Les 5 Oplossingen bedenken en selecteren

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3,4

Planning

Week 1 - Introductie en uitleg verbeteropdracht selecteren

Week 2 - Uitleg en oefenen doel opstellen en projectbrief invullen

Week 3 - Uitleg en oefenen met probleem analyseren

Week 4 - Uitleg oplossingen bedenken en selecteren

Week 5 - Uitleg actieplan maken en opstellen

Week 6 - Uitleg en oefenen effecten meten

Week 7 - Bijsturen, borgen en overdragen, oefentoets

Week 8 - Toets

Brainstorm over oplossingen

1. Neem het resultaat van de 5X-Why
2. Brainstorm met je team over oplossingen
3. Zo min mogelijk maar genoeg om de doelstelling te halen
4. Toetsen aan randvoorwaarden èn
5. Oplossingen die het meest bijdragen aan het halen van de doelstelling
6. Gemakkelijk uitvoerbaar 

Acties uit laatste kolom 5xWaarom plaatsen in priomatrix

Plaats bovenstaande acties in priomatrix

Vul de Ease/Effectmatrix in voor de oplossingen bij slechte koffie

Nadat de oplossing gevonden is volgt de realisatie. Die realisatie moet goed gepland worden. Ook hier moeten goede en duidelijke afspraken gemaakt worden om een efficiënte en effectieve invoer te realiseren.

Plaatje uitleggen. Efficiënt is de tijd optimaal besteden maar helpt dat ook om het doel te halen? Effectief wil zeggen dat het doel bereikt wordt, maar dat daarvoor onnodig veel middelen zijn ingezet. De kracht zit natuurlijk in de combinatie.

Nadat de oplossing gevonden is, volgt de planning van de realisatie. Ook hier moeten goede en duidelijke afspraken gemaakt worden om een efficiënte en effectieve invoer te realiseren. Die afspraken worden vastgelegd in een actielijst. Let erop dat de acties in aparte stapjes uitgesplitst moeten worden om ze uit te kunnen voeren!

Het actieplan opstellen

Nadat de oplossingen gevonden zijn, volgt de planning van de realisatie. Ook hier moeten goede en duidelijke afspraken gemaakt worden om een efficiënte en effectieve invoer te realiseren.

Het is belangrijk dat de invoer efficiënt en effectief wordt gedaan. Efficiënt is de tijd optimaal besteden. Maar helpt dat ook om het doel te halen? Effectief wil zeggen dat het doel bereikt wordt. Maar kost dan niet onnodig veel tijd en inspanning? De kracht zit natuurlijk in de combinatie. De realisatie van de oplossing van het probleem moet effectief en efficiënt gedaan worden. In andere woorden doelgericht en doelmatig.

De actielijst bestaat dus uit de volgende onderdelen:

VolgnummerElke actie wordt afzonderlijk genummerd. Dit bevordert de duidelijkheid en vergemakkelijkt de communicatie.

OmschrijvingWat moet er exact gedaan worden? Hier mag geen misverstand over bestaan. Noteer duidelijk wat de actie inhoud.

KostenOm een besluit te kunnen nemen moeten de kosten per actie inzichtelijk zijn. Elk bedrijf heeft regels over de kosten en baten van een actie. De terugverdientijd is erg belangrijk. Elke investering wordt hieraan afgewogen. Alleen de investeringen die voldoende snel geld opleveren worden gedaan. Hoe hoger het rendement van de investering, hoe belangrijker deze is voor het bedrijf (dus sneller wordt goedgekeurd en uitgevoerd).

ActiehouderZorg dat er altijd een actiehouder per actie is. Deze persoon moet lid zijn van het SMED-team. Leden vallen onder de directe invloedssfeer van het team. Zijn er meerdere actiehouders, dan is het gevaar aanwezig dat de actiehouders op elkaar gaan wachten (ik dacht dat jij…).

Realisatiedatum

Geef aan wanneer de actie uiterlijk gereed moet zijn. Eerder mag natuurlijk altijd!

