Intro Notuleren SE1 mbv SPL/Omix opdrachten

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Notuleren

M.b.v. 'Omix' en 'Notuleren' Stichting Praktijkleren

Dinsdag 10 en woensdag 11 april (5e/6e uur)

Dinsdag 17 en woensdag 18 april (5e/6e uur)

Notuleren

• We gaan in deze laatste twee weken voor jullie stage aan het oefenen met notuleren.
• Volgend jaar gaan we daarmee verder. Dan hebben jullie ook examen voor Notuleren.
• Alle theorie uit 24boost gaan we volgend jaar bespreken/behandelen. We gaan nu alleen even praktisch aan de slag.

De taak van de notulist

De taak van een notulist is om van een vergadering een ordelijke en relevante samenvatting te geven. Tijdens de vergadering komt het aan op goed luisteren en opschrijven wat voor alle deelnemers straks het belangrijkste is om te weten. Na de vergadering moet de notulist dat kort en bondig formuleren zodat iedereen weet wat is afgesproken.

Als je moet notuleren... (1/3)

• Weet wat er van je verwacht wordt. Lees de vorige notulen door en let op stijl, taalgebruik etc. Staan er veel details in of is het een beknopte samenvatting?
• Bestudeer goed de agenda. Welke onderwerpen zijn nieuw en waar is al  eens eerder over gesproken? Check dit met eerdere notulen.
• Zorg dat je een beeld hebt van nieuwe/onbekende onderwerpen.
   #DTV! Blader de vergaderstukken door.

Als je moet notuleren... (2/3)

• Kies het hulpmiddel dat jou past (laptop?) Als je de vergadering wilt opnemen, vraag daar dan toestemming voor.
• De beste plaats om te zitten is naast de voorzitter.
• Probeer niet alles te willen opschrijven! Let op hoofdzaken: gemaakte afspraken/besluiten, taakverdeling (actiepunten), belangrijke feiten, standpunten, argumenten en voorstellen.
• Vastleggen besluiten en actiepunten zijn het meest belangrijk. Noteer bij actiepunten altijd wie, wat en wanneer.

Als je moet notuleren... (3/3)

• Vraag om verduidelijking als je het niet begrijpt.
• Werk je notulen binnen 1 of 2 dagen na de vergadering uit. Zoek hiervoor een rustige plek.
• De vergaderagenda bepaalt de agendapunten in je notulen.
• Laat besluiten en actiepunten goed opvallen. Maak bijvoorbeeld een aparte besluitenlijst en actielijst.
• Als je klaar bent, probeer je verslag dan te lezen als iemand die niet bij de vergadering aanwezig was. Zou je het snappen?

De 'kop' van je notulen

En nu zelf aan de slag!

We gaan beginnen met een aantal oefeningen vanaf de website van Stichting Praktijkleren:

Omix / Opleiden - Thema's en vaardigheden / Werkoverleg / Verslaglegging / Opdracht 2, 3 en 4

Als we nog tijd hebben, gaan we daarna verder met 'Notuleren'.

Opdracht 2A

 Samenvatten van geschreven tekst

Lees eerst de Tips bij samenvatten.

Lees daarna Bijlage 1 (5 minuten).

Daarna maak je een samenvatting van

maximaal 100 woorden (10 minuten).

Opdracht 2B

Hoe goed luister jij?

Ik lees een tekst voor. Jullie moeten goed luisteren. Let op! Je mag geen aantekeningen maken.

Maak nu de vragen uit de bijlage Vragen bij gesproken tekst.

Vergelijk jullie antwoorden met elkaar.

Nu en morgen...

Morgenmiddag (5e/6e uur) gaan jullie verder met:

• opdracht 2C (Samenvatten van gesproken tekst) waarbij je een memo moet opstellen n.a.v. een voicemailbericht.
• opdracht 3A (Wat klopt hier niet?) waarbij  je de fouten uit een verslag moet halen.
• opdracht 3B (Verslag maken) waarbij je zelf een verslag maakt aan de hand van een videofilmpje.

Als je hiermee klaar bent, ga je rustig wat voor jezelf doen.