Zilliz Rapporteren

• Communicatie
• HBO
• Studiejaar 4

Waarom rapporteren?

Goede rapportage is super belangrijk om 

deelnemers effectief te kunnen helpen en hoort bij je vak.

Daarnaast:

Daarnaast dient je rapportage ook om je te kunnen verantwoorden naar:

- Ouders

- De cliënt zelf

- Je leidinggevende

- Bij een eventuele klacht

DUS:

Wat heb je gedaan als hulpverlener, hoe heb je het gedaan en waarom heb je het gedaan?

Duidelijk?

Laten we beginnen!

Allereerst:

Wat is het belangrijkste als je rapporteert?

(Tip: "pietje was Vandaag wat gesmurkt en daarna ook beneden; vandaagnie Lunch. gistere ook gegeten")

Antwoord

Dat het voor anderen begrijpelijk is. 

Anders kun je het net zo goed niet opschrijven.

Maar hoe doe je dat?

1. Korte zinnen gebruiken

 2. Hoofdletters, punten en komma's toepassen 

3. Actief schrijven ipv passief 

Uit onderzoek is gebleken dat:

 ...de ideale zin maximaal 20 woorden bevat.

Komma's:

Maken een tekst beter leesbaar, doordat ze structuur  aanbrengen in een tekst.

Komma's redden levens!!

TIP

Als je niet weet waar de komma moet komen, lees de zin dan hardop voor. Meestal hoor je vanzelf waar de komma moet komen!

Bijvoorbeeld: "Telkens als ik een saaie lange training krijg verveel ik me helemaal kapot."

Waar vallen de pauzes in deze zin? Plaats daar de komma's!

Actief

"Cliënt en begeleider proberen het signaleringsplan samen in te vullen. Later kijken we of de cliënt het kan toepassen."

SAMENGEVAT

1. Vermijd lange zinnen

2. Schrijf actief (vermijd 'woorden')

3. Gebruik hoofdletters, punten en komma's

En nu over inhoud!

1. Hoofdzaken vs bijzaken 

2. Vaag vs concreet

3. Feiten vs mening 

1. Hoofdzaken vs bijzaken

Bekijk dit stukje rapportage:

“Je bent begonnen met bloemen na te tekenen en na de pauze heb je een rondje gelopen. Het was koud daarom gingen we snel weer naar binnen. Daarna hebben we appelkoekjes gebakken. Ook heb je nog even met de hond geknuffeld en een spelletje Katan meegedaan.”

Details

Het stukje beschrijft gedetailleerd alle activiteiten van die dag, maar is verder niet erg inhoudelijk. Deze opsomming is alleen interessant als de cliënt normaal nooit tekent of koekjes bakt, allergisch is voor honden en  nooit mee gaat wandelen. Kortom: het zijn bijzaken, geen hoofdzaken.

Vergelijk:

 "Activiteiten: tekenen, rondje lopen, koken, gezelschapsspel. 

Het viel vandaag op dat je met de hond knuffelde, want twee weken geleden durfde je dat nog niet. Tijdens het spelletje Katan wat je met een andere deelnemer  deed, gaf je goed je grenzen aan. Toen begeleiding je daarvoor complimenteerde, reageerde je met een glimlach."

Analyse:

1. Stukje 2 laat een ontwikkeling zien bij deze jongere (eerst wel bang voor de hond, nu niet meer)

2. Het illustreert sociale interactie (de jongere gaf goed zijn grenzen aan)

3. Het laat zien hoe begeleiding een pedagogische interventie doet (complimenteren)

4. Het laat zien dat de jongere blij op een compliment reageert

Wél op rapporteren:

- Rapporteer op doelen

- Rapporteer opvallendheden 

- Beschrijf iemands gedrag, emoties en stemming

- Beschrijf (opvallende) sociale interacties

Analyse:

1. Medewerker observeert cliënt & rapporteert haar indruk: "Je kwam neerslachtig over"

2. Ze noteert de observaties waarop ze dit baseert "Je lag met je hoofd op tafel en was stil"

3. Interventie: medewerker gaat met cliënt in gesprek, die vertelt wat er aan de hand is

4. Cliënt gebruikt zijn signaleringsplan (dit is ook zijn cliëntdoel)

5. Cliënt lijkt op te knappen, doet capuchon af, kletst met medewerker

Dit is een voorbeeld van methodisch werken (mbv een signaleringsplan) & correct rapporteren op een doel

Andere dingen waar je op rapporteert:

