Les 1 Financieel thema

• Thema Financieel
• MBO
• Studiejaar 1,2

Les 1  Thema Financieel

0Financieel gaat over geld

Lesdoel

Introductie Thema Financieel
Wat gaan we de aankomende weken doen?
Financiële administratie
kosten, declaraties

Wat staat er in het KD en wat doe je op je examen?

B1-K5: Voert administratieve en financiële processen uit

B1-K5-W1: Verzamelt en verwerkt informatie 

B1-K5-W2: Beheert het (digitale) dossier 

B1-K5-W3: Stelt facturen op en controleert deze 

B1-K5-W4: Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor de fiattering van inkoopfacturen

Dit zijn dezelfde opdrachten die ze op stage moeten doen.
Vakkennis en vaardigheden:

heeft kennis van het toepassen van (moderne) communicatiemiddelen

heeft kennis van de wettelijke vereisten voor facturen

kan dossier- en informatiemanagement toepassen

kan fouten herstellen in facturering en kan creditnota's opstellen

kan informatie zoeken, beoordelen en gebruiken

kan moeilijke telefoongesprekken voeren met klanten

kan om de klant/gast te informeren eenvoudige teksten schrijven in het Engels

kan omgaan met brondocumenten/naslagwerken

kan rapporteren

Wat gaan we doen?

week 1: introductie:  dat doen we vandaag.

week 2: archiveren

week 3: begroten

2 weken vakantie 

week 4: coderen

week 5: projectadministratie

week 6: financiele administratie

week 7: kleine budgetten

week 8:  inhalen

week 9: escaperoom Pets Place

Gewenste kennis Business Support medewerker

De beginnend beroepsbeoefenaar:

1. Verwerkt zorgvuldig en vakkundig financiële gegevens in geautomatiseerde systemen;
2. Voert vakkundig de meest voorkomende calculaties en financiële processen uit;
3. Controleert nauwgezet de uitgevoerde werkzaamheden;
4. Informeert pro-actief leidinggevende en/of andere betrokkenen bij afwijkingen en bijzonderheden;
5. Gaat zorgvuldig en volgens wet- en regelgeving om met vertrouwde en gevoelige informatie;- werkt snel en accuraat. 
6. De onderliggende competenties zijn: Samenwerken en overleggen, Vakdeskundigheid toepassen, Materialen en middelen inzetten, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures opvolgen

Wat weet je al van Financiële Administratie? (Denk aan de werkzaamheden)

Welke werkzaamheden voer je uit bij de financiële administratie?

Verzamelen en ordenen van financiële gegevens

Wat zijn financiële gegevens?

Declaraties, offertes, nota's & facturen verwerken in de administratiesystemen van een bedrijf ter voorbereiding voor de financiële administratie (die betaalt of betaald wordt).

Omschrijving

De medewerker business support stelt in voorkomende gevallen een standaard (credit)verkoopfactuur op, op basis van de onderliggende documenten. Soms heeft hij aanvullende informatie nodig van de klant (bijvoorbeeld bij een factuur voor een nieuwe klant) en onderneemt hij actie om dit op te (laten) vragen). Als dit van belang is, controleert hij of de klant nog ruimte heeft binnen de kredietlimiet. Hij controleert de facturen en de creditfacturen die zijn opgesteld door de verkoopadministratie rekenkundig en door vergelijking met de onderliggende stukken, zodat deze gereed zijn om gecodeerd te kunnen worden.

Resultaat

Facturen en creditfacturen zijn correct en conform wettelijke vereisten.

Voorkomende contacten met klanten zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands en/of Engels verlopen.

Kosten en declareren

Iemand van je werk gaat op reis en maakt kosten. Achteraf declareert deze persoon al zijn kosten, die hij voorgeschoten heeft.

1. Noem 5 voorbeelden van kosten die worden gemaakt

Omschrijving

De medewerker business support ordent de binnengekomen inkoopfacturen en registreert deze. Hij controleert de inkoopfacturen, zowel rekenkundig als door vergelijking met onderliggende stukken. Als de factuur niet correct is, neemt hij telefonisch of schriftelijk contact op met de crediteur, in overleg met de budgethouder. Hij kan ook door crediteuren worden gebeld over het uitblijven van een betaling.

