Les 3 Probleem analyseren: Basiscondities en Brainstorm

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

De KAIZEN-stappen

Planning

Week 1 - Introductie en uitleg verbeteropdracht selecteren

Week 2 - Uitleg en oefenen doel opstellen en projectbrief invullen

Week 3 - Uitleg en oefenen met probleem analyseren

Week 4 - Uitleg oplossingen bedenken en selecteren

Week 5 - Uitleg actieplan maken en opstellen

Week 6 - Uitleg en oefenen effecten meten

Week 7 - Bijsturen, borgen en overdragen, oefentoets

Week 8 - Toets

Er zijn 4 categorieën basiscondities:

1. Een georganiseerde werkplek

• Op de werkplek ligt niets overbodigs;

• Het is er onberispelijk schoon en opgeruimd;

• Het benodigde papierwerk is minimaal en eenvoudig;

• Tijd die nodig is om spullen of informatie te zoeken en op de juiste plek weer terug te

leggen is maximaal 30 seconden;

• De werkplek is zo overzichtelijk, dat afwijkingen direct opvallen.

• De flow van het proces is duidelijk te volgen.

2. Kennis van het proces en het product

• De mensen kennen de werking van proces, de installatie en de producten goed.

3. Gestandaardiseerde werkwijzen

• Er is een duidelijke standaard werkwijze die iedereen kent en gebruikt.

4. De installatie is op orde

• Er is geen achterstallig onderhoud;

• Machines zijn teruggebracht in de oorspronkelijke toestand (met uitzondering van

nuttige modificaties). 

Wat is brainstormen?

“Brainstorming = using the brain to storm a creative problem — and do so in commando fashion, with each stormer attacking the same objective.”

“Brainstormen = het brein gebruiken om een creatief probleem te bestormen – en dat als echte commando’s, waarbij elke bestormer hetzelfde doel aanvalt.”

Wat is het doel van deze eerste brainstorm met jouw verbeterteam?

Uitgangspunt voor brainstorm is probleem, doel van brainstorm is het verzamelen van zo veel mogelijk mogelijk OORZAKEN voor het probleem

Wat is negatief brainstormen?

Het ouderwetse brainstormen is een creatieve denktechniek die in de jaren 50 van de vorige eeuw voor het eerst werd toegepast. Door met een groep mensen een probleemsituatie te bespreken, komen er allerlei ideeën los en stimuleert men elkaar in het creatieve denkproces. Toch blijkt uit onderzoek dat dit lang niet altijd zo werkt in de hersenen. Mensen zijn vaak niet in staat om op commando creatief te zijn. Mensen hebben nu eenmaal de neiging om problemen eerst te overdenken. Daarnaast zijn er in een brainstormteam altijd deelnemers die passief zijn, geen zin hebben om deel te nemen, hun dag niet hebben of zich laten overrulen door de dominantere deelnemers.

In al deze gevallen is negatief brainstormen veel effectiever. Het is een andere manier van brainstormen. Deze omgekeerde brainstormtechniek kan helpen bij het oplossen van problemen en leidt tot ontwikkeling van creatieve ideeën, waarin iedereen participeert. Het is een techniek om problemen die op het eerste oog moeilijk lijken op te lossen, vanuit een ander perspectief te benaderen. Internationaal is deze aanpak beter bekend onder de naam ‘Reverse Brainstorming‘.

Toepassing

Negatief brainstormen kan om verschillende redenen worden toegepast. Bijvoorbeeld als mensen het moeilijk vinden om snel tot goede ideeën te komen. Het komt ook voor dat mensen op voorhand al een oordeel hebben en dit moeilijk kunnen loslaten bij het vormen van nieuwe ideeën. Ook wanneer men geneigd is sterk analytisch naar een probleem te kijken, helpt negatief brainstormen. Naast de ideeën die voorhanden zijn, kan men zo nog meer ideeën genereren.

Door het probleem om te keren naar de oorzaak, wordt het duidelijk waar men de oplossingen kan vinden. Doorgaans vraagt men zich of hoe het probleem het beste opgelost kan worden. Bij negatief brainstormen gaat het erom, naar oorzaken te kijken die het probleem zouden kunnen verergeren. Daardoor ontstaan absurde suggesties, die meteen ook de kracht vormen van negatief brainstormen. Daardoor wordt het team gestimuleerd om indirect te denken, tot innovatieve oplossingen te komen en creatief te participeren. Zo ontstaan er baanbrekende oplossingen.