Ongewone opmerkingen - naleving van regels en structuur - plotselinge gedragsveranderingen (bijv. teruggetrokken of heel aanwezig) - terugkerende thema's in spel of gesprek - contact met leeftijdsgenoten (speelt (niet) samen, conflicten, leiderschapsrol) - Interactie met volwassenen (vertrouwen, grenzen, autoriteit) - Eetpatroon - lichamelijke klachten (buikpijn, hoofdpijn) - uiterlijke verzorging (stinkt, vieze kleding)

Ander voorbeeld:

1. De medewerker observeert de cliënt en ziet dat die moe oogt;

2. De medewerker koppelt dit terug aan de cliënt;

3. Cliënt geeft aan dat ze idd slecht geslapen heeft;

4. Medewerker rapporteert dit bij het relevante doel in Zilliz (draagkracht/draaglast) .

Dit is een voorbeeld van gericht observeren, uitvragen en rapporteren

2. Vaag vs concreet

Bekijk deze stukjes rapportage:

"Je zat er lekker in vandaag!"

"Het ging vandaag mwah."

Wat is daar mis mee?

De omschrijvingen 'het ging mwah' en 'je zat er lekker in'  zijn niet concreet genoeg. Het maakt niet duidelijk wat je bedoelt en wat er op die dag gebeurde. Beschrijf daarom altijd letterlijk wat je waarneemt. Bijvoorbeeld:

CONCREET

"Toen je binnenkwam zei je dat je goed geslapen had. Je maakte de rest van de dag een blije indruk, want begeleiding zag je vaak lachen. Later bevestigde je dat je het een leuke dag vond, vooral omdat de hond er was en je beste vriendin."

3. Objectief vs subjectief

Lees deze zin:

"Je gedroeg je achterlijk, je liep je af te reageren op iedereen."

Feiten vs meningen

Objectief zijn de feiten: een cliënt hield zich niet aan de regels. Subjectief is een interpretatie van deze feiten, of een mening daarover. Bijvoorbeeld: "Je gedroeg je achterlijk / je was je af aan het afreageren omdat je boos was" 

INTERPRETATIES

 Wat is er mis met interpretaties? 

Antwoord: je kan niet in het hoofd van een cliënt kijken. Beschrijf daarom op een neutrale manier alléén het gedrag wat je aan de buitenkant ziet. Vermijd woorden waaruit jouw mening blijkt.

Objectief:

"Je hield je vandaag niet aan een aantal regels (je wilde bijv. je telefoon niet wegleggen). Ook sprak je andere deelnemers niet bij hun gewone naam aan, waardoor het leek alsof je hen uit wilde dagen. We hebben later  samen besproken wat er aan de hand was. Je gaf aan dat je slecht geslapen had."

TIP: Gebruik citaten

In plaats van: "Pietje liep Jantje vandaag te klieren," kun je ook citaten gebruiken. 

Citaat

"Pietje zei vandaag tegen Jantje: 'Je bent slecht in gamen,' en 'Je moeder is lelijk.' " 

Dit is concreter dan 'klieren'. Je laat de interpretatie bij de lezer.

MAAR

Je mag hier wél een interpretatie aan toevoegen:

"Met opmerkingen als 'je moeder is lelijk' en 'je kan niet gamen', leek Pietje vandaag Jantje te willen uitdagen."

Samen

Als je samen met je cliënt of collega rapporteert,

kun je informeren bij de cliënt hoe die het zélf ziet:

"Desgevraagd geef je aan dat je Jantje niet wilde uitdagen, maar dat je alleen maar grappig wilde zijn."

Dus:

Als je gedrag objectief en feitelijk beschrijft, mag je daar in sommige gevallen best een interpretatie aan toevoegen. Zolang het maar duidelijk is dat het om jouw interpretatie gaat.

HOE?

Je scheidt observatie en interpretatie van elkaar:

1. Observaties: Pietje speelde Katan, Pietje lachte vaak tijdens het spel

2. Interpretatie: Pietje vindt Katan erg leuk

WORDT:

"Pietje lachte vaak tijdens het spelletje Katan. Het lijkt alsof hij erg van Katan geniet."

Signaalwoorden

Door signaalwoorden als 'mogelijk', 'wekte de indruk', 'kwam ... over' en 'lijkt' maak je duidelijk dat het jouw interpretaties zijn. Interpretaties kunnen soms diepere inzichten geven, die puur uit feiten niet blijken. Het is jouw professionele inzicht.

Samenvatting

- Wees concreet, beschrijf de feiten die je waarneemt

- Vermijd jouw eigen mening, wees objectief

- Rapporteer op doelen en ontwikkeling, niet enkel op activiteiten.

Allerlaatste tip:

Lees ALTIJD je rapportage even terug! 

Doe alsof je buitenstaander bent die nog nooit hier is geweest. Snap je dan nog steeds wat er staat?