Formele en informele gesprekken

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Formele en informele gesprekken

Bij dit onderwerp zijn de volgende doelen:

Als leidinggevende moet je continu communiceren met medewerkers.

 

• Je moet weten wat er bij ze speelt?
• Je moet ze begeleiden in hun groeiproces met behulp van feedback. 
• Hiervoor voer je verschillende formele gesprekken. 

1. Cyclus van formele gesprekken

Gesprekken met medewerkers zijn het effectiefst wanneer je ze in een bepaalde cyclus voert. Je moet de gesprekken dus structureel inplannen. Je voert bijvoorbeeld met elke medewerker in het team elke acht weken een individueel gesprek. Je kunt dan steeds een ander onderwerp inplannen. Plan je de gesprekken niet van tevoren in, dan loop je het risico dat ze in de waan van de dag helemaal niet meer plaatsvinden.

Regelmatig gesprekken voeren is belangrijk als je medewerkers wilt blijven uitdagen en ze wilt behouden.

Welke gesprekken kun je voor je medewerkers inplannen?
Om medewerkers te blijven uitdagen en te behouden.

1 maal beoordelingsgesprek 

2 keer per jaar een functioneringsgesprek 

5 keer per jaar een kort groeigesprek.

2. Het functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen een leidinggevende of coach en een medewerker. Je voert dit gesprek regelmatig met elkaar. Het doel van het gesprek is om het functioneren van de medewerker te bespreken en de medewerker te helpen groeien. Ook kun je de ontwikkeling en loopbaan van de medewerker in kaart brengen. Welke functie en taken heeft de medewerker verricht en hoe heeft hij zich hierin ontwikkeld?

Aanpak functioneringsgesprek

Je kunt het functioneringsgesprek op allerlei manieren aanpakken en invullen. In het kader van bijvoorbeeld continue feedback en Leven Lang Leren kun je ook andere momenten inlassen om het functioneren van de medewerker te bespreken. Zorg wel dat je deze processen en keuzes goed vastlegt. Welke manier je ook kiest, bij gesprekken die gericht zijn op het functioneren van de medewerker kun je de functieomschrijving als leidraad gebruiken. Je vergelijkt dan het functioneren van de medewerker met de inhoud van de functieomschrijving.

Voorbereiding van het functioneringsgesprek

Op een functioneringsgesprek bereid je je goed voor. Zo weet je precies wat je wilt bespreken en kun je samen concrete afspraken maken. Je bereidt je als volgt voor:

• Je stuurt een e-mail naar de medewerker om hem uit te nodigen voor het gesprek.
  
• Je stelt een agenda op met de datum, tijd, plaats en onderwerpen die aan bod komen. Deze agenda stuur je mee met de uitnodiging.
  
• Je verzoekt de medewerker zich aan de hand van de agenda voor te bereiden op het gesprek.
  
• Je verzamelt informatie over de medewerker door verslagen van voorgaande gesprekken te lezen of door gesprekken met collega’s of leidinggevende van de medewerker.
  

Wat bespreek je tijdens een functioneringsgesprek?

Als leidinggevende stimuleer je medewerkers om na te denken over hun kwaliteiten, leerpunten en ontwikkelpunten voor de werkplek en de organisatie. Verder kijk je welke acties je kunt ondernemen om het functioneren van medewerkers te ontwikkelen.

Succesvol gesprek

Als er sprake is van tweezijdige communicatie, kunnen zowel de medewerker als de coach hun gedachten en meningen uiten. Een actieve rol van de medewerker is dus belangrijk. Bovendien is het van belang dat er een open en eerlijke sfeer heerst in het gesprek. Je moet bereid zijn om naar elkaar te luisteren en feedback te geven waar dat nodig is.

Tijdens het functioneringsgesprek stel je veel open vragen. Open vragen zijn vragen waar je geen ja of nee op kunt antwoorden. Vragen waar je ja of nee op kunt antwoorden heten gesloten vragen. De volgende voorbeelden zijn allemaal open vragen.