Negatief brainstormen werkwijze

Negatief brainstormen werkt in vijf simpele stappen:

Negatief brainstormen stappen - toolshero

Stap 1: Probleem identificeren

Identificeer het probleem, omschrijf het en noteer dit op een groot vel papier, bijvoorbeeld een flipover, zodat het voor iedere deelnemer duidelijk is.

Stap 2: Probleem omkeren

Keer het probleem. Dus niet de vraag stellen hoe het probleem opgelost kan worden, maar door te vragen welke oorzaken het probleem kunnen verergeren of hoe juist het tegenovergestelde effect kan worden bereikt.

Stap 3: Ideeën verzamelen

Dit is de stap, waarin belangrijke informatie gegenereerd wordt. Alle ideeën die vanuit de groep aangedragen worden om het probleem te verergeren, zijn bruikbaar. Niets van de aangedragen ideeën mag in de prullenbak verdwijnen. De ideeën moeten vrij doorvloeien en ook kritiek is niet welkom in deze fase.

Stap 4: Ideeën omkeren

Alle verzamelde ideeën worden nu besproken en omgekeerd, om tot echte oplossingen voor het daadwerkelijke probleem te komen.

Stap 5: Oplossingen evalueren

Alle oplossingen worden nu geëvalueerd en er wordt bekeken of er goed bruikbare oplossingen tussen zitten. Gezamenlijk wordt beslist wat tot een echte oplossing kan leiden.

(negatieve)Brainstorm

Ervoor zorgen dat de student in elke les op tijd komt m.a.w. brainstorm over hoe je er voor zorgt dat de student elke les te laat komt

eerst zelf laten opschrijven

Brainstorm over hoe je er voor zorgt dat de student elke les te laat komt

0

Zes denkhoeden van Edward de Bono

 Besluiten nemen

Inhoud:

Gevoelsmatig besluiten

Onbewust nadenken

Intuïtie

Echte probleem?

Meningsvorming

Scoringsmatrix

Denkhoeden van De Bono

PMI

Pareto-analyse

OXO

Decision tree

Krachtvelden

Knoop doorhakken

Verder lezen

Een goede techniek om samen tot het juiste besluit te komen, is de zes denkhoeden van De Bono. Hiermee kun je vanuit verschillende perspectieven naar een vraagstelling of probleem kijken. Deze techniek is ontwikkeld door Edward de Bono. Het gaat uit van het idee dat mensen vaak geneigd zijn problemen steeds op eenzelfde manier te benaderen. Door de denkhoeden te gebruiken, word je gedwongen om het probleem ook eens van een andere kant te bekijken.

Denkhoeden, wat zijn dat?

Een denkhoed staat voor een manier van denken. Er zijn zes denkhoeden en iedere kleur symboliseert een andere manier van denken. Je kijk op een situatie hangt dus af van de hoed die je op hebt.

Dit zijn de zes denkhoeden van De Bono:

Witte hoed

kale feiten en cijfers

Je gaat uit van objectieve informatie.

Rode hoed

gevoel en intuïtie

Je reageert emotioneel (zonder een reden te hoeven geven).

Zwarte hoed

negatief / pessimistisch

Je bent advocaat van de duivel.

Gele hoed

positief / optimistisch

Je bekijkt het van de zonnige kant en zoekt naar de voordelen.

Groene hoed

creatief

Je mag freewheelen in je manier van denken (vrij associëren, alternatieven bedenken).

Blauwe hoed

beschouwend, controlerend

Je houdt het proces in de gaten.

Wat houdt de techniek in? Verdeel de denkhoeden tijdens een vergadering. Iedereen krijgt een denkhoed toegewezen en belicht de situatie vanuit de eigen denkhoed.

Centraal kassasysteem of niet? Een voorbeeld

Tijd voor een ingrijpend besluit. Of we een centraal kassasysteem gaan invoeren voor alle aangesloten wijnhandelaren? Dat betekent dat elke winkel met hetzelfde kassasysteem moet gaan werken. Aan tafel zitten het management van de winkelketen en vertegenwoordigers van de winkels.

