Les 2 - Office - Agenda beheer

• Marketing & Communicatie
• MBO
• Studiejaar 1

Les 2 - Office - Agenda beheer

Wat gaan we doen deze week?

week 2. Agendabeheer

week 3. Berichtjes voor intranet en internet maken

week 4. Verzamelen en verwerken van informatie

week 5. Excel gebruiken bij het verzamelen en verwerken van informatie

week 6. Vervolg agendabeheer met reistijd

week 7. Promotie activiteiten

week 8. Eindopdracht 1

week 9. Eindopdracht 2

Lesdoel

Aan het einde van de les:

• Kun je in je eigen woorden uitleggen wat agendabeheer is
• Kun je werken met de Outlook agenda, takenbeheer, afsprakenbeheer en contactpersonen
  
• Kun je afspraken inplannen in een digitale agenda en muteren

Noem alles op wat met
agendabeheer te maken heeft

Agendabeheer

De betekenis van deze term heeft, je raadt het al, te maken met het bijhouden van je agenda.
Maar dat betekent niet alleen dat je afspraken in je agenda noteert. Je vult ook pauzes, deadlines en afspraken met jezelf in. Dat doe je bijvoorbeeld in blokken van een kwartier, dertig minuten, een uur en/of uren. Die kun je ook een kleurtje geven.

Zoek een handige calender app

Die met agendabeheer te maken heeft

sunrise agenda

outlook

fantastical

horizon 3 calendar + weather

Planning en Organisatie

Het effectief bepalen van doelen en prioriteiten!

​

Belangrijk bij goed plannen en organiseren:​

1. Werk goed voorbereiden​
   
2. Efficiënt omgaan met tijd en middelen ​
   
3. Vooruitdenken​
   
4. Doelgericht werken​
   
5. Tijd en proces bewaken​

De werkzaamheden​ rondom planning en organiseren: ​

• Agenda beheren​
• Organiseren van bijeenkomsten​
  
• Verslagen maken en vergaderzaken
  afhandelen ​
  
• Bezoekers ontvangen​
  
• Reizen en accommodaties plannen​
  
• Facturen en declaraties afhandelen​
  

​

Basisvaardigheden  timemanagement​

• Schrijf om te kunnen focussen op wat nu belangrijk is ​
• Gebruik een goede planner ​
  
• Bereid een taak de dag van tevoren voor​ 
• Onderbrekingsmanagement ​ 
• Zet je telefoon uit​
  
• Verhinder onderbrekingen door ​collega’s​
• Zeg nee om meer tijd over te houden​
  

​

​

DERK-principe: Doe Eerst Rot Klussen​

Timemanagement en beslissingen nemen​

• Onverwachte interrupties​
• Getting Things Done-systeem: maak een complete inventarisatie van alles wat je deze week wilt doen​ (zo meteen maak je met Microsoft To Do een actielijst voor jezelf. 
• Urgentie van e-mails​
  
• Eenvoudig te nemen beslissingen niet ​meer uitstellen​
• Mañana-principe: (bijna) niets is zo urgent dat het niet tot morgen kan worden uitgesteld​

Wat is een machtiging voor de agenda?

Waarom zou je een machtiging geven en aan wie?

www.stichtingpraktijkleren.nl

www.stichtingpraktijkleren.nl

Vraag

5 Taken van de business medewerker rondom agendabeheer bestaan uit:

OPDRACHT 5.07

Taken van de business medewerker rondom agendabeheer bestaan uit:

Tijdig en regelmatig overleggen bij het beheer van de agenda.

Tijdig plannen en regelen van afspraken.

Vlot en accuraat kunnen werken.

Houdt zich aan de bedrijfsprocedures.

Houdt zich aan de afspraken in de planning en prioriteitenstelling*.

 

AVG

Wanneer je een verandering in de agenda terugkoppelt naar een betrokkene, denk dan aan de AVG (privacy wet). Je mag niet meer dan 1 persoon mailen met informatie die niet bestemd is voor een ander. Voorbeeld: 

Beste Jan en Klaas, de afspraak voor het functioneringsgesprek voor Jan is verzet van maandag naar dinsdag 11 uur. De afspraak van Klaas is verzet van dinsdag naar woensdag 14 uur.

Lesdoel

Aan het einde van de les:

• Kun je in je eigen woorden uitleggen wat agendabeheer is
• Kun je werken met de Outlook agenda, takenbeheer, afsprakenbeheer en contactpersonen
  
• Kun je afspraken inplannen in een digitale agenda en muteren

Zoek 'm op in je telefoon