Les 3 - Organiseer een evenement - F&B en Hospitality

Modules F&B Facilitaire Dienstverlening
1 / 20
next
Slide 1: Slide
Facilitair LeidinggevendeMBOStudiejaar 1,2

This lesson contains 20 slides, with text slides.

time-iconLesson duration is: 120 min

Items in this lesson

Modules F&B Facilitaire Dienstverlening

Slide 1 - Slide

Project F&B en Hospitality

Slide 2 - Slide

Opdracht 2: Het organiseren van een event

Slide 3 - Slide

Vervolg project F&B en Hospitality

  • Deadline opdracht 1 is geweest 
  • Nu gaan we verder met opdracht 2, het organiseren van een evenement
  • Dit is een groepsopdracht
  • Deadline is over 11 weken, dan moet het event hebben plaatsgevonden en is er nog tijd om de evaluatie achteraf te maken.
  • Hoe ziet de volledige opdracht eruit? Gebruik hiervoor de lesstof die aangeboden wordt
  • Met welke groepen gaan jullie werken? De docent maakt een groepsindeling

Lees alles eerst heel goed door voordat je een begin gaat maken met deze opdracht! 

Slide 4 - Slide

Event organising
  • Op jullie locatie (of extern) gaan we (met een groep) een evenement organiseren
  • Dit is een opdracht die je moet krijgen vanuit het bedrijf, hier moet je zelf achteraan
  • Neem hiervoor dus contact op met je opdrachtgever
  • We gaan het van A tot Z organiseren
  • Het event moet plaatsvinden binnen 11 weken, de exacte deadline krijg je van de docent
  • Hou de volgorde aan van het stappenplan en gebruik de informatie die je kunt vinden in de lesstof
  • Om alles in goede banen te leiden maar je eerst een taakverdeling, hiervoor gebruik je het excel bestand die je kunt downloaden bovenaan deze pagina

Slide 5 - Slide

Indeling opdracht
Opdracht 2 - het plannen, organiseren en houden van een evenement binnen de eigen leeromgeving:

2A: Achterhalen en inventariseren van de wensen
2B: Voorstel voor het evenement
2C: Plan van aanpak en benodigdheden
2D: Guest Journey, moodboard & draaiboek
2E: Plan voor inrichting & uitvoering
2F: Reflectie
2G: Verantwoording individuele inzet

Slide 6 - Slide

Welke losse onderdelen?
In deze opdracht zitten verschillende onderdelen die jullie moeten maken. Denk hierbij aan:
  • Logboek met een inventarisatie wensen
  • Voorstel voor het event met prijsopgave
  • Plan van aanpak (inclusief budget)
  • Reserveringen en bestellijsten
  • Promotieplan & Guest journey map
  • Draaiboek
  • Moodboard (en uitnodiging)
  • Plan voor inrichting
  • Evaluatie (tussentijdse- en eindevaluatie)
Download de taakverdeling boven aan deze pagina om alles samen te verdelen

Slide 7 - Slide

En hoe doe je dat?

Slide 8 - Slide

  1. Formuleer het idee​
  2. Onderzoek de haalbaarheid​
  3. Organiseer het team​
  4. Promoot het event​
  5. Bereid de uitvoering voor​
  6. Stel een draaiboek op​
  7. Voer het event uit​
  8. Handel het event af (evaluatie)
Een event organiseren - versimpeld stappenplan:

Slide 9 - Slide

Hoe beginnen we?
  • Brainstormen over verschillende events met je groep
  • Mail maken voor opdrachtgever (check deze goed op professionaliteit en spelling) -> met de volledige opdracht en de ideeën die jullie al hebben
  • Doe al eventuele voorstellen van events die je samen met je groep kunt bedenken
  • Beschrijf hoe je het aan wil gaan pakken, wat je nodig hebt, wat je moet doen voor de opdracht
  • Deze vandaag versturen met mij in de CC
  • Doe hierin ook voorstellen voor een (fysieke) afspraak met de opdrachtgever
  • Van deze afspraak maak je notulen, deze verwerk je in de opdracht en is onderdeel van je logboek

Slide 10 - Slide

Begin plan van aanpak
In de mail naar de opdrachtgever:

  • Aanleiding opdracht
  • Doel van de opdracht
  • Deadline van de opdracht
  • Voorwaarden/eisen opdracht
  • Wat nog nodig om opdracht succesvol te maken
  • Voorstellen voor event

Slide 11 - Slide

Hoe gaan we daarna verder?
  • Maak een goede rol- en taakverdeling (gebruik excel bestand bovenaan deze pagina)
  • Pak zaken op die nog open staan
  • Ga stap voor stap te werk, mis geen onderdelen
  • Blijf communiceren met de opdrachtgever (en leg deze communicatie vast)
  • Zorg voor duidelijke afspraken
  • Regel prijsopgaven, bewaak je budget
  • Maak onderdelen af en deel ze met elkaar
  • Update constant je eigen portfolio
  • Organiseer het event!
  • En vergeet niet te evalueren, zowel tussentijds als na het event

Slide 12 - Slide

Dus samenvattend:
  1. Brainstormen
  2. Opdrachtgever mailen
  3. Taakverdeling maken
  4. Afspraak maken met opdrachtgever & communicatieplan
  5. Event en budget vastleggen 
  6. Invulling voor event bedenken, promotieplan
  7. Budget bewaken, alles bestellen en regelen
  8. Uitnodigingen maken, moodboard & guest journey
  9. Personeelsrooster, plan voor inrichting, draaiboek
  10. Event uitvoeren
  11. Evaluatie




Slide 13 - Slide

Voor vragen kun je uiteraard terecht bij je docent of op de werkvloer

Slide 14 - Slide

Slide 15 - Slide

Slide 16 - Slide

En hoe doe je dat?

Slide 17 - Slide

Slide 18 - Slide

Slide 19 - Slide

Opdracht 2: Het organiseren van een event

Slide 20 - Slide