Tijdens de vergadering besluit de voorzitter de denkhoeden te verdelen. Iedereen krijgt - willekeurig - een denkhoed toegewezen. Na een onderbreking van tien minuten, waarin iedereen zich kan voorbereiden, vraagt de voorzitter om de reacties.

De rode hoed (gevoel en intuïtie) reageert geschrokken; een centraal kassasysteem is een inbreuk op de privacy in de winkel, op zo'n manier kan ALLES in de gaten worden gehouden. Bovendien is er NOOIT extra geld voor de veiligheid van de winkel en vooral het winkelpersoneel.

Vanuit de gele hoed (positief optimistisch) bezien is het een waardevolle investering. Het scheelt een hoop dubbel werk, dat levert geld op en daar kunnen weer andere dingen mee gedaan worden. De zwarte hoed (negatief/pessimistisch) daarentegen ziet het als opportunisme van het management. Gaan de zaken zo goed, dat er zo'n investering kan worden gedaan? En moet er dan niet prioriteit aan een nieuwe bestelbus worden gegeven? Zonder bus kan er straks helemaal geen wijn meer worden bezorgd, en hoe zien de financiën er dan uit?

Degene met de witte hoed (kale feiten en cijfers) haalt de juiste cijfers boven tafel. Hoeveel is beschikbaar? Wat kost de investering? En wat gaat het opleveren? De groene hoed (creatief) denkt aan een verhoging van het werkplezier. Niet meer dat gerommel met die oude kassa, maar een mooi, gelikt computersysteem. Het scheelt tijd in de winkel - meer aandacht voor de klanten - en het stimuleert om netjes en secuur te werk te gaan.

De blauwe hoed (beschouwend/controlerend) tenslotte bekijkt het proces. Wat komt er allemaal bij kijken op zo'n systeem te laten ontwikkelen en centraal in te voeren? Over wat voor periode hebben we het dan? Wie gaat dat proces begeleiden? Wie formuleren de specificaties van het nieuwe systeem? Kan er een pilot worden uitgevoerd?

Meerdere mogelijkheden

Je kunt de denkhoeden ook op andere manieren toepassen. Redeneer bijvoorbeeld allemaal vanuit dezelfde denkhoed. Een grote investering die er al te rooskleurig uitziet... misschien goed om er samen eens met de zwarte hoed op naar te kijken. Of ligt er juist een impulsief plan op tafel? Dan kan de witte hoed voor wat tegenwicht (of juist niet) zorgen.

Soms kun je tijdens een vergadering het gevoel hebben dat er veel is gezegd, er is veel kennis beschikbaar, er zijn veel argumenten over en weer gegaan, maar toch ontbreekt er nog iets. Je kunt er de vinger niet opleggen, maar de tijd voor het besluit lijkt nog niet rijp. In zo'n geval is het goed na te gaan vanuit welke denkhoed iedereen heeft geredeneerd. En welke denkhoeden blijken niet gebruikt te zijn? Vervolg de vergadering nu gericht vanuit de ontbrekende denkhoeden (lees: denkwijzen). Je zult zien dat het verhelderend werkt.

Ook belangrijk

De denkhoeden-techniek is bij uitstek een manier om de creativiteit te bevorderen binnen besluitvorming. Vanuit een volledig nieuw gezichtspunt bekijk je de vraagstelling. Dit levert verrassend nieuwe invalshoeken en alternatieven op.

Ook zul je merken dat het makkelijker wordt om over te schakelen naar een andere manier van denken. Ineens begrijp je de argumenten van je collega bijvoorbeeld veel beter. Groot voordeel is ook dat iedereen zich volledig kan concentreren op één ding. Je hoeft je even niet bezig te houden met de andere invalshoeken. Bovendien heeft de techniek een groot strategisch belang. Doordat je een bepaalde pet op zet, kun je dingen denken en zeggen die je anders nooit zou hebben gezegd. (Bijvoorbeeld omdat je niemand wilt beledigen of omdat het je positie niet is.)

Welke methode?

Maak (samen) een keuze met welke brainstormmethodiek jullie willen gaan werken om zo veel mogelijk MOGELIJKE OORZAKEN van het probleem te verzamelen.