Evenementen organiseren Intro

• Evenementen Organisatie
• MBO
• Studiejaar 2

De organisatie

Week 7

Interne evenementen

•Er zijn 2 soorten evenementen

•Interne (netwerkgroepen)

•Bijvoorbeeld: personeel, familie en aandeelhouders

•Externe (netwerkgroepen)

•Bijvoorbeeld: klanten, leveranciers en publieksgroepen

•(intern) Evenement: “Een bijzondere bijeenkomst van mensen uit netwerkgroepen met als doel het verstevigen van de relatie”

•Ieder evenement heeft dezelfde algemene eisen

•Doel, Thema, organisatie en plan(matig)

Doelgroep en doel bepalen

• Wat is de doelgroep? Kenmerken. Internen, externen, oud, jong, kennisniveau, weerstanden?
• Wat is het doel van de bijeenkomst? Presentatie nieuw product, bespreking belangrijke fusie, klantbezoek, personeelsfeest of -uitje?

Interne of externe locatie

• Interne ruimte. Moet ruim genoeg zijn, goede opstelling, voldoende tafels en stoelen. Check of benodigde (audiovisuele) hulpmiddelen aanwezig zijn. Zorg voor koffie en thee
• Externe ruimte. Geen geschikte ruimte binnen het bedrijf, bijeenkomst inclusief diner, overnachtingsmogelijkheden, centrale locatie.

Welke evenementen
ken jij?

Evenementen

Verschillende categorieen

• doel; bijv kennismaking, netwerken, informatie overdragen
• doelgroep; bedrijven, consumenten, medewerkers
• met of zonder winstoogmerk
• intern of externe opdrachtgever
• besloten of publieksevenement
• groot of klein
  

Stakeholders

Een stakeholder is een persoon, een bedrijf of een groep mensen die direct of indirect betrokken is bij jouw project/evenement.

Wie zijn stakeholders bij een evenement?

Stakeholders

• Opdrachtgever 
• Deelnemers 
• Sponsors 
• Donateurs 
• Overheid 
• Omwonenden

• Leveranciers
• Personeel
• Vrijwilligers
• Bezoekers
• Locatiebeheerder

Competenties

Combinatie van kennis, vaardigheden, houding, gedrag die nodig is om bij een bepaalde taak/beroep goed te functioneren

Event Manager

• Creatief
• Methodisch werken
• Improviseren
• Samenwerken
• Regie houden
• Inlevingsvermogen
• Omgaan met weerstanden
• Onderhandelen
• Financieel inzicht
• Gevoel voor publiciteit
• Communiceert goed
  

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn

Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek

Opstellen dag-draaiboek

Tijdsplan van de onderdelen van het dag-draaiboek

SMART opgesteld

Ik kan aan het einde van periode 2 minimaal 2 Smartdoelen  formuleren met behulp van de les-instructies over SMART. 

Ik kan aan het einde van periode 2 minimaal 2 Smartdoelen formuleren met behulp van de les-instructies over SMART. 

Specifiek : 2 smartdoelen met behulp van de lesinstructie

Meetbaar: 2 doelen formuleren

Acceptabel: logisch ontstaan uit de lesinstructie

Realistisch: het is voor jou haalbaar

Tijdgebonden: aan het einde van periode 2

Wat is het doel van SMART?

1. om globale doelen te kunnen formuleren
2. om concrete doelen te kunnen formuleren
3. om slim een evenement te organiseren
4. met je smartphone een evenement organiseren

De 'A' in de SMART methodiek staat voor

1. Actie
2. Acceptabel
3. Algemeen
4. Anders

Waar staat 'SMART' voor in 'SMART'doelstelling'?

1. Stipt, materialistisch, acceptabel, ruim, tijdsgebonden
2. Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden
3. Specifiek, meetbaar, affect, rap, tijdsgebonden
4. Symbolisch, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden

Wat is een begroting?

1. Je salaris en je toeslagen.
2. Een overzicht van alle verwachte inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode.
3. Alle vooraf berekende kosten van een bepaald project

Antwoord B is juist. 

Wat is een budget?

1. Uitgaven betaald voor een project
2. Schatting van de kosten
3. Hoeveelheid geld die ter beschikking is
4. Planning in bedragen

Onderdelen draaiboek - de 5 W's

1. WAAROM

2. WIE

3. WAT

4. WAAR

5. WANNEER

1. WAAROM? Voor welke gelegenheid bv.? Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.

2. WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?

3. WAT? Wat doen? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. 

4. WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houdt hierbij rekening met de doelgroep. 

5. WANNEER? Je moet hierbij rekening houden met bijv.: (School)vakanties, beschikbaarheid van de accommodatie zelf, wordt er nog meer georganiseerd op dat moment? En houd rekening met de voorbereidingstijd die je nodig hebt!

6. WELKE manier? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit op dat tijdstip in die accommodatie met deze groep mensen organiseren? 

De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! Hier kom ik in de volgende sheet op terug. 

7. WAT daarna? Als de activiteit afgelopen is, is de organisatie nog niet afgelopen. Want er moet nog opgeruimd worden, maar het nabespreken (evalueren) van de activiteit is eigenlijk nog belangrijker. Waarom? Omdat je n.a.v. de evaluatie weer kunt leren voor een volgende keer. Kom ik straks op terug. 

voorbeeld draaiboek

Evenementen komen ook in jouw leven voor (binnen je werk, op school of prive). Welk event heb jij in de afgelopen maand bezocht/meegemaakt?