblijven, klanten helpen, en het aanvullen van voorraden. De werkplanning moet rekening houden met de kwaliteiten en beschikbaarheid van de medewerkers en de dagelijkse bedrijfsomstandigheden.