Debriefing hoe en wat

• Mediawijsheid
• HBO
• Studiejaar 2

Debriefing 

Een van de belangrijke aspecten van accountmanagement is het praten over de observaties met klanten achteraf - wat goed werkte, wat niet, evenals "ah-ha" -momenten die levendige discussies en uiteindelijk innovatie genereren. 

Wat is een briefing

1. Een heldere instructie
2. Een lijst met eisen en voorwaarden
3. Een budget indicatie
4. Een beknopte uitleg

Wat is dan een debriefing

Wanneer de briefing

Idealiter zouden discussies over de opdracht gedurende het hele project moeten plaatsvinden. Het is echter nuttig om wat tijd vrij te maken om te praten over de thema's die naar voren zijn gekomen tijdens het initiatie proces, maar vóór de  uiteindelijke executie van het belevings moment.

Waarom

Debriefings stellen het kernteam in staat om consensus te bereiken over wat er in account sessies is gehoord en waargenomen. Maar voornamelijk om achteraf problemen te voorkomen.

Noem eens wat voordelen van een debriefing

Voordelen

1. Teamgenoten pikken vaak relevante inzichten op die de geschreven projectleider  of creatief misschien mist in de opdrachtomschrijving.
2. Het bespreken van de bevindingen in hun ruwe vorm kan helpen bij het begeleiden van de eindrapportage.
3. Het beperkt de reikwijdte van de opdracht.
4. Het bedenken van een "quick and dirty" lijst met resultaten stelt het projectteam in staat om verder te gaan en te beginnen met het oplossen van bekende problemen

Hoe zou je de debriefing stapsgewijs aanpakken?
Denk vooraf, tijdens en achteraf de vergadering.

Stap 1: Neem de debriefing vergadering met de klant op in je projecttijdlijn

Ik raad aan om tussen de 60 minuten en twee uur te plannen om je klant uit te horen naar aanleiding van de initiele briefing (geschreven en besproken vergadering). Sommige teams waarderen de mogelijkheid om direct na de briefing een oplossingsgesprek te hebben (met of zonder het team); vraag zeker of ze dit willen doen.

Stap 2: Nodig de juiste mensen uit... en voeg een agenda toe

Voeg een korte agenda toe met het doel van de debriefingsvergadering - om vast te leggen wat je tijdens de briefing hebt gezien en gehoord. Zorg ervoor dat je de genodigden laat weten dat hoewel iedereen welkom is om bij te wonen en te luisteren, de discussie beperkt is door de accountmanager en de klant.

Stap 3: Roep vooraf de hulp in van waarnemers

Moedig aan om aantekeningen te maken.

Het is gemakkelijk dat klanten afgeleid worden door ander werk terwijl ze zouden moeten kijken naar hun eigen opdracht.

Stap 4: Bereid onderzoeksnotities van tevoren voor, indien mogelijk

 Soms maak ik van tevoren een document waarin ik schets wat werkt of wat niet werkt uit de briefing en breng dat naar de debriefing, vooral als we maar een uur hebben en we veel bevindingen moeten behandelen. 

Andere keren belicht ik belangrijke bevindingen in mijn notities en breng die mee.

Stap 5: Leid de vergadering met precisie

Het is belangrijk om de vergadering eng gericht te houden op het doel: herhaal dat het doel van de vergadering is om zoveel mogelijk bevindingen uit de briefingsessies vast te legge

Stap 6: Bevindingen efficiënt vastleggen

Als sommige bevindingen voorafgaand aan de vergadering niet zijn gedocumenteerd, moedig de klant aan om eerst te spreken door simpelweg te vragen: "Wat zijn enkele van de dingen die u tijdens onze briefingsessies hebt gezien en gehoord?" Blijf zoeken naar meer bevindingen. Markeer belangrijke bruikbaarheidsproblemen of andere belangrijke bevindingen.

Stap 7: Geef de klant meteen een waardevolle hand out van de debriefing mee.

Laat een paar minuten in de vergadering om de klant / teamleden te bedanken voor hun deelname en te praten over de volgende stappen. Noteer welke bevindingen bijzonder interessant of inzichtelijk leken en behandel die items in het eindrapport. Bied aan om de klant/het team een opgeschoonde versie van de ruwe notities van de vergadering te geven, naast het formele rapport. Deze mail ik dezelfde dag of uiterlijk de volgende dag.