Les 2 - Timemanagement

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 2 - Timemanagement

Wat gaan we doen

week 1: samenwerken

week 2: Time management

week 3: Organiseren van een evenement

week 4: Opdracht evenementen organisatie maken

week 5: Budget en begroting

week 6: Draaiboek

week 7: Projectorganisatie

week 8: Vergaderen 

Lesdoelen:

• Je kunt omschrijven wat timemanagement is en hoe dit kan bijdragen aan efficiënt werken
• Je kunt prioriteiten stellen als meerdere taken moeten worden uitgevoerd
• Het beheren van agenda’s
  
• Het juist invullen van agenda’s
  
• Het maken van een planning
  

Timemanagement

Als AABS is het omgaan met tijdsdruk en deadlines erg belangrijk. Timemanagement kan je daarbij helpen. Zo regel en noteer je afspraken van en voor de leidinggevenden met zowel interne als externe werkrelaties. Ook synchroniseer je agenda's, stem je agenda's onderling af en bewaak je de afspraken en verzet ze indien nodig. Een erg afwisselende baan, planmatig en gestructureerd de diverse activiteiten en oppakken en uitvoeren. 

Dat noemen we time management ofwel tijdsmanagement.

In de praktijk kan het soms héél lastig zijn om meerdere agenda's

te beheren...dit wordt ook wel 'complex agendabeheer' genoemd.

Timemanagement

Bij goed timemanagement hanteer je de 20 – 80 regel: 

Met 20% inspanning behaal je 80% resultaten.

Dit bereik je door prioriteiten te stellen:

• Plannen
  
• To-do lijstjes
  
• Hoofd- en bijzaken scheiden

Hulpmiddelen bij Timemanagement

Ruim op

Een opgeruimde werkplek zorgt voor rust in je hoofd, Hierdoor ben je beter in staat om rustig je werkzaamheden te overzien, in te plannen en uit te voeren,. Het is ook praktisch, omdat je alles sneller terugvindt waardoor je minder tijd kwijt bent aan zoeken.

Bereid je voor

Als je aan een opdracht begint, zorg dan dat je alle spullen bij de hand hebt. Ook als je van anderen spullen nodig hebt, vraag het ze op tijd.

Denk klein

Maak grote opdrachten klein door ze in stukjes te hakken. Kleine stapjes maken samen ook een grote stap

Focus jezelf

Als je aan een opdracht bent begonnen, laat je dan niet afleiden door bijvoorbeeld je telefoon, berichtjes etc. Durf ook nee te zeggen.

Gun jezelf luiertijd
je kunt die de gehele dag 100% gefocust zijn. Plan dus ook ontspanningsmomentjes in.

Timemanagement in vijf stappen

Meten is weten

Begin met een nulmeting. Maak een weekoverzicht op uurbasis. 

Houd daarna een week lang je uren bij en verwerk dat in je overzicht.

Zwakke plekken

Kijk kritisch naar je overzicht. Waar zitten de knelpunten?

Planning maken

Maak de globale dagplanning en een weekplanning

Planning uitvoeren!
Evalueer elke week

Regelmatig onderhoud

Timemanagement Opdracht

Heb jij ook altijd zoveel dingen te doen? Studie, (bij)baan, hobby’s, vrienden waarmee je wilt afspreken, huishoudelijke taken, sport en het liefst ook nog wat tijd voor jezelf…

Timemanagement is erg belangrijk. Het betekent dat je op een slimme manier met je tijd kunt omgaan. Omdat iedereen zoveel te doen heeft, is het verstandig om je activiteiten en taken op een handige manier in te plannen. Lukt het jou altijd om je aan je planning te houden?  

Op de volgende slide gaan we aan de slag in SPL!

www.stichtingpraktijkleren.nl

Agendabeheer Outlook

Outlook wordt veel gebruikt in het bedrijfsleven
Taken van de AABS medewerker kunnen zijn:

• Tijdig en regelmatig overleggen met manager
  
• Tijd plannen en regelen van afspraken
  
• Vlot en accuraat werken
  
• Houden aan bedrijfsprocedures
  
• Houden aan afspraken en prioriteitenstelling
  

www.stichtingpraktijkleren.nl

Agendabeheer

Vergaderingen plannen. Als office / management assistant heb je verschillende taken rond om het plannen van een vergadering:

• Personen uitnodigen
• Voorzieningen reserveren
• Vrije of bezette tijd van deelnemers inzien
• Tijden van de vergadering wijzigen
• Uitnodiging gehad?
  
• Accepteren
  
• Voorlopig accepteren
  
• Weigeren
  

Plannen en organiseren

Plannen is een structuur aanbrengen.

Plannen zorgt er voor dat je doelmatig te werk gaat.

Voordelen plannen:

•  Geeft overzicht
  
•  Je kunt een project verdelen
  
•  Controleren of je nog op schema zit
  
•  Gebruiken voor overleg
  

Wat is een nadeel van het plannen en organiseren?

1. Het is makkelijk
2. Het is overbodig
3. Het zorgt voor stress
4. Het kost veel tijd

Wat kan er misgaan bij het plannen en organiseren?

1. Goede communicatie
2. Verkeerde inschatting van tijd
3. Voldoende middelen
4. Perfecte uitvoering

Wat is een beperking van plannen en organiseren?

1. Goede samenwerking
2. Mogelijkheid tot fouten
3. Efficiëntie
4. Flexibiliteit

Nadelen plannen:

• Planning maken kost veel tijd
  
• Benodigde tijden soms moeilijk in te schatten
  
• Spontaniteit is weg 

Hoe maak je een planning

Stappen:

 Stap 1: wat

 Stap 2: wanneer

 Stap 3: extra tijd voor deadline

 Stap 4: extra tijd na de deadline

 Stap 5: wat eerst

 Stap 6: wat nog meer

 Stap 7: wie doet wat

 Stap 8: overleg inplannen

 Stap 9: waar

Opdracht: het plannen en organiseren van een vergadering

Voorbereiding:

1.  Wanneer is de vergadering?
   
2.  Hoe lang duurt de vergadering?
   
3.  Wie zijn er uitgenodigd? 
4. Hoeveel deelnemers?
5.  Waar vindt de vergadering plaats?
   
6.  Welke materialen zijn nodig?
   
7.  Wat is het budget?
   
8.  Wat is het doel en de aard?
   

Het plannen en organiseren van een vergadering

Draaiboek:

1.  Datum vergadering
   
2.  Aantal personen
   
3.  Naam afdeling of contactpersoon
   
4.  Locatie en ruimte(s)
   
5.  Tijdsindeling
   
6.  Afspraken
   
7.  Apparatuur
   

Het plannen en organiseren van een vergadering

Draaiboek:

1.  Datum vergadering
   
2.  Aantal personen
   
3.  Naam afdeling of contactpersoon
   
4.  Locatie en ruimte(s)
   
5.  Tijdsindeling
   
6.  Afspraken
   
7.  Apparatuur
   

www.stichtingpraktijkleren.nl

Lesdoelen:

• Je kunt omschrijven wat timemanagement is en hoe dit kan bijdragen aan efficiënt werken
• Je kunt prioriteiten stellen als meerdere taken moeten worden uitgevoerd
• Het beheren van agenda’s
  
• Het juist invullen van agenda’s
  
• Het maken van een planning