Les 5.5 Voorbereiding Archiveren

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les Archiveren 1

Lesdoelen

Na deze les kun je:

1. uitleggen wat archiveren is
2. uitleggen welke verschillende archieven er zijn
3. heb je kennisgemaakt met de archiveerregels

Archiveren, wat is dat eigenlijk?

Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard. Dit wordt bepaald op basis van waardering en selectie.

Archiveren

Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. 

Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard. Dit wordt bepaald op basis van waardering en selectie.

Waarom archiveren?

Als Allround Assistant Business Service medewerker onderhoud je het archief. Dit betekent dat je documenten scant of kopieert, codeert en opslaat in een fysiek en digitaal archief. Daarnaast ben je op de hoogte van de basisprincipes m.b.t. bescherming persoonsgegevens. Tegenwoordig moet er veel digitaal worden opgeslagen. Bedrijven willen zo min mogelijk fysiek archiveren (papier).
We archiveren (dossierstukken) om ze op elk gewenst moment te kunnen raadplegen. 

Functie van het archief

1. informatieve functie
2. bewijsfunctie
3. historische functie
4. wettelijke verplichting 
   (Volgens wettelijke voorschriften bewaren voor bepaalde tijd)

De mappenstructuur van het afdelingsarchief hoeft alleen voor jou duidelijk te zijn

1. Juist
2. Onjuist

Onjuist,
De mappenstructuur van het afdelingsarchief moet voor iedereen duidelijk zijn. Ook als jij weg bent. 

Het vergt enig nadenkwerk om een bruikbaar archief op te zetten

1. Juist
2. Onjuist

Juist, er moet hier goed over worden nagedacht. Dit wordt dan ook vaak door meerdere mensen bedacht en uitgewerkt

Bij archiveren is het belangrijk dat je consequent werkt

1. Juist
2. Onjuist

Consequent betekend dat je rechtlijnig vasthoudt aan iets dat je eerder gedaan hebt of besloten hebt (niet afwijken).

Je moet bij archiveren consequent handelen anders wordt het een rommeltje

Een goed archief opzetten bespaart je op lange termijn veel tijd

1. Juist
2. Onjuist

Je moet even tijd investeren maar op de lange termijn kun je alles gemakkelijk terugvinden en opslaan

Door het ontbreken van een archiefsysteem kun je documenten kwijtraken

1. Juist
2. Onjuist

Door het verkeerd opslaan met bijvoorbeeld onjuiste benamingen, kun je documenten kwijtraken

In een goed archief hoeven niet alle documenten in een hoofd- of submap te zitten

1. Juist
2. Onjuist

Onjuist, alles moet vindbaar zijn in hoofd of submappen. Een goed archief heeft geen losse documenten

Opdracht

1. Ga op achternaam staan: van A tot Z

2. Ga op voornaam staan: van Z tot A

3. Ga op schoenmaat staan: van groot naar klein

4. Ga op lengte staan: lang naar kort

ORDENEN VAN DOCUMENTEN 

Documenten worden op verschillende manieren geordend:

• Alfabetisch
  
• Alfabetisch lexicografisch
  
• Numeriek
  
• Alfanumeriek
  
• Chronologisch 

Alfabetisch 

Sorteren op de eerste letter van het alfabet. A, B, C enzovoort.

Oplopend: is van A tot Z (Arend, Bernard, Corry)

Aflopend: is van Z naar A (Corry, Bernard, Arend) 

Alfabetisch lexicografisch  

Wanneer bij het sorteren niet alleen naar de eerste, maar ook naar de volgende letters gekeken wordt om te sorteren, dan wordt dit alfabetisch lexicografisch sorteren genoemd. Daar hebben we afspraken over gemaakt:

 

Afspraak 1. 

Achternaam is het eerste vergelijkingselement dat je gebruikt voor het bepalen van de volgorde:

Xavier​

Yildrim​

Ijlst​

Ypma​

Zandstra

Afspraak 2.

Als het begin van twee achternamen gelijk is, dan bepaal je de volgorde door te kijken naar de eerst voorkomende afwijkende letter. Dit heet alfabetisch lexicografisch rangschikken. Een korte naam gaat voor een langere naam met dezelfde beginletters.​

Wolf​

Wolff​

Wolfsbergen

Afspraak 3. 

