Les 4: Beoordeling & Evaluatie van prestaties

Les 4: Beoordeling & Evaluatie van prestaties

Wat gaan we deze les doen:

Leren wat een personeelsgesprekkencyclus is;

Leren wat het planningsgesprek is;

Leren wat het functioneringsgesprek is;

Leren wat het beoordelingsgesprek is;

Leren wat verzuim en een verzuimbeleid is.

Wat weet je nog?

Wat is een personeelsgesprekkencyclus?

Als leidinggevende voer je ieder jaar een aantal gesprekken met je medewerkers. Je spreekt ook wel van de personeelsgesprekkencyclus. Daar zit dus een bepaalde volgorde in:

Het planningsgesprek

Dit voer je aan het begin van een cyclus. Je spreekt samen met de medewerker af wat er het komende jaar moet gebeuren en wat daarvoor nodig is.

Het functioneringsgesprek

Halverwege de cyclus. Je bespreekt de stand van zaken, wat beter kan, wat daarvoor nodig is en of er ondersteuning nodig is.

Het beoordelingsgesprek

Aan het einde van de cyclus. Je kijkt terug op het jaar en beoordeelt de prestaties.

Om de drie tot vijf jaar voer je dan vaak ook nog een loopbaangesprek.

Hoe ziet de cyclus eruit:

Het planningsgesprek

In een planningsgesprek worden de doelen en verwachtingen voor de komende periode besproken. 

Dit gesprek vindt meestal aan het begin van een beoordelingscyclus plaats.

Werkgever:

Doelstellingen voor de komende periode;

Verwachtingen omtrent prestaties;

Beschikbare middelen en ondersteuning;

Eventuele trainingsbehoeften.

Werknemer:

Persoonlijke doelstellingen en ambities;

Benodigde ondersteuning en middelen;

Eventuele belemmeringen of zorgen;

Opleidings- en ontwikkelingswensen.

Het functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is een tussentijdse evaluatie waarbij de voortgang en werkwijze van de werknemer worden besproken.

Werkgever:

Feedback op prestaties tot nu toe;

Bespreking van eventuele knelpunten;

Aanpassing van doelen indien nodig;

Ondersteuning en middelen evalueren.

Werknemer:

Eigen evaluatie van prestaties;

Bespreking van uitdagingen en successen;

Feedback op ondersteuning door werkgever;

Eventuele aanpassing van persoonlijke doelen.

Het beoordelingsgesprek

In het beoordelingsgesprek worden de prestaties van de werknemer formeel beoordeeld, vaak aan het einde van een beoordelingscyclus.

Werkgever:

Beoordeling van bereikte doelen;

Bespreking van sterke en verbeterpunten;

Bespreking van loopbaanontwikkeling;

Eventuele salarisaanpassingen of bonussen.

Werknemer:

Reflectie op eigen prestaties;

Feedback op beoordeling door werkgever;

Bespreking van carrière- en ontwikkelingsmogelijkheden;

Eventuele vragen over salaris of promotie.

Het loopbaangesprek

Het loopbaangesprek richt zich op de lange termijn carrièreontwikkeling van de werknemer binnen of buiten de organisatie.

Werkgever:

Bespreking van toekomstmogelijkheden binnen de organisatie;

Ondersteuning bij loopbaanontwikkeling;

Eventuele opleidingsmogelijkheden;

Bespreking van organisatiebehoeften op lange termijn.

Werknemer:

Persoonlijke loopbaanambities;

Bespreking van benodigde vaardigheden en ervaring;

Opleidings- en ontwikkelingsbehoeften;

Feedback op organisatiecultuur en toekomstperspectief.

Oefenen!

Om een beter begrip te krijgen van een personeelsgesprekkencyclus, gaan we enkele scenarios oefenen via rollenspellen. 

Deze oefeningen helpen je om de impact van verschillende gesprekken te ervaren en te begrijpen.

Scenario 1: Planningsgesprek

Context: Je bent pas gestart bij CoolBlue. Er staat een planningsgesprek gepland tussen jou en je manager.

Rollenspel:

Rol 1: Manager

Rol 2: Medewerker

Opdracht: Bedenk vanuit beide rollen 2 onderwerpen welke jij zou willen bespreken in het kader van een planningsgesprek. Maak deze onderwerpen/doelen concreet en bespreek met elkaar hoe je dit gaat vastleggen.

