Les 1: Mappenstructuur en archiveren van gegevens

• ABS
• MBO
• Studiejaar 1

ABS

Wat leer je o.a. bij het vak ABS

Heel veel m.b.t. administratieve en secretariële werkzaamheden

Hoe ga ik te werk...

1. Ik start de les altijd eerst met een terugblik naar de vorige les.
2. Daarna laat ik de lesdoelen voor de les zien.
3. Er volgt een instructie over de les.
4. Jullie verwerken eventueel opdrachten.
5. Aan het einde van de les laat ik de lesdoelen nogmaals zien om te beoordelen of deze behaald zijn.
6. Ik sluit de les af met een korte samenvatting en soms een opdracht voor in de WOB uren. 

Lesdoelen:

De student kan:

• aan de hand van een video toelichten hoe je een mappen structuur maakt.
• een eigen mappenstructuur ontwikkelen.
• uitleggen wat de verschillen begrippen rondom archiveren betekenen.
• De student heeft vaardigheden ontwikkeld om goed te kunnen archiveren

Mappenstructuur

Wie weet wat een mappenstructuur of
digitaal archief is?

Wat kan je allemaal met een goede mappenstructuur?

Mappenstructuur

Wat is het belang van digitaal opslaan?

Hoe maak je een mappenstructuur

Bekijk het filmpje

https://www.stichtingpraktijkleren.nl/fileadmin/portal/am/leef_je_uit/Bibliotheek/Filmpjes/mappenstructuur2.mp4

Wat weet je nu?

Opdracht 1

Maak een mappenstructuur voor het vak ABS

1. Ga naar de verkenner en open de map OneDrive - ROC Gilde Opleidingen
2. Maak een (hoofd) map met de naam ABS
3. Open de map en maak 2 sub mappen met de naam ABS Basis en ABS gevorderd.

5 min.

Als het goed is heb je nu dit in je laptop staan

Vervolg opdracht 1

Open de map ABS Basis

Maak hierin de volgende mappen aan

10 min.

H

B

Vervolg opdracht 1

Open de map ABS Gevorderd

Maak hierin de volgende mappen aan.

Let op er zit een extra submap in!!

10 min.

Volgende les controleer ik bij iedereen of het gelukt is.

Hoe ziet de mappenstructuur voor elke student voor het vak ABS nu uit!

Opdracht 2

Maak nu voor elk vak dat je hebt een aparte (hoofd) map aan.

 

Hoofdmappen

Je hebt geleerd hoe je de map ABS maakt met daarbij submappen.

Je maakt nu voor elk vak een hoofdmap aan, dus voor:

• Rekenen
• Engels
• Nederlands
• Burgerschap
• LOB
• Penned
• ICT
• Retail
• Logistiek

De submappen maak je als dit nodig is.

10 min.

Workshop Archiveren

Lesdoelen:

De student kan:

•  uitleggen wat archiveren is. 
• het belang van archiveren omschrijven.
• verschillende documenten herkennen.
• weet wat er wel en niet bewaard moet worden in het archief.

Wat is archiveren?

• Het op een dusdanige manier bewaren van gegevens dat ze altijd kunnen worden teruggevonden.  
• Volgens bepaalde regels opbergen in een archief Voorbeelden: Je administratie of e-mails archiveren
• Een chique naam voor het opslaan van gegevens. Aan een bestand wordt een naam gegeven en er wordt een map aangewezen waarin het bestand wordt opgeslagen.

Als je je spullen opruimt en je huiswerk noteert in je agenda, ben je eigenlijk al aan het archiveren en aan het ordenen. Als je twee weken niet je kamer opruimt, dan kun niets terugvinden en heb je ook helemaal geen zin meer om alles op te ruimen. Het is dan rommelig in je omgeving maar ook in je hoofd. DUS AAN DE SLAG!

Waarom is archiveren belangrijk?

Toegankelijkheid

Door informatie en documenten te archiveren, kunnen ze op een georganiseerde manier worden opgeslagen en gemakkelijk worden teruggevonden wanneer ze nodig zijn. Dit helpt bij het besparen van tijd en moeite bij het zoeken naar specifieke informatie.

Wettelijke verplichting

In veel sectoren en organisaties zijn er wettelijke verplichtingen voor het bewaren van bepaalde documenten gedurende een bepaalde periode. Door te archiveren, kunnen organisaties voldoen aan deze wettelijke vereisten en mogelijke juridische gevolgen vermijden.

Kennisbehoud

Archiveren is essentieel voor het behoud van kennis en het cultureel erfgoed. Door belangrijke documenten en informatie te bewaren, kunnen organisaties en samenlevingen putten uit eerdere ervaringen, lessen leren en historische gegevens raadplegen.