Bij gelijke achternamen kijken we naar de voorletters. Zijn de achternaam en de eerste voorletter gelijk, dan kijken we naar de tweede voorletter.​

C. Wolfsbergen​

T. Wolfsbergen​

T.A. Wolfsbergen​

T.T. Wolfsbergen​

A.A. Wolk

Noem alle voorvoegsels die je kent

Afspraak 4. 

Zijn de achternamen en de voorletters gelijk, dan gebruiken we de voorvoegsels om de volgorde te bepalen.​

B. Berg​

B.A. van de Berg​

B.A. van den Berg​

B.A. van der Berg​

B.G. Berg​

Afspraak 5. 

Zijn achternaam en voorvoegsels gelijk, dan hebben we een vierde vergelijkingselement nodig. Hiervoor kun je het predicaat gebruiken.​

 

Mr​.

Prof​

Jhr.​

Dr.​

Ir​.

Ridder

Een predicaat (tot 2006 gespeld als predikaat) is een toevoeging die, net als een academische titel, aan de voornaam voorafgaat. Dit in tegenstelling tot adellijke titels, die tussen de voornaam en de geslachtsnaam geplaatst worden.

Afspraak 6. 

• Bij personen met een dubbele achternaam of in namen van getrouwde vrouwen, bestaat het eerste vergelijkingselement uit meer dan 1 persoonsnaam.​ bijvoorbeeld: Els Brands- Höhner, Els van Beijma thoe Kingma
• Als je gaat rangschikken kijk je naar alle letters uit het eerste vergelijkingselement. Hierdoor staat een enkele naam voor een meervoudige naam. 
• Koppeltekens tussen twee namen beschouw je als een spatie.

Voorbeelden afspraak 6

A. ten Berg​

B. Berg​

F. van der Berg​

G.K. Berg​

Mevr. Z. ten Berg- Cornelis​

Drs. A.A. van der Berg de Bruin​

Prof. A.A. van der Berg de Bruin​

B.S. van den Berg – de Bruin​

B.S. van der Berg- de Bruin​

A. Berg Essen

Afspraak 7. 

Diakritische tekens negeer je bij alfabetiseren​

Á, è, ç, é, ã, â,​

Dus:​

Curaçao alfabetiseer je als Curacao​

Henriëtte als Henriette​

Laforêt als Laforet

Afspraak 8.

Een afkappingsteken in een naam, negeer je bij het rangschikken. Je leest de naam alsof deze aan elkaar is geschreven.​

O’Connell - Oconnell​

Alpin’s – Alpins

gemba.stichtingpraktijkleren.nl

Afspraak 9.

Bij Voorvoegsels met afkappingstekens (l’ , d’​

‘s, t’ en ‘t) passen we andere regels toe. Deze tekens lezen we bij het alfabetiseren niet aan de achternaam vast.​

M. d’Hondt rangschik je onder Hondt​

L. ‘s Gravesande onder Gravesande​

S. ‘t Hart onder Hart​

T. l’Escalier onder Escalier

Afspraak 10.

Namen die beginnen met Mac of Fitz kun je verschillend schrijven. Als Mac los staat van de naam, dan rangschik je alsof dit deel vast geschreven is aan de naam. Is Mac afgekort tot M’ of Mc dan ragschik je alsof dit deel van de naam voluit is geschreven:​

 

M’donald wordt dan Macdonald​

mcFarlane wordt Macfarlane​

Fitz Gerald wordt Fitzgerald 

Afspraak 11.

Ligaturen zoals æ, ß, œ behandel je bij het rangschikken als afzonderlijke letters​

A + E​

S + S​

O+ E​

Lætitia wordt dan Laetitia​

Schluß wordt dan Schluss​

​

Afspraak 12.

 De ‘ij’ wordt (op basis van de eerste letter i) geplaatst tussen de letters ‘h’ en ‘j’.

Lesdoelen

Na deze les kun je:

1. uitleggen wat archiveren is
2. uitleggen welke verschillende archieven er zijn
3. heb je kennisgemaakt met de archiveerregels

gemba.stichtingpraktijkleren.nl