Evenementontwerp

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1,2

EVENEMENTONTWERP

Waaruit bestaat je
evenementontwerp?

Inleiding

Samenvatting van het evenement:

• Alle belangrijke onderdelen van het basisconcept komen aan bod

Welke soort evenementen zijn er?

Soort evenement

• Er zijn verschillende soorten evenementen: 

Exposities/beurzen, Culturele programma's, Markten, Conferenties, Voorstellingen, Festivals, Manifestaties*, Sportevenementen, Bedrijfsevenementen.

• Keuze van evenement afhankelijk van het thema en doelgroep.
• In evenementontwerp beargumenteren waarom je voor een bepaald soort evenement gekozen hebt.

Doelstelling 

Doelstelling geeft aan wat je wilt bereiken met het evenement. Bij het formuleren van het evenement moet je op de volgende aspecten letten:

• Concreetheid --> Doelstelling moet SMART geformuleerd worden.
• Ideëel of commercieel --> Wil je iets goeds nastreven? of gaat het om de gewenste omzet?
• Haalbaarheid --> Wees reëel in je doelstelling (zie SMART formulering)

Met welke kenmerken houd je rekening bij het beschrijven van jouw doelgroep?

Doelgroep oriëntatie

In het basisconcept doelgroep globaal omschreven. Bij evenementontwerp ga je de doelgroep zo goed mogelijk omschrijven. Dit doe je aan de hand van de volgende kenmerken:

• Geografisch --> Waar komt de doelgroep vandaan?
• Socio-economisch --> Wat kun je zeggen over het inkomen of opleiding van de doelgroep?
• Demografisch --> Wat zijn het? Jongeren, gepensioneerden, studenten, enz..
• Psychologisch --> Wat zijn de behoeften van de doelgroep?

Locatiebeschrijving

In het basisconcept een wensenlijstje en minimum eisen van locatie gemaakt. Nu ga je je gekozen locatie uitwerken en beschrijven waarom je voor die locatie hebt gekozen. onderstaande komt aanbod bij de beschrijving van je locatie:

• je geeft een uitgebreide beschrijving van de locatie (interieur en exterieur)
• je maakt een schets van de indeling van de ruimte(s)
• je beschrijft de bereikbaarheid en parkeergelegenheid

Evenementdeelnemers

De evenementdeelnemers vormen een onderdeel van je evenement. Het zijn de personen/dingen die inhoud aan je evenement geven. Denk aan artiesten/bands, gastsprekers,  workshopleiders, marktkraamhouders, attracties.

In het evenementontwerp kan dit een opsomming zijn. Belangrijk is om te weten of de deelnemers populair/bekend zijn bij de doelgroep.

Publieksgroepen

Publieksgroepen zijn groepen mensen of organisaties die het evenement niet bezoeken, maar deze wel kunnen beïnvloeden. Denk hierbij aan:

• Gemeente
• Buurtbewoners
• Media
• Banken
• Artiestenvakbonden
• Arbodiensten
• Politie

In het evenementontwerp omschrijf je met welke publieksgroepen jij rekening dient te houden.

Programmaoverzicht

Tijdens het maken van je basisconcept heb je de inhoud van het evenement globaal omschreven. In het evenementontwerp ga je deze globale opzet uitwerken naar een totaal programma. Deze bouw je volgens een bepaalde structuur:

• Per dag
• Per uur
• Per dagdeel
• Per week

Offerteaanvraag

In het evenementontwerp ga je aangeven welke offertes je gaat aanvragen. Aan de hand van het programmaoverzicht ga je kijken of het financieel haalbaar is om het programma uit te voeren. Per programmaonderdeel en per benodigde materialen benader je diverse personen en/of bedrijven en vraag een offerte aan.

Bij het schrijven van een offerteaanvraag let je op de volgende punten:

• Schrijf zakelijke en heldere zinnen
• Zorg dat alle informatie die belangrijk is voor de aanvraag erin staat
• Zorg dat er geen fouten instaan (data, namen en adresgegevens)

Eerste kostencalculatie

De eerste kostencalculatie bestaat uit een eenvoudig overzicht waarin staat hoeveel geld je binnen krijgt en waaraan je het weer uitgeeft.

In de kostencalculatie staat het volgende:

• Entreegelden
• Bestedingen bezoeker
• Overige inkomsten
• Huur locatie
• Kosten horeca
• Promotiekosten
• Overige kosten
• Winst of verlies

Samenvatting evenementontwerp

1. Inleiding --> Samenvatting, details
2. Soort evenement --> Welk soort evenement + onderbouwing
3. Doelstelling van het evenement --> Wat wil je bereiken, SMART geformuleerd
4. Doelgroep oriëntatie --> Geografisch, (Socio-)Economisch, Demografisch, Psychologisch
5. Locatie beschrijving -->  Interieur en exterieur, indeling ruimte(s), bereikbaarheid
6. Evenementdeelnemers --> Artiesten, gastsprekers, enz..
7. Publieksgroepen --> Mensen die het event niet bezoeken, maar wel beïnvloeden: gemeente
8. Programmaoverzicht --> Line-up, opbouw
9. Offerteaanvraag --> Financiële haalbaarheid toetsen a.d.h.v. offertes
10. Eerste kostencalculatie --> Wat gaat alles kosten, wat komt er binnen?

VRAGEN??