Melding gereed ja/nee

Zodra de actie is afgerond veranderd de status van nee naar ja. Op deze wijze kan het team de voortgang aflezen.

 

Welke acties moet je ondernemen voor het aanschaffen van een nieuw koffiezetapparaat?

Nadat de oplossing gevonden is, volgt de planning van de realisatie. Ook hier moeten goede en duidelijke afspraken gemaakt worden om een efficiënte en effectieve invoer te realiseren. Die afspraken worden vastgelegd in een actielijst.

Welke acties moe je ondernemen voor het maken van een EPL bij het koffiezetapparaat?

Nadat de oplossing gevonden is, volgt de planning van de realisatie. Ook hier moeten goede en duidelijke afspraken gemaakt worden om een efficiënte en effectieve invoer te realiseren. Die afspraken worden vastgelegd in een actielijst.

Vraag goedkeuring op het actieplan aan jouw opdrachtgever!!!

De woorden op papier, het actieplan, moeten worden omgezet in daden. Het team moet hiervoor een aantal zaken regelen:

 

Bespreek de acties met de overige belanghebbenden.Met de opdrachtgever en de medewerkers/direct betrokkenen bij het probleem is al gesproken over de genomen stappen en de voorgestelde verbeteringen. Zorg dat de overige belanghebbenden ook op de hoogte zijn. Te denken valt aan leidinggevenden van productie en de Technische Dienst.Zij zijn direct van invloed op de uitvoering van de acties. In de dagelijkse praktijk gebeurt er ontzettend veel in menig organisatie. Aandachtspunten strijden voortdurend om prioriteit. De acties van een KAIZEN-team kunnen snel ondersneeuwen in deze hectiek. Het team moet ervoor zorgen dat de inhoud en het belang van de acties duidelijk zijn voor alle betrokkenen. Maak duidelijke afspraken over de uitvoering en de timing van acties. Zorg dat de betrokkenen achter het actieplan staan en hun medewerking uitspreken.

Zorg dat er een financieel (Euro) budget is en dat dit budget besteed wordt.De acties inclusief de financiële gevolgen zijn besproken met de opdrachtgever. Laat het budget formeel goedkeuren door de opdrachtgever. Zorg vervolgens dat degenen die het geld uit gaan geven (bijvoorbeeld de manager, inkoper of chef technische dienst) weten dat die uitgaven zijn goedgekeurd. Daarnaast moet het bestellen ook gefaciliteerd worden, bijvoorbeeld door het aanvragen van bestelnummers en dergelijke.

Zorg voor een urenbudget en de bemensing.Veel acties vragen ook veel mankracht. Vooral de onderdelen waarvoor de machine moet worden aangepast. Ook de vele kleine acties moeten gedaan worden en vele kleintjes maken een grote. Zorg dus dat de mensen die op de actielijst staan ook de tijd krijgen om die acties uit te voeren.De directe collega’s kunnen hier ook een rol spelen. Die mogelijkheid is al naar voren gekomen in de vorige leereenheid. Vraag waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden om te doen. Gun ze een deel van de uitvoering van het actieplan. Geschikt is bijvoorbeeld de buddy-aanpak, een medewerker die samen met een verbeterteamlid een actie, of beter nog, een groep acties uitvoert. Hierdoor zal de uitvoering sneller en beter verlopen. Een win-win situatie.

Geef de medewerker ook de credits door op de actielijst (teambord) zijn of haar naam te vermelden. De buddy blijft verantwoordelijk voor de actie

Maak de mijlpalen duidelijk.Met mijlpalen (piketpaaltjes slaan) is het verloop van de uitvoer van het actieplan te volgen. Stel dat de implementatie 6 weken duurt. Het team komt er na die 6 weken achter dat het nog 3 weken gaat duren om de implementatie af te ronden. Het is dan te laat om bij te sturen. Vanaf de start moet het team de voortgang volgen. Mijlpalen maken dit mogelijk. Wordt genoeg gedaan en tijdig ingesprongen om de implementatie in 6 weken af te kunnen ronden?