Kortom:

Het draagt bij aan efficiëntie, effectiviteit en een goede werking van organisaties en helpt bij het behouden van waardevolle informatie voor de toekomst.

Toegankelijkheid: Door informatie en documenten te archiveren, kunnen ze op een georganiseerde manier worden opgeslagen en gemakkelijk worden teruggevonden wanneer ze nodig zijn. Dit helpt bij het besparen van tijd en moeite bij het zoeken naar specifieke informatie.

Wat archiveer je?

Documenten die in een archief terecht kunnen komen zijn:

Documenten die in een archief terecht kunnen komen zijn:

· inkomende poststukken

· uitgaande poststukken

· interne en externe poststukken

Welke vaardigheden heb je nodig om te kunnen archiveren?

b

Orde houden

Bij archiveren is het belangrijk om dingen netjes te houden. Je moet documenten en informatie op een logische manier kunnen organiseren, zodat je ze gemakkelijk kunt vinden als je ze nodig hebt.

Goed kijken

Het is handig om goed te kunnen kijken en informatie te begrijpen. Zo kun je beoordelen welke documenten bewaard moeten blijven en welke weg kunnen. Ook helpt het om documenten te herkennen die kunnen helpen bij het ordenen.

Computergebruik

Hoewel niet alle archiveringssystemen ingewikkeld zijn, kan het handig zijn om iets te weten over computers en techniek. Als je begrijpt hoe digitale archiveringssystemen werken en met de juiste software en hulpmiddelen kunt werken, wordt het archiveringsproces makkelijker.

Netjes werken

Archiveren vereist precies werken en oog voor detail. Je moet ervoor zorgen dat documenten correct worden herkend, in de juiste categorie en geordend worden opgeborgen. Kleine fouten kunnen later problemen geven bij het terugvinden van informatie.

Regels kennen

Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de regels en wetten die gelden voor het bewaren en weggooien van documenten. Zo zorg je ervoor dat het archiveringsproces altijd volgens de regels gaat.

Hoe gaat dit in een bedrijf?

• Welke documenten komen bij een bedrijf binnen die je moet archiveren?
• Welke documenten verstuurd een bedrijf?
• Welke documenten versturen medewerkers naar elkaar?

Elke dag komen er folders, offertes, reclamemateriaal, facturen, offertes, uitnodigingen, bedankjes, enzovoort binnen. (externe inkomende post)

Een bedrijf verstuurd veel post naar klanten en andere bedrijven. Dit noem je uitgaande post. Dit zijn brieven, rekeningen, offertes.

Medewerkers sturen elkaar brieven, mailtjes, vergaderverslagen rapporten enzovoort. (Interne post)

Opdracht 3 archiveren

Beantwoord onderstaande vragen in 2-tallen.

1. Wat is archiveren?
2. Waarom moet je archiveren?
3. Wat moet je archiveren?
4. Wat is beter, digitaal of op papier archiveren?
5. Welke vaardigheden heb je nodig om goed te kunnen archiveren en waarom?

10 min.

Opdracht 4: Werkstuk

Werk de theorie uit in een Word document. Deze aantekeningen kun je gebruiken voor de voorbereiding op de toets en je stage.

Dit doe je na elke les en moet je aan het einde van Post verwerken inleveren via It's learning

Voorbeeld

Dit zou er als volgt uit kunnen gaan zien:

• Titelpagina
• Inhoudsopgave en paginanummering
• Samenvatting theorie
• Uitgewerkte opdrachten
• Reflectie

Reflectie

Bekijk het filmpje:

https://www.youtube.com/watch?v=lZxvMrGNyzk

Vragen die je aan jezelf stelt zouden kunnen zijn:

• Hoe was de les?
• Wat heb je vandaag geleerd over postverwerking?
• Lijkt het je een leuk onderdeel van jouw functie? Leg uit waarom wel/niet?

Verzin zelf nog minimaal 2 vragen!!

Samenvatting theorie

Maak een korte samenvatting van de theorie, in jouw eigen woorden. 

Titelpagina

- Voorblad (jouw naam, klas, leerjaar en periode) met afbeelding met betrekking tot het onderwerp Post verwerken 

Inhoudsopgave en paginanummering

https://www.youtube.com/watch?v=gtt6eUzC-do

https://www.youtube.com/watch?v=l_znyLxaxdU

WOB opdracht

Maak de opdrachten uit deze les af in de WOB-uren (werken onder begeleiding).

Volgende les bespreken we ze! 

Lesdoelen:

De student kan:

• aan de hand van een video toelichten hoe je een mappen structuur maakt.
• een eigen mappenstructuur ontwikkelen.
• uitleggen wat de verschillen begrippen rondom archiveren betekenen.
• De student heeft vaardigheden ontwikkeld om goed te kunnen archiveren

Einde les 1