Oefenen!

Om een beter begrip te krijgen van een personeelsgesprekkencyclus, gaan we enkele scenarios oefenen via rollenspellen. 

Deze oefeningen helpen je om de impact van verschillende gesprekken te ervaren en te begrijpen.

Scenario 1: Functioneringsgesprek

Context: Je bent een half jaar geleden gestart bij CoolBlue. Er staat een functioneringsgesprek gepland tussen jou en je manager.

Rollenspel:

Rol 1: Manager

Rol 2: Medewerker

Opdracht: Bedenk vanuit beide rollen 2 onderwerpen welke jij zou willen bespreken in het kader van een functioneringsgesprek. Maak deze onderwerpen/doelen concreet en bespreek met elkaar hoe je dit gaat vastleggen.

Oefenen!

Om een beter begrip te krijgen van een personeelsgesprekkencyclus, gaan we enkele scenarios oefenen via rollenspellen. 

Deze oefeningen helpen je om de impact van verschillende gesprekken te ervaren en te begrijpen.

Scenario 1: Beoordelingsgesprek

Context: Je bent nu een jaar in dienst bij CoolBlue. Er staat een beoordelingsgesprek gepland tussen jou en je manager.

Rollenspel:

Rol 1: Manager

Rol 2: Medewerker

Opdracht: Bedenk vanuit beide rollen 2 onderwerpen welke jij zou willen bespreken in het kader van een beoordelingsgesprek. Maak deze onderwerpen/doelen concreet en bespreek met elkaar hoe je dit gaat vastleggen.

Oefenen!

Om een beter begrip te krijgen van een personeelsgesprekkencyclus, gaan we enkele scenarios oefenen via rollenspellen. 

Deze oefeningen helpen je om de impact van verschillende gesprekken te ervaren en te begrijpen.

Scenario 1: Loopbaangesprek

Context: Je bent nu 1,5 jaar in dienst bij CoolBlue. Er staat een loopbaangesprek gepland tussen jou en je manager.

Rollenspel:

Rol 1: Manager

Rol 2: Medewerker

Opdracht: Bedenk vanuit beide rollen 2 onderwerpen welke jij zou willen bespreken in het kader van een loopbaangesprek. 

Maak deze onderwerpen/doelen concreet en bespreek met elkaar hoe je dit gaat vastleggen.

Reflectie

Na het uitvoeren van de rollenspellen, reflecteer op de volgende vragen:

Hoe voelde je je in elk scenario?

Welke gesprek vond je het prettigst om te voeren en waarom?

Hoe denk je dat het inzetten van een gesprekkencyclus de prestaties van de werknemers beïnvloedt?

Verzuim

Het begrip verzuim betekent bij personeelsmanagement dat een werknemer afwezig is. 

Een groot deel van het verzuim wordt veroorzaakt door ziekte. Je komt dan ook vaak het volledige begrip ziekteverzuim tegen. Gemiddeld melden werknemers zich ongeveer één keer per jaar ziek. De gemiddelde verzuimduur is ongeveer zes dagen. Iemand die ziek is, kan niet werken. Dat is heel vervelend voor de werknemer, maar ook jij hebt er last van. 

Je bent (als werkgever) namelijk verplicht om het loon door te betalen, terwijl daar geen arbeidsprestatie tegenover staat.

Groepsdiscussie

Welke type verzuim kun je bedenken?

Wat zijn factoren die kunnen bijdragen aan verzuim?

Soorten verzuim

Verzuim kan op verschillende manieren worden ingedeeld. Hier zijn enkele veelvoorkomende soorten:

Ziekteverzuim: Dit is het meest voorkomende type verzuim. Het gebeurt wanneer iemand niet kan werken vanwege fysieke of mentale gezondheidsproblemen.

Frequent verzuim: Dit verwijst naar korte, regelmatige afwezigheden. Bijvoorbeeld, iemand die vaak een dagje ziek is.

Langdurig verzuim: Dit betreft afwezigheden die langer duren, meestal enkele weken of maanden, vaak door ernstige gezondheidsproblemen.