Samenwerking

Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s binnen en buiten de afdeling? Hoe ervaar je de samenwerking met mij als coach?

Aandacht

Wat gaat goed in je werk? Wat heeft nog aandacht nodig?

Verwachtingen

Welke verwachtingen heb je van mij als coach?

Ontwikkelpunten

Waarin zou je jezelf in het komende jaar willen ontwikkelen?

Functioneringsverslag

Jij schrijft een verslag van het functioneringsgesprek. Je vat hierin de belangrijkste punten uit het gesprek samen. Daarom maak je aantekeningen tijdens het gesprek. Het doel van dit verslag is om ervoor te zorgen dat gemaakte afspraken niet worden vergeten en acties worden uitgevoerd. Je laat dit verslag lezen aan de betreffende medewerker. De medewerker moet deze ondertekenen ter akkoord. Bij een volgend gesprek pak je het verslag er weer bij en controleer je of de afspraken nagekomen zijn.

Bij een volgend gesprek gebruik je het functioneringsverslag in de voorbereiding.

1. juist
2. onjuist

Bij een volgend gesprek gebruik je het functioneringsverslag in de voorbereiding. Met dit verslag bepaal je welke onderwerpen op de agenda komen. Laat de medewerker het functioneringsverslag na het gesprek lezen, zodat je zeker weet of wat je hebt opgeschreven klopt.

SMART

Voor formele gesprekken zijn er gesprekstechnieken die een gesprek zo efficiënt en effectief mogelijk invullen, zoals de SMART-methode. De SMART-methode gebruik je om plannen voor de toekomst te maken en doelstellingen op te stellen. Deze doelstellingen schrijf je op, zodat je weet waarmee jij samen met de medewerkers aan de slag moet. Bij het eerstvolgende coachingsgesprek kun je dan terugkijken of de medewerkers hun doelen hebben behaald. Je kunt de methode ook gebruiken als je nieuwe medewerkers inwerkt.
SMART is een afkorting die staat voor vijf woorden:

S – Specifiek

M – Meetbaar

A – Acceptabel

R – Realistisch

T – Tijdgebonden

Wat is het voordeel van het formuleren van doelen met de SMART-methode?

1. Je hebt zo een beter overzicht van de doelen.
2. Je behaalt de doelen sneller dan zonder de methode.
3. Je kunt de doelen achteraf goed beoordelen op haalbaarheid.

Door doelstellingen SMART te formuleren weet je zeker dat je ze achteraf goed kunt beoordelen op haalbaarheid. Zo houd je de vooruitgang van de medewerkers bij.

Bij de vijf woorden van SMART horen de volgende vragen:

S – Specifiek

Wat ga je doen, wat wil je bereiken?

M – Meetbaar

Hoe meet je of je je doel hebt behaald?

A – Acceptabel

Staan de medewerker en de coach er allebei achter?

R – Realistisch

Is het doel haalbaar?

T – Tijdgebonden

Wanneer begint de medewerker met het behalen van zijn doel en wanneer moet de doelstelling behaald zijn?

3. Het beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek heeft als doel om te beoordelen hoe de medewerker in een bepaalde periode heeft gefunctioneerd. Er wordt beoordeeld hoe een medewerker scoort op vooraf bepaalde en met elkaar afgesproken punten. Net als bij het functioneringsgesprek zijn er verschillende manieren waarop je het beoordelingsgesprek vorm kunt geven naast de manier die uitgelegd wordt in deze presentatie.

Positieve of negatieve beoordeling

Als de medewerker het (veel) beter gedaan heeft dan de afgesproken beoordelingspunten, dan kan het beoordelingsgesprek positieve gevolgen hebben. De medewerker kan bijvoorbeeld een hoog cijfer voor een stage krijgen, salarisverhoging of promotie. Voldeed de medewerker niet aan de punten, dan kan het gesprek negatieve gevolgen hebben. In het ergste geval volgt ontslag.

Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek.

