Vergaderen en notuleren

Notulen
  • Na de vergadering worden notulen gemaakt van alles wat besproken word

1 / 24
next
Slide 1: Slide
NederlandsMBOStudiejaar 1

This lesson contains 24 slides, with interactive quizzes, text slides and 1 video.

Items in this lesson

Notulen
  • Na de vergadering worden notulen gemaakt van alles wat besproken word

Slide 1 - Slide

Notulen

Notulen is een officieel verslag van een vergadering


Notulist maakt aantekeningen/steekwoorden die hij later uitwerkt tot een complete tekst en aan de deelnemers en voorzitter stuurt


Notulist maakt eerst een grove opzet met een logische indeling van de agenda.



Slide 2 - Slide

Formuleren en stijl
  • Bij het formuleren zet je de spreektaal om in schrijftaal.

Schrijftaal is zakelijker dan spreektaal

  • Let op consequent gebruik van de tegenwoordige tijd (de voorzitter merkt op..)
  • Geef de structuur van de agendapunt duidelijk weer in de lay-out (denk aan titel, kopjes, actiepunten en afspraken)

Slide 3 - Slide

1 Je aantekeningen uitwerken
  • Werk de aantekeningen zo snel mogelijk uit
  • Zorg voor een rustige werkruimte
  • Zorg voor voldoende tijd
  • Weet welke verslagvorm gewenst is
  • Weet welk vergaderdoel het agendapunt heeft
  • Structureer je aantekeningen
  • Let op taalgebruik en woordkeuze

Slide 4 - Slide

Taalgebruik en woordkeuze
  • Onvoltooid tegenwoordige tijd
  • Schrijftaal
  • Bedrijvende vorm
  • Synoniemen
  • Vermijd emotioneel taalgebruik en wees objectief
  • Vorm volledige zinnen
  • Maak je zinnen niet te lang


Slide 5 - Slide

2  Het model voor de notulen
Maak gebruik van een vaste lay-out; hierdoor zijn jouw verslagen herkenbaar

Slide 6 - Slide

De kop van de notulen
  • naam van het vergadering
  • plaats en datum
  • begin- en eindtijd
  • namen van de aanwezigen
  • namen van de afwezigen
  • notulist
  • kenmerk

Slide 7 - Slide

Namen van de aanwezigen:

Je begint met het vermelden van de belangrijkste aanwezigen:
- voorzitter

- secretaris

- penningmeester

Daarna de overige leden in alfabetische volgorde (achternaam)


Gastsprekers vermeld je apart!

Slide 8 - Slide

Afwezigen

Geef bij de afwezigen aan:

m.b.of z.b. = met bericht of zonder bericht

m.k. of z.k. = met kennisgeving of zonder kennisgeving

Slide 9 - Slide

De tekst van de notulen

Geef duidelijk de agendapunten aan met nummer en naam.


Onderdelen van een agendapunt (vergaderpunt) kun je een subnummering geven.


Besluiten en acties laat je opvallen.

Slide 10 - Slide

3  Archivering en verzending

Notulen moeten zo snel mogelijk na afloop van de vergadering worden uitgewerkt en verzonden.


- Deelnemers kunnen dan de actiepunten waarbij hun naam    staat, uitvoeren;

- Afwezigen worden zo snel mogelijk geinformeerd.


Slide 11 - Slide

Verspreiden verslag
  • in postvak (eventueel in envelop)
  • e-mail
  • post
  • in de cloud

Slide 12 - Slide

Wat is het belang van notuleren?
(kies twee antwoorden)
A
Het bedrijf voldoet aan de plicht om te notuleren
B
Iedere gemaakte afspraak staat zwart op wit
C
Het draagt bij aan grote betrokkenheid van collega's onderling

Slide 13 - Quiz

Wat is er te zeggen over de rol van de notulist?
A
Hij stelt zich onafhankelijk op en neemt zelf niet deel aan de vergadering zich onafhankelijk op tijdens de vergadering
B
Het is eigenlijk dezelfde persoon als de voorzitter
C
Hij mist in zijn verslag geen woord van wat er is gezegd

Slide 14 - Quiz

Welke vaste onderdelen bevatten een notulen? Noem er minimaal 5. Werk in duo's, gebruik boek (blz 52 en 53) of zoek op internet.

Slide 15 - Open question

Succes met vergaderen!

Slide 16 - Slide

Slide 17 - Link

Wat heb je deze les geleerd?

Slide 18 - Open question

Bekijk het filmpje:

- Bedenk wat jij zou doen als je notulist was

- Wissel dit na het filmpje uit in duo's


Slide 19 - Slide

Slide 20 - Video

Slide 21 - Link

Wat heb je geleerd?

Slide 22 - Open question

Theorie
Nu Nederlands online spreken 4.1
Bekijk Notulen en agenda op teams

Slide 23 - Slide

Succes met vergaderen!

Slide 24 - Slide