Les 6 Inwerken deel 3 vervolg

• Financiele administratie
• MBO
• Studiejaar 2

agenda

- Herhalen lesstof deel 1 en 2

- instructie vervolg deel 2

- aan de slag

wat is de goede volgorde

1. bestelbon - orderbevestiging - pakbon
2. orderbevestiging - bestelbon - pakbon
3. pakbon - bestelbon - orderbevestiging

Als je de orderbevestiging ontvangt, neem je de bestelbon erbij om te controleren of deze klopt

1. juist
2. onjuist

Op de bestelbon staat bovenaan de naam en het logo van Gerritsen

1. juist
2. onjuist

De orderbevestiging komt van de leverancier.

1. juist
2. onjuist

in het magazijn checkt men of wat er op de pakbon staat ook geleverd is

1. juist
2. onjuist

de gecontroleerde pakbon gaat naar de inkoopafdeling

1. juist
2. onjuist

Een inkoopmedewerker vergelijkt de pakbon met de bestelbon

1. juist
2. onjuist

Als een orderbevestiging is gecontroleerd zet je daar op

1. gecontroleerd, wel/niet in orde, naam
2. gecontroleerd, wel/niet in orde, datum, naam

In de drivemap zorg je dat alle formulieren in de juiste map bestelling komt. Formulieren zijn:

1. BB - OB - AB - CB
2. BB - IB - AB - PB
3. BB - OB - PB - IF
4. BB - IB - PB - IF

een inkoopfactuur is een

1. rekening die een klant moet betalen
2. een rekening van een leverancier
3. een rekening voor verkochte artikelen

Inwerken Controleren en Archiveren

Je leert als inkoopmedewerker hoe je moet controleren:

- pakbon

- orderbevestiging

Je leert ook hoe je een inkoopfactuur moet controleren. Lees daarvoor de procedure blz 9

Controleren orderbevestiging en pakbon

Stappenplan doornemen

1. controleer orderbevestiging met de bestelbon (zie opdracht 9 Welkom bij Gerritsen)

2. controleer pakbon (PB) met orderbevestiging (zie opdracht 1 Controleren en archiveren)

Gecontroleerd - wel/niet in orde- datum - je volledige naam

Sla deze bon op in de drivemap bij de juiste leverancier'en in de juiste bestelmap!

Samen maken

opdracht 3 van Controleren en archiveren 'Bijscholing controleren facturen'

Waarom is het belangrijk om inkoopfacturen goed te controleren?

je wilt niet teveel betalen of foute factuur betalen

Waarop moet je letten als je de inkoopfactuur controleert?

is de afzender correct (van wie komt ie?)

klopt de bankrekening

kloppen de artikelen die erop staan en de prijzen en totaalbedrag?

Wat doe je als je een fout op de factuur ontdekt?

contact opnemen met de leverancier en een juiste factuur vragen

bij phishing niet reageren en/of aangifte doen

E-mail sjabloon

In de map sjablonen vind je hoe een e-mail is opgebouwd.

Je mag het NIET ANDERS doen!

De gegevens die je moet invullen, vind je in de opdracht.

Artikelnummers

- elk bedrijf gebruikt zijn eigen nummering, dus ook Gerritsen

- wil je iets bestellen bij een leverancier dan moet je het artikelnummer van de leverancier gebruiken!

- bestelt een klant iets bij Gerritsen, dan geef je het eigen artikelnummer door.

Opdracht 4. Checklist controle inkoopfacturen- procedure (blz. 12)

controle checklist invullen in excel - sjablonen

uitdelen: IF Bakker en IF Prisma Lux en leveranciersbestand

Studenten openen op scherm de checklist inkoopfactuur en nemen de procedure bij de hand

Docent opent orderbevestiging en pakbon

Controle IF Bakker

- op factuur staat 'uw referentie' dat is ons bestelnummer

- factuurnummer neem je over van de inkoopfactuur

- doorloop de stappen van de procedure

- sla de checklist op in de juiste bestelmap

- Zet op de inkoopfactuur  gecontroleerd-wel/niet in orde- datum-je naam  en sla deze ook op in de juiste bestelmap

Aan de slag

- controleer de andere facturen op dezelfde manier

- maak daarna de opdrachten 6 t/m 9 Verkoopadministratie.