Les 2 Zakelijke communicatie: e-mail

Terugblik

Wat weet je nog van de les zakelijke communicatie van vorige week?
1 / 42
next
Slide 1: Slide
Zakelijke communicatieMBOStudiejaar 1

This lesson contains 42 slides, with interactive quizzes, text slides and 1 video.

time-iconLesson duration is: 60 min

Items in this lesson

Terugblik

Wat weet je nog van de les zakelijke communicatie van vorige week?

Slide 1 - Slide

Wat weet je over een
zakelijk e-mail schrijven?

Slide 2 - Mind map

Terugblik
-Activering licentie

- Formeel en informeel taalgebruik

- Werken met Gemba

Slide 3 - Slide

Terugblik

-E-mails doorsturen

- Interne e-mails schrijven

Nog vragen?

Slide 4 - Slide

E-mail 

VANDAAG 

externe e-mails beantwoorden 
 en e-mails archiveren

Slide 5 - Slide

Leervragen over zakelijke e-mails


  1. Hoe beantwoord ik  een externe zakelijke e-mail op een correcte manier?
  2. Hoe archiveer ik inkomende e-mails?





Slide 6 - Slide

E-mail 1 en E-mail 2
Het lesmateriaal staat op www.stichtingpraktijkleren.nl
Log in op deze site.

Ga op de startpagina naar: Zakelijke communicatie

Ga naar: E-mail 1 
en E-mail 2

Slide 7 - Slide

Situatie

De opdrachten hebben betrekking op Sportschool Leef je uit in Den Haag. Jij bent daar medewerker bij de receptie.

De sportschool heeft sportleraren, personal trainers en fitnesstrainers in dienst, maar ook een diëtiste, masseuse en fysiotherapeut

Slide 8 - Slide

Leef je uit

Als medewerker van Leef je uit is het van belang dat je 
je collega's kent 
en 
weet naar wie je welke e-mail doorstuurt.

Slide 9 - Slide

Collega's Leef je uit

Eigenaar: Alex Rombout
Bedrijfsleidster: Isabel de Canne
Baliemedewerkster: Nicole Lambooy
Fysiotherapeut: Joachim Vermeulen
Diëtiste: Sheila Demirel
Masseur: Annabel ter Braak
Personal trainer: Nancy van Schijndel

.
E-mails met facturen en betalingsherinneringen gaan naar Alex Rombout.
E-mails met offertes gaan naar Isabel de Canne.
E-mails met sollicitaties gaan naar Isabel de Canne.
E-mails met opzeggingen gaan naar Nicole Lambooy.
Overige e-mails gaan naar Alex Rombout. 






Slide 10 - Slide

Naar wie stuur je welke e-mail door?

Als in de e-mail staat voor wie de e-mail is, stuur je deze door naar die persoon.

E-mails met facturen en betalingsherinneringen gaan naar Alex Rombout.
E-mails met offertes gaan naar Isabel de Canne.
E-mails met sollicitaties gaan naar Isabel de Canne.
E-mails met opzeggingen gaan naar Nicole Lambooy.
Overige e-mails gaan naar Alex Rombout. 




Slide 11 - Slide

Externe mails beantwoorden

Slide 12 - Slide

Externe mails
Externe mails zijn e-mails die van buiten de sportschool binnenkomen. 

Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
- leden/klanten
- leveranciers


Slide 13 - Slide

Slide 14 - Slide

De kop van een e-mail
De kop van een e-mail bestaat uit:

Aan: e-mail van de ontvanger(s)
Van: jouw e-mailadres
CC
BCC
Onderwerp: korte aanduiding van de inhoud 

Slide 15 - Slide

CC
CC Carbon copy en betekent ‘kopie’.

• Bij ‘CC’ noteer je de e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar aan wie de e-mail niet persoonlijk is gericht. Zij krijgen een kopie. Ze hoeven niet te reageren op de
inhoud.

• De ontvangers kunnen wél naar alle vermelde adressen antwoorden.

Slide 16 - Slide

BCC
BCC Blind carbon copy en betekent ‘blinde kopie’.

• Bij ‘BCC’ noteer je e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar waarvan andere ontvangers het e-mailadres niet kunnen zien.

• Als de ontvanger een antwoord wil sturen, dan krijgt alleen de verzender dat bericht

Slide 17 - Slide

BCC

• Je gebruikt ‘BCC’ als je een e-mail stuurt naar personen 
   die elkaar niet kennen. 
   Bij Aan noteer je dan je eigen e-mailadres. 

Slide 18 - Slide

AVG
DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)
  • Bij het versturen van e-mails moet je rekening houden met de AVG. 
  • Volgens de AVG mag je een e-mailadres niet ongevraagd delen met anderen zonder dat daar toestemming voor is gegeven.
  • Daarom is BCC een handig middel in dit geval.