1. juist
2. onjuist

In tegenstelling tot een functioneringsgesprek is een beoordelingsgesprek eenzijdig. Als leidinggevende spreek je een oordeel uit over de prestaties of het functioneren van de medewerker. Het is dus vooral de leidinggevende die spreekt tijdens het beoordelingsgesprek.

Aandachtspunten beoordelingsgesprek

Tijdens het beoordelingsgesprek is vooral de leidinggevende aan het woord. De leidinggevende kan de verwachtingen die de organisatie van de medewerker heeft dan duidelijk maken. De medewerker heeft het recht om te weten hoe over hem gedacht wordt binnen de organisatie. De medewerker heeft ook het recht om zijn prestaties te beargumenteren.
Let daarom op de volgende punten:

• Neem de tijd om resultaten van de beoordeling te     bespreken.
  
• Zorg ervoor dat je ongestoord kunt praten over de   afgelopen periode.
  
• Wees bereid om de beoordeling toe te lichten.

360 graden feedback

Een voorbeeld van een beoordelingsgesprek is de 360 graden feedback. De 360 graden feedback is een effectieve beoordelingsmethode. Door verschillende personen feedback te laten geven, krijgt de medewerker een uitgebreid beeld van zijn functioneren en inzicht in welke mogelijkheden en kansen er nog zijn.

360 graden feedback

Uitvoeren van 360 graden feedback

Een vragenlijst is een goed middel voor 360 graden feedback. Deze vragenlijst kan ingaan op de algemene (werk)prestaties of op vooraf bepaalde beoordelingspunten die invloed hebben op het functioneren. De vragenlijst wordt ingevuld door de medewerker. Een geselecteerd groepje van mensen die de medewerker goed kennen en veel met hem samenwerken vullen dezelfde vragenlijst over hem in. Vervolgens verzamel je alle beoordelingen en bespreek je die met de medewerker.

4. Informele gesprekken

Om goed leiding te kunnen geven en te kunnen coachen is een bepaalde mate van vertrouwen, veiligheid en openheid tussen jou en de medewerkers heel erg belangrijk. Dit bereik je door niet alleen formele gesprekken te houden, maar ook informeel met je medewerkers te spreken.

In informele gesprekken bespreek je vooral persoonlijke zaken: iets wat privé speelt bij medewerkers. Tijdens formele gesprekken daarentegen heb je het vooral over het werk zelf.

Met een van je collega’s kun normaal gesproken altijd lachen, maar ze is al weken moe en stil. Wat doe jij?

1. Ik maak een grapje over dat ze er moe uitziet om het gesprek te openen.
2. Ik vraag haar voorzichtig hoe het met haar gaat.
3. Ik vraag direct wat er met haar aan de hand is.

Belangstellend luisteren

Met je lichaamshouding kun je laten zien dat je aandachtig luistert. Houd je lichaam ontspannen, maar licht actief en naar voren gebogen. Zo kom je belangstellend over.

Probeer op een subtiele manier jouw lichaamshouding af te stemmen op de ander door te spiegelen, dus na te doen. Gebruik hiervoor het HALTO-model:

H – hoofd en handen (veel met handen praten, dan jij ook)

A – ademhaling (rustig ademhalen, dan jij ook)

L – lichaamshouding (algemeen) (benen over elkaar, dan jij ook)

T – tonaliteit en tempo (van de stem) (zacht en rustig praten, dan jij ook)

O – oogcontact

Belangstelling en effectiviteit

Naast belangstelling tonen in je medewerkers, helpt het om effectieve en relevante vragen te stellen. Op die manier kun je beter inspelen op het onderwerp van gesprek.

Om effectief vragen te stellen kun je de LSD-formule gebruiken. Waarvoor staat LSD?

1. Leiding, Samenwerking, Determinatie
2. Luisteren, Samenvatten, Doorvragen
3. Levendig, Serieus, Doortastend

LSD staat voor Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Met deze gesprekstechniek kom je er op een persoonlijke en informele manier achter wat bij iemand speelt. Je luistert naar wat de ander vertelt, vat dit samen en vraagt erover door. Je kunt deze methode ook bij formele gesprekken gebruiken.