Ongeoorloofd verzuim: Dit is wanneer iemand zonder geldige reden afwezig is. Dit kan ook 'spijbelen' genoemd worden als het om school gaat.

Verzuim door persoonlijke omstandigheden: Bijvoorbeeld, iemand die afwezig is vanwege gezinsverantwoordelijkheden of persoonlijke problemen.

Factoren die bijdragen aan verzuim

Er zijn veel factoren die kunnen bijdragen aan verzuim. Hier zijn enkele belangrijke:

Gezondheid: Fysieke en mentale gezondheidsproblemen zijn de meest voor de hand liggende redenen voor verzuim.

Werkomgeving: Een stressvolle of onvriendelijke omgeving kan bijdragen aan verzuim. Denk aan slechte relaties met collega's, of een gebrek aan ondersteuning.

Persoonlijke problemen: Problemen thuis, zoals relatieproblemen of financiële stress, kunnen iemand afleiden en leiden tot verzuim.

Motivatie: Een gebrek aan motivatie of betrokkenheid kan ervoor zorgen dat iemand vaker afwezig is.

Transportproblemen: Moeilijkheden bij het reizen naar werk kan ook een factor zijn.

Verzuimbeleid 

Wat is een verzuimbeleid?

Een verzuimbeleid is een set van regels en procedures die organisaties gebruiken om om te gaan met het afwezig zijn van werknemers. Het doel is om verzuim te minimaliseren en ervoor te zorgen dat werknemers gezond en productief blijven. Een goed verzuimbeleid helpt ook om de kosten die gepaard gaan met verzuim te beheersen.

Onderdelen van een verzuimbeleid

Een effectief verzuimbeleid bestaat uit verschillende onderdelen. Hier zijn de belangrijkste:

1. Definities en verwachtingen

Het beleid moet duidelijk definiëren wat als verzuim wordt beschouwd en wat de verwachtingen zijn van werknemers. Dit omvat het melden van afwezigheid, de tijdslijnen voor het inlichten van de werkgever, en de documentatie die nodig kan zijn (zoals een doktersverklaring).

Verzuimbeleid 

2. Procedures voor melding

Een duidelijk proces voor het melden van verzuim is essentieel. Dit kan bijvoorbeeld een telefoonnummer zijn dat werknemers moeten bellen of een online systeem waar ze hun afwezigheid kunnen registreren.

3. Beoordeling en opvolging

Het beleid moet beschrijven hoe verzuim wordt beoordeeld en opgevolgd. Dit kan inhouden dat een leidinggevende contact opneemt met de werknemer om de situatie te bespreken en te bepalen welke ondersteuning nodig is.

4. Preventieve maatregelen

Een goed verzuimbeleid bevat ook strategieën om verzuim te voorkomen. Dit kan variëren van gezondheids- en welzijnsprogramma's tot flexibele werktijden en ergonomische werkplekken.

5. Consequenties van niet-naleving

Het is belangrijk om de consequenties van het niet naleven van het verzuimbeleid duidelijk te maken. Dit kan variëren van waarschuwingen tot disciplinaire maatregelen.

Wat is een essentieel onderdeel van een effectief verzuimbeleid?

1. Een jaarlijkse feestdag
2. Een duidelijke communicatie van procedures
3. Een lijst met favoriete films
4. Een wekelijkse teamlunch

Waarom is het belangrijk dat een verzuimbeleid een duidelijke procedure voor ziektemeldingen bevat?

1. Om te zorgen dat iedereen op tijd betaald wordt
2. Om te voorkomen dat werknemers te laat komen
3. Om verwarring en misverstanden te voorkomen
4. Om werknemers te motiveren om vaker ziek te melden

Welk aspect van een verzuimbeleid helpt bij het identificeren van trends in afwezigheid?

1. De feestdagenkalender
2. De registratie en monitoring van verzuim
3. Het jaarlijkse personeelsuitje
4. De lijst met bedrijfswaarden

Wat is een belangrijk doel van het opstellen van een verzuimbeleid?

1. Het verhogen van de werkdruk
2. Het verbeteren van de communicatie met klanten
3. Het verminderen van ongeoorloofd verzuim
4. Het promoten van sportactiviteiten