Les 7 - Bijsturen, borgen en overdragen

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Planning

Week 1 - Introductie en uitleg verbeteropdracht selecteren

Week 2 - Uitleg en oefenen doel opstellen en projectbrief invullen

Week 3 - Uitleg en oefenen met probleem analyseren

Week 4 - Uitleg oplossingen bedenken en selecteren

Week 5 - Uitleg actieplan maken en opstellen

Week 6 - Uitleg en oefenen effecten meten

Week 7 - Bijsturen, borgen en overdragen

Week 8 - Toets

Binnenkort gaat het team de verbeterde situatie overdragen aan de lijnorganisatie. Alle betrokken medewerkers moeten getraind worden. Om dit effectief en efficiënt te kunnen doen is een goede standaard nodig.

 

Standaarden zijn heel belangrijk. Met behulp van standaarden kunnen we handelingen die vaak herhaald moeten worden in de tijd beheerst laten verlopen. Standaarden zijn dan ook een onmisbaar hulpmiddel voor de invulling van “proces control”. Met standaarden kunnen we normen stellen, een uniforme werkwijze realiseren en monitoren of het proces volgens plan (standaard) verloopt.

 

Er zijn verschillende definities van het begrip standaard in omloop. Een standaard wordt hierin meestal eenzijdig bekeken. Om een KAIZEN-standaard goed te definiëren zijn feitelijk drie (!) definities nodig:

Standaard: een document, de officieel erkende schriftelijk vastgelegde beschrijving van het ideale voorbeeld

Standaard: een soort van meetlat waaraan iets moet voldoen om als kwaliteitsvol beschouwd te worden. Het is een soort van kwaliteitskader waaraan voldaan moet worden

Standaard: normaal, vanzelfsprekend

De functies van een KAIZEN-standaard worden met behulp van deze drie definities duidelijk:

Een beschrijving van de ideale werkwijze

Een norm waaraan het resultaat moet voldoen

Een afspraak waar elke betrokkene zich moet houden

Maak de standaarden zo visueel als mogelijk is. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden. Formuleer de handelingen scherp en bondig. Maak gebruik van de registraties en foto’s die gedurende de voorgaande stappen gemaakt zijn. Indien nodig kunnen aanvullende foto’s worden gemaakt.

Werk regel voor regel. Vermeld slechts één handeling per regel zodat de standaard begrijpelijk en overzichtelijk wordt. Noteer per regel een volgnummer, een omschrijving van wat gedaan moet worden, waarom dat moet gebeuren, hoe de handeling moet worden uitgevoerd en de visuele toelichting via een foto.

De verbeterde situatie moet geborgd worden. De borging van de werkwijze en het resultaat wordt afgerond via training van alle betrokkenen en overdracht aan de lijnorganisatie. Hierna zit de verbeteropdracht van het KAIZEN-team erop en kan hopelijk teruggekeken worden op een leerzame, inspirerende en succesvolle ervaring.Eerst kijken wij naar het trainen van de collega’s.

Trainen gebeurt, hoe kan het ook anders in een verbeterorganisatie, op een gestandaardiseerde wijze. Tijd is kostbaar en de kennis moet zo goed mogelijk overgedragen worden. Met andere woorden: trainingen moeten efficiënt en effectief worden uitgevoerd. Dit gaat het best via een standaard.

Er is pas sprake van procesbeheersing op het juiste niveau indien telkens hetzelfde resultaat wordt verkregen waarbij de verliezen minimaal zijn. Neem bijvoorbeeld een golfkartonmachine. De buitenste randen zijn niet recht en moeten afgesneden worden. Het onvermijdbare deel van het verlies is vastgesteld op 1%. Stel dat de uitgangssituatie voor het verbeterteam 4% totaalverlies is en dat zij het verbeterdoel op 1,5% maximaal hebben gesteld. Het proces verloopt dan beheerst als het verlies constant tussen de 1% en 1,5% ligt. Uitschieters of stabiele resultaten boven de 1,5% laten dan zien dat het proces niet (op het juiste niveau) beheerst wordt. 

 

De verbetering is pas gerealiseerd indien de doelwaarde elke keer wordt gerealiseerd. Om dit te bewaken en aan te tonen maakt het verbeterteam gebruik van een opvolgtabel en/of een grafiek. Hierin wordt het gemeten werkelijke resultaat op de team prestatie indicator (KPI, Kritische Prestatie Indicator) afgezet tegen de norm.