Door in een informeel gesprek ook af en toe iets persoonlijks over jezelf te vertellen aan een medewerker creëer je extra vertrouwen, veiligheid en openheid.

1. juist
2. onjuist

Een medewerker deelt persoonlijke informatie met jou, dus dan is het fijn als hij ook persoonlijke informatie over jou hoort. Het is wel belangrijk om het functioneel te houden. Dus stort niet je volledige levensverhaal uit bij de medewerkers. De medewerker blijft de belangrijkste in het gesprek.

5. Het BBB-gesprek

Waar uiteindelijk alle gesprekken om draaien die je voert met medewerkers in het team, is hoe je ze kunt binden, boeien en behouden. Goed functionerende medewerkers met goede beoordelingen wil je zo lang mogelijk aan je binden. Je wilt niet dat ze weggaan. Daarom moet je ze geboeid houden. In ieder bedrijf zijn tien punten van belang en over al die tien punten ga je in gesprek. Je noemt dit ook wel het binden, boeien en behouden-gesprek (BBB-gesprek).

De tien punten om medewerkers te binden, boeien en behouden:

• tevredenheid en betrokkenheid
  
• duidelijkheid rol
  
• goede voorzieningen
  
• persoonlijke ontwikkeling
  
• samenwerking
  
• leiderschap
  
• erkenning en feedback
  
• cultuur
  
• ambassadeurschap
  
• welzijn

Wat wordt bedoeld met ‘goede voorzieningen’?

1. goede secundaire arbeidsvoorwaarden
2. goede kwaliteit producten, zoals brood en vlees dat je verkoopt
3. spullen van goede kwaliteit in de kerstpakketten
4. goede omstandigheden zoals goed functionerende, veilige apparatuur

Medewerkers vinden het niet fijn als ze in een donkere, vochtige voorraadkamer spullen moeten pakken, als de vloer zwaar verouderd en aan vervanging toe is, als de hygiëne slecht is, als de apparatuur waar ze mee moeten werken niet goed werkt of als de omkleedruimte een muf, krap hok is. Kortom, de voorzieningen waar ze mee in aanraking komen moeten goed zijn.

Persoonlijke ontwikkeling is belangrijk omdat medewerkers vaak door willen groeien.

1. juist
2. onjuist

Medewerkers, ook studenten die in een opleiding zitten en als bijbaan werken, willen groeien in hun kunnen en kennen. Voor iedereen zijn die ontwikkelpunten verschillend. Je gaat dus met de medewerker in gesprek om te achterhalen welke persoonlijke ontwikkeldoelen die persoon heeft en hoe je daar als leidinggevende of als bedrijf bij kunt helpen.

Vind jij jezelf een goede leider voor het team?

1. ja
2. nee
3. Nog niet, maar wel bijna. Ik ben aan het leren.

Een goede leider is iemand die het team dient. Die ervoor zorgt dat iedereen individueel het beste uit zichzelf kan halen en dat alle individuen als team het beste uit hun samenwerking kunnen halen. Er is altijd iemand nodig die het overzicht houdt. Het is dus belangrijk om in te kunnen schatten of het team jou ook zo’n goede leider vindt. Een goede leider luistert meer dan hij praat. Vraag het dus letterlijk aan jouw team en vraag waar je nog kunt ontwikkelen.

Welzijn

In de dagelijkse gang van zaken kan het je weleens ontgaan dat een medewerker fysiek of mentaal niet helemaal fit is. Toch is het belangrijk hierop te letten. Soms zijn er privé-oorzaken; ook hierover kun je het gesprek aangaan met de medewerker. Maak samen een plan om het welzijn van de medewerker te ontwikkelen. Je kunt ook preventief met welzijn aan de slag door bijvoorbeeld een abonnement op de sportschool aan te bieden, vers fruit neer te zetten, een ontstress-cursus te organiseren of met het hele team een marathon of mud-run te lopen.

