Les 1

• Marketing & Communicatie
• MBO
• Studiejaar 2

Welkom!

 
Dit jaar is hét jaar dat jij met je diploma Allround Assistant Business Support op zak de school kan verlaten. Het hóeft niet, de opleiding loopt door tot januari 2025

Les 1: Office

planning

je krijg 2 uur dit thema + 

1 uur voorraadbeheer/veiligheid per week

Lesdoelen

Aan het einde van de les 

1. kun je vertellen waar deze module over gaat
2. kun je beschrijven wat post en postverwerken is
3. kun je vertellen waar een circulatieformulier voor is én invullen
4. kun je de inkomende post registreren volgens de procedure 'post'.

Afspraken (studentenraad)

1. Je bent op tijd in de les, maximaal 10 minuten te laat. Als je later bent, stuur de themadocent (niet klasgenoot) een persoonlijk teamschat.
2. Als je er helemaal niet naar school kunt komen die dag, meld je dit bij de administratie en bij de thema docent in Teams.
3. Als je te laat bent en je mag het lokaal niet meer in, ga je werken in lokaal 2.27 (OLC). 
4. Je maakt opdrachten op tijd, en levert deze op tijd in, in teams. 
5. Je maakt de opdracht alléén; als je het samen maakt, staan beide namen op de opdracht, lever je beiden de opdracht in.

Afspraken (studentenraad)

6. Bij afwezigheid zorg je zelf voor aantekeningen van een ander, en je zoekt uit wat je moet doen via teams en/of klasgenoten.
7. Jas uit, pet/muts etc af
8. Alleen water drinken in het lokaal, niet eten.
9. Telefoons op stil en in je tas!
10. Je doet actief mee, hebt je licentie op orde, neem pen en papier mee je voor aantekeningen

Wat gaan we doen de aankomende weken?

week 1. Introductie, SPL licentie, KD, post verwerken, vakliteratuur 

week 2. Agendabeheer

week 3. Berichtjes voor intranet en internet maken

week 4. Verzamelen en verwerken van informatie

week 5. Excel gebruiken bij het verzamelen en verwerken van informatie

week 6. Vervolg agendabeheer met reistijd

week 7. Promotie activiteiten

week 8. Eindopdracht 1

week 9. Eindopdracht 2

Aan welke kerntaken gaan we werken deze 10 weken?

Allround Assistant Business Services

B1-K1-W2: Verzorgt zakelijke communicatie

B1-K1-W3: Verwerkt gegevens
P2-K1-W3: Organiseert planning en voorraadbeheer (agenda)
P2-K1-W4: Voert marketing en communicatie-werkzaamheden uit (promotie activiteiten)

Post registreren beginnen we mee

Aan welke kerntaken gaan we werken deze 10 weken?

Allround Assistant Business Support 

B1-K1-W1: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
B1-K2-W1: Beheert de agenda
B1-K3-W1: Voert promotie-activiteiten uit
B1-K5-W2: Verzamelt en verwerkt informatie

Post registreren beginnen we mee

Achtergrond info

AABS/BS is een mengeling van
Office Support

Marketing communicatie

Financiële opleiding

Deze module valt onder het eerste

www.stichtingpraktijkleren.nl

Hoe beschrijf jij 'post'?

1. Alles wat door de brievenbus binnen komt
2. E-mails, brieven
3. What's app berichten, faxen, pakketjes
4. Alle antwoorden zijn juist

Wat is het verwerken van post?

Inkomende post

1. Verwerk de ingekomen post in de applicatie Relatiebeheer van het virtuele kantoor.
   De instructievideo vind je op de volgende sheet
   
   
2. Het kenmerk moet altijd ingevuld worden. Als er geen kenmerk op de brief staat, gebruik je de postcode van de afzender.
3. Het onderwerp moet altijd ingevuld worden. Als er geen onderwerp of betreft aanwezig is, vul dan geen in.
   
4. De ingekomen post moet op de dag van binnenkomst geregistreerd zijn.
   
5. De ingekomen post moet na ontvangstdatum, binnen 7 kalenderdagen afgehandeld zijn. Dit betekent dat als er op bijvoorbeeld 7 februari post ontvangen is, deze uiterlijk op 14 februari afgehandeld moet zijn.
   
6. De velden met een zwart kader zijn de minimaal vereiste velden.
   
7. Vul daarnaast de overige velden die van toepassing zijn in.
   
8. Een aantal zaken hoeft niet geregistreerd te worden in het Relatiebeheer, namelijk: e-mails, ongeadresseerd drukwerk en bankafschriften. 

www.stichtingpraktijkleren.nl

www.stichtingpraktijkleren.nl

www.stichtingpraktijkleren.nl

Wat is een factuur?

Instructie Facturen

1. Volg de procedure voor inkomende post
   (volgende sheet)
   
   
2. Vul bij type post Overige in
3. Vul bij kenmerk het factuurnummer in
4. Vul bij Onderwerp factuur in

Uitgaande post

• Verwerk de uitgaande post in de applicatie Relatiebeheer van het virtuele kantoor.
• Een instructievideo staat op de volgende sheet
• De velden met een zwart kader zijn de minimaal vereiste velden.
• Vul daarnaast de overige velden die van toepassing zijn in.
  
• Het kenmerk moet altijd ingevuld worden. Zie procedure Correspondentie.
  
• Een aantal zaken hoeft niet geregistreerd te worden in het Relatiebeheer, namelijk: e-mails.
  
• Een mailing (bijvoorbeeld standaardbrief) registreer je eenmalig, niet per brief. 

www.stichtingpraktijkleren.nl

Vakliteratuur

Voor vakliteratuur geldt een afwijkende procedure.

Volg de procedure Vakliteratuur.

Let op: in de applicatie moeten gegevens nauwkeurig worden ingevoerd. Als er een spatie of een punt ontbreekt, dan zal het systeem het fout rekenen.

Registratie vakliteratuur

Registreer het vakblad in de applicatie Relatiebeheer in het virtueel kantoor.

Vul bij Type post Overige in.

Vul bij Datum poststuk zelf de datum van vandaag in.

Vul bij Kenmerk Vakliteratuur in.

Vul bij Onderwerp de naam van het vakblad in.

Vul bij Te behandelen voor de datum van vandaag in.

Vul bij Te behandelen door de abonnementhouder in.

Vul bij Datum afgehandeld de datum van vandaag in. 

Circulatieformulier

Vul het sjabloon Circulatieformulier vakliteratuur in (tabblad Sjablonen/ formulieren).

In het bestand Circulatieschema vakliteratuur staat aangegeven welke medewerkers welk vakblad willen lezen. Er staat ook hoelang ze dit in bezit mogen hebben. Daarna moet het naar de volgende medewerker gaan.

De dag waarop de medewerker het vakblad ontvangt, telt niet mee.

Voorbeeld: Je ontvangt het blad maandag en je mag het twee dagen houden. Dan geef je het aan het eind van de woensdag door aan de volgende op de lijst.

De dagen van het weekend tellen niet mee in de berekening.

De laatste medewerker retourneert het vakblad naar de abonnementhouder.

www.stichtingpraktijkleren.nl