Slide 19 - Slide

Onderwerpregel
Verstuur nooit een e-mail zonder de onderwerpregel 
in te vullen.
De lezer kijkt altijd eerst naar de afzender en dan 
naar het onderwerp. 
Zorg ervoor dat het duidelijk is waarover 
de e-mail gaat.

Slide 20 - Slide

Vul jij de onderwerpregel altijd in in een mail?
JA
Nee

Slide 21 - Poll

Je oma is jarig en geeft een feest op een schooldag. Je moet daarvoor vrij vragen bij de OM-er. Wat zet je bij Onderwerp?

Slide 22 - Mind map

Tips voor het invullen van Onderwerp
1. Geef een goed en eerlijk beeld van de inhoud van de e-mail.
2. Gebruik niet alleen woorden als ‘informatie’, ‘verzoek’, ‘bevestiging’.
Vermeld ook het onderwerp, zodat duidelijk is waarover de informatie, het verzoek of de bevestiging gaat. Bijvoorbeeld: 
a. Vraag over vakantiedagen
b. Bevestiging aanmelding cursus EHBO

Slide 23 - Slide

Bijlage(n)
  • Bijlage wil zeggen dat je een tekst, een document of een bestand met de e-mail mee verstuurt. 
  • De informatie in de bijlage hoef je dan niet in de bijlage te zetten.
  • Het is wel gebruikelijk dat je in de tekst van de mail naar de bijlage verwijst.

Slide 24 - Slide

Bijlage(n)

Je kunt op verschillende manieren de bijlage aan de mail toevoegen.

In het volgende filmpje wordt dat uitgelegd.

(Het filmpje staat ook bij opdracht 5 van e-mail 2)

Slide 25 - Slide

Slide 26 - Video

Externe mails


De inhoud en de toon van de mail zijn zakelijk.
Schrijf formeel en vriendelijk

Slide 27 - Slide

Wel of niet beantwoorden?

Sommige e-mails van externen moet je zelf beantwoorden. 
Bij voorbeeld bij Leef je uit zijn dat vragen over prijzen of openingstijden van Leef je Uit. 

Externe e-mails over andere onderwerpen stuur je door naar je collega's.

Slide 28 - Slide

Formele mail
In een formele mail gebruik je altijd u (en uw).
Nooit jij of jullie

De aanhef is:
Geachte heer Yilmaz,
- Geachte mevrouw Van der Berg, 
In de aanhef staat geen voornaam of voorletter!

Slide 29 - Slide

Inhoud
 

1e zin: Verwijs naar de e-mail die je ontvangen hebt . 
2e zin: Geef antwoord op de vraag (je kunt hierbij de vraag eerst herhalen).
3e zin: Schrijf een vriendelijke afsluitende zin.





Slide 30 - Slide

Afsluiting 

Gebruik een formele afsluiting:
  
Met vriendelijke groet,
Naam van het bedrijf 

Je voornaam of voorletter en achternaam

Slide 31 - Slide

Tips voor het schrijven van een externe mail
Schrijf formeel en vriendelijk.
Houd het kort en duidelijk, maar zorg ervoor dat de informatie volledig en juist is. 

Laat overbodige informatie achterwege.
Als je een bijlage meestuurt, noem dat dan in de mail.

Slide 32 - Slide

Archiveren van e-mails

Slide 33 - Slide

Archiveren van e-mails
E-mails komen binnen in Outlook in het Postvak-In

Om je postvak overzichtelijk te houden archiveer je de e-mails.
Dat wil zeggen dat je ze opbergt in de juiste map nadat je de mail beantwoord hebt of doorgestuurd hebt.
Het voordeel is ook dat mails over het zelfde onderwerp bij elkaar staan.

Slide 34 - Slide

Voorbeeld Leef je Uit

Slide 35 - Slide

Voorbeeld Leef je Uit

Slide 36 - Slide

Heb jij mappen gemaakt in je Alfa-mail om de ingekomen mails te ordenen?
Ja
Nee

Slide 37 - Poll

Welke mappen gebruik je in je Alfa-mail?

Slide 38 - Open question

Aan de slag
Log in op de website van Stichting Praktijkleren
Ga naar: Leermiddelen --> Modules Basisdeel
 --> Zakelijke communicatie

Slide 39 - Slide

GA naar de module: Zakelijk communicatie
Maak: Opdracht 3, 4, 5 en 7 van E-mail 1
Maak: Opdracht 2, 3, 4, 5 en 7 van E-mail 2

Slide 40 - Slide

           Toelichting Opdracht 7 E-mail 2

Je moet een mail schrijven aan kinderen die mee mogen doen aan de audities voor een nieuwe musical die in de Efteling wordt opgevoerd. 
Hoe zit het dan met formeel/informeel?
Gebruik je jij of u?
Wat zet je bij de aanhef? Geachte...?

Slide 41 - Slide

Afsluiting

Sla opdrachten op in je portfolio
Maak de leervragen en 
sla de antwoorden op in je portfolio.

Slide 42 - Slide