Ga in gesprek

De enige manier om als horecabedrijf uit te blinken in de tien punten om te binden, boeien en behouden is door het gesprek aan te gaan met de medewerkers. Je kunt zelf wel denken een onderdeel goed voor elkaar te hebben maar wie weet denkt het team daar heel anders over. Plan dus gesprekken in de cyclus over deze onderwerpen.

6. Het coachingsgesprek

Tijdens het coachingstraject voer je regelmatig coachingsgesprekken met de medewerker. In dit gesprek bespreek je één-op-één het functioneren van de medewerker. Je luistert actief door samen te vatten en door te vragen. Ook geef je tijdens dit gesprek feedback.

Het coachingsgesprek is een formeel gesprek.

1. juist
2. onjuist

Een coachingsgesprek is één van de formele gesprekken tijdens het coachingstraject.

GROW-model

Voor het voeren van een effectief coachingsgesprek kun je een stappenplan gebruiken, zoals het GROW-model. GROW staat voor vier Engelse woorden:

• Goal: doel
  
• Reality: realiteit/huidige situatie
  
• Options: mogelijkheden
  
• Wrap-Up: conclusie

In het coachingsgesprek vertelt de medewerker dat hij soms wat chaotisch werkt. In welke stap van het GROW-model bespreek je dit?

1. Goal
2. Wrap-up
3. Reality
4. Options

Bij Reality bespreek je de huidige situatie, de realiteit. Met jouw hulp bespreekt de medewerker de prestaties van de afgelopen periode.

Aandachtspunten voor jou als coach

Let er tijdens het coachingsgesprek goed op dat:

• de medewerker tijdens de Goal-fase zelf met een doel komt. Hij is uiteindelijk degene die iets wil bereiken dankzij de coaching die hij krijgt, dus het doel moet vanuit hem komen.
  
• in de Reality-fase is het belangrijk om heel duidelijk te zijn wanneer je de prestaties bespreekt. Dit doe je door voorbeelden te geven.
  
• in de Options-fase geef je als coach adviezen en wordt er een beroep gedaan op je creativiteit. Het is jouw taak om met mogelijkheden te komen waar de medewerker zelf nog niet op gekomen is.

In de Wrap-Up-fase bespreek je welke belemmeringen overwonnen kunnen worden.

1. Juist
2. Onjuist

Bespreek in de Wrap-Up-fase ook welke belemmeringen overwonnen kunnen worden. Zo kan de medewerker zich blijven richten op het bereiken van zijn doel.

Eigen doelen

Je belangrijkste taak is het coachen van de medewerker. De kans is groot dat je tijdens formele gesprekken ook iets over jezelf leert, bijvoorbeeld doordat je feedback krijgt van de medewerker. Hij kan bijvoorbeeld aangeven wat hij van jou als coach verwacht. Je kunt natuurlijk ook je eigen leerdoelen en verbeterpunten opschrijven en bijhouden!

Samenvatting

• Gesprekken met medewerkers zijn het effectiefst wanneer je ze in een bepaalde cyclus voert. Plan ze dus in.
  
• Voor formele gesprekken kun je de SMART-methode gebruiken om doelstellingen te beoordelen op de haalbaarheid.
  
• Een voorbeeld van een formeel gesprek is een functioneringsgesprek. Dit is een tweezijdig gesprek tussen een leidinggevende of coach en een medewerker.
  
• Een beoordelingsgesprek is eenzijdig en gaat over de prestaties of het functioneren van de medewerker. Een promotie of exitgesprek kan het gevolg zijn.
  
• Informele gesprekken zorgen voor vertrouwen, veiligheid en openheid met medewerkers. Hierin bespreek je vooral persoonlijke zaken.
  
• Gesprekstechnieken kunnen helpen bij het voeren van een gesprek en bij aandachtig luisteren. Denk aan het HALTO-model en LSD.
  
• Door gesprekken te voeren met medewerkers kun je ze binden, boeien en behouden.

Naslagwerk

SVH Alles naar wens?

Hoofdstuk 11 Coachen en begeleiden.

Magazine formele & informele gesprekken
Theorie formele & informele gesprekken