Les 3 - Organiseren evenement

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1,2

Les 3 - Organiseren van evenementen

Wat gaan we doen

week 1: samenwerken

week 2: time management

week 3: organiseren van een evenement

week 4: opdracht evenementen organisatie maken

week 5: budget en begroting

week 6: draaiboek

week 7: projectorganisatie

week 8: Vergaderen 

Lesdoelen

1. Je kunt de verschillende typen evenementen herkennen. 
2. Je kunt bij een evenementcasus bepalen welke zaken er geregeld moeten worden.
3. Je kunt een basisconcept
   bedenken voor een evenement. 

Geef een omschrijving van het woord 'evenement'

Evenementen organisatie

Binnen een organisatie vinden dus veel activiteiten plaats zoals interne en externe evenementen. Het begrip evenement kunnen we definiëren als: 
Een bijzondere bijeenkomst van mensen uit netwerkgroepen met als doel het verstevigen van een relatie.

Het organiseren van dit soort evenementen zal vaak gebeuren d.m.v. samenwerking. Vele handen maken licht werk. 

Het organiseren van evenementen

Het organiseren van evenementen neemt binnen bedrijven een steeds grotere plaats in. Deze activiteiten worden ingezet op het gebied van relatiebeheer. Het woord 'evenementen' is simpelweg een verzamelnaam voor vele bijeenkomsten waarbij kenmerkend is dat (vele) mensen bij elkaar komen. Denk hierbij aan  een vergadering, congres, beurs of personeelsactiviteit.

Er zijn twee verschillende evenementen:
Interne: Personeel, familie & aandeelhouders

Externe: Klanten, leveranciers, publieksgroepen

Relatiebeheer is het onderhouden van relaties met klanten en contacten 

waarbij het doel is om ze zo tevreden mogelijk te houden waardoor je sterke relaties met ze opbouwt die bijdragen aan het succes van je bedrijf. 

Plan van aanpak 

Een plan van aanpak helpt je om de kaders waarbinnen je gaat organiseren duidelijk te maken!

Begin bij het begin: 

Dat is niet het kiezen van de locatie of het contracteren van een bekende Nederlander, maar het bepalen van doelgroep en vaststellen van de doelen van het evenement.

Er zijn twee soorten evenementen:

Interne evenementen                                         Externe evenementen

Doelgroep:                                                               Doelgroep:

Personeel                                                                  Klanten

Familie                                                                        Leveranciers

Aandeelhouders                                                    Publieksgroepen

Doelgroep bepaling

• Leeftijdscategorie
  
• Werk/opleiding
  
• Grootste uitdaging
  
• Persoonlijke doelen
  
• Persoonlijke pijnpunten
  
• De zaken waarover de persoon zich het meeste zorgen maakt
  
• De bronnen waar de persoon informatie vandaan haalt
  
• De sociale mediakanalen die persoon het meest gebruikt

Kritische vragen

1. Wat is het doel van het evenement?
2. Wanneer vindt het evenement plaats?
3. Hoe lang duurt het?
4. Wanneer kan het evenement als geslaagd worden beschouwd? 
5. Wil je een minimaal aantal deelnemers hebben?
6. Hoe ga je naamsbekendheid opbouwen? 
7. Op welke manier ga je geld verdienen? Wat zijn de kosten en de baten?

Kritische vragen (vervolg)

1. Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?
2. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! 
3. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven?
   Maak een communicatieplan.
   Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws
   (krant, tv, radio), social media (Twitter, Facebook).

Voorbeelden van doelstellingen

• Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen
  
• Zaken doen/geld verdienen
  
• Bedanken/belonen
  
• Motiveren
  
• Imago vestigen, bevestigen of verbeteren
  
• Consensus of draagvlak creëren
  
• Elkaar (anders) leren kennen
  
• Saamhorigheid creëren/teambuilding, vergroten
  

Structuur van plan aanpak:

Voorblad

Inhoudsopgave

Achtergrond project (beschrijving organisatie, voorgeschiedenis)

Uitwerkingen van het doel, tijdstip/duur, doelgroep, budget, etc.

Werkplanning

Taakverdeling

Begroting

Evaluatie

Soorten evenementen

Van grootse, internationale congressen voor een zakelijke doelgroep tot een dance-event in een hippe club. Evenementen zijn er in vele soorten en maten. Je gaat leren welke typen evenementen er zijn, en deze typen koppelen aan voorbeelden.

Op de volgende slide staat de link naar de opdracht. 

We maken alleen opdracht A.  

www.stichtingpraktijkleren.nl

Tijdstip en duur

Datum: Afstemmen met collega’s en andere betrokkenen.

Periode: er is een aantal ongunstige periodes:

• De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw.
  
• Vakantieperioden en de vrijdag vóór en de maandag ná vakanties.
  
• Feestdagen en de dag vóór en de dag ná deze feestdagen.
  
• De week waarin één of meerdere feestdagen worden gevierd.
  
• Dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WK’s, EK’s, etc. plaatsvinden.

Dag: Weekdag of weekend?

Duur:  Dag- of avondprogramma? Moet je rekening houden met overnachtingen?

Tijdstip: Houd rekening met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren.

Het budget

Noem eens een paar 

dingen waar het geld 

aan uitgegeven 

kan worden?

gasten (o.a. vip’s)

huur locatie en opbouw

meubilair/inrichtingskosten

promotiekosten

schoonmaak

sprekers
muziek
uitnodigingen en aankleding zaal

technische voorzieningen

vergunningen

vervoer

Marge…

Neem altijd een post ‘onvoorzien’ op in de begroting!

Deze post dient als een soort veiligheidsmarge 

en mag 10% van de totale kosten bedragen.

 


Om de kosten zo laag mogelijk te houden zul je 

moeten gaan onderhandelen met je leveranciers. Hoe doe je dat onderhandelen? Daarmee gaan we aan de slag in de volgende opdracht!

www.stichtingpraktijkleren.nl

Concept ontwikkeling

Je weet welke soorten evenementen er zijn en welke bouwstenen en activiteiten daarbij komen kijken. Je gaat nu een eerste concept voor een publiek bedenken! Je moet hierbij onder druk presteren, want je hebt maar weinig tijd. 

www.stichtingpraktijkleren.nl

Tot slot: Let op!

Communiceer duidelijk én met iedereen tijdens het hele proces.

Evalueer na afloop van event. Deze stap wordt vaak vergeten maar is héél belangrijk!

Lesdoelen

1. Je kunt de verschillende typen evenementen herkennen. 
2. Je kunt bij een evenementcasus bepalen welke zaken er geregeld moeten worden.
3. Je kunt een basisconcept
   bedenken voor een evenement.