Hij biedt de inkoopfacturen ter controle en fiattering aan bij de budgethouders. Hij rappelleert budgethouders als de inkoopfacturen niet op tijd terugkomen. Hij stelt een betalingsvoorstel op, rekening houdend met de betalingstermijn en de beschikbare liquiditeit. De medewerker business support geeft desgevraagd managementinformatie aan zijn leidinggevende over bijvoorbeeld de ontwikkeling van de inkopen op rekening en de ontwikkeling van het crediteurensaldo.

Kosten en declareren

De bonnetjes van alle gemaakte kosten worden ingeleverd bij jou (De Business Support medewerker)

2. Wat moet jij daarmee doen als medewerker

business services?

3. Er gebeuren 3 dingen met die bonnetjes? Welke ?
 

Omschrijving

De medewerker business support ordent de binnengekomen inkoopfacturen en registreert deze. Hij controleert de inkoopfacturen, zowel rekenkundig als door vergelijking met onderliggende stukken. Als de factuur niet correct is, neemt hij telefonisch of schriftelijk contact op met de crediteur, in overleg met de budgethouder. Hij kan ook door crediteuren worden gebeld over het uitblijven van een betaling.

Hij biedt de inkoopfacturen ter controle en fiattering aan bij de budgethouders. Hij rappelleert budgethouders als de inkoopfacturen niet op tijd terugkomen. Hij stelt een betalingsvoorstel op, rekening houdend met de betalingstermijn en de beschikbare liquiditeit. De medewerker business support geeft desgevraagd managementinformatie aan zijn leidinggevende over bijvoorbeeld de ontwikkeling van de inkopen op rekening en de ontwikkeling van het crediteurensaldo.

Welke 3 dingen?

1.  Jij maakt een overzicht van de kosten (declaratie)

2. Jij geeft opdracht aan de financiële administratie om de kosten te boeken

3. Er wordt uitbetaald aan de medewerker van je werk

Resultaat

Gecontroleerde binnengekomen facturen.

Tijdig gefiatteerde facturen, gereed voor verwerking.

Betrouwbare en volledige betalingsvoorstellen.

De contacten met de crediteuren zijn efficiënt, tactvol en in correct Nederlands en/of Engels verlopen. Juiste, en conform de vraag verstrekte managementinformatie.

Opdracht

Zoek op wat de volgende 4 termen betekenen:

• 1. declaratie
• 2. factuur
• 3. nota
• 4. crediteuren

Declareren is het in rekening brengen van iets.

Een factuur is een document waarop een overzicht staat van 1) de geleverde diensten of goederen door de verkoper en 2) het bedrag dat de klant hiervoor moet betalen.

Een factuur is een ander woord voor rekening, of nota

Een crediteur is een leverancier. Het is een persoon, bedrijf of instelling waar u een rekening heeft openstaan die u nog moet betalen.

Een debiteur is een klant die de factuur nog niet betaald heeft.

Declaraties

Declaraties zijn kosten die de medewerkers maken ten behoeve van hun werk (en dus terugkrijgen)

Welke soorten heb je?

1. onkostendeclaratie

2. reiskostendeclaratie

3. nota's en facturen

4. representatiekosten

 

Wat valt er onder onkosten-declaratie?

• lunch onderweg
• vervoerskosten
• parkeergeld
• relatiegeschenk 
• entreebewijs zoals een kaartje voor een beurs
• overnachtingskosten
• eten tijdens verblijf
• dineren met de klant

Wat zijn reiskosten?

1. benzinekosten

2. autohuur

3. taxikosten

4. trein/metro

5. vliegtuigticket

Wat zijn nota's en facturen?

Allerlei rekeningen die je krijgt met betrekking tot:
 geleverde goederen 

 diensten
 of andere soorten advies of consultancy

Een factuur is een ander woord voor rekening, of nota

Crediteuren

Crediteuren zijn bedrijven of mensen aan wie je (werkgever) nog geld moet betalen. Dus bij de financiële administratie liggen er rekeningen van hen om te betalen.

Debiteur: bedrijven van wie je (werkgever) geld krijgt, jullie facturen liggen bij hen op het bureau.

Ezelsbruggetje

Debiteuren is dokken, crediteuren is cashen.

Noem eens wat crediteuren?

crediteuren

• medewerkers die een declaratie ingediend hebben
• de loodgieter die de wc heeft gerepareerd
• leveranciers
• verhuurder van het pand
• leasemaatschappij
• verzekeringsmaatschappij
• catering