Total bijeenkomst 3: Ik en mijn taken1

• Handel
• MBO
• Studiejaar 4

Bijeenkomst 3: Ik en mijn taken

Vorige bijeenkomst? 

Waar gaan we het vandaag over hebben? 

• Begrafenisopdracht
• Taken van een leidinggevende
• Samenwerken
• Ontwikkelfasen van een team? 
• Onboarding (nieuwe medewerkers)

Begrafenisopdracht

Covey gebruikt in zijn boek een angstaanjagend voorbeeld om zijn bedoelingen duidelijk te maken. Stel je voor dat je naar de begrafenis gaat van iemand die je lief heeft. Je loopt naar voren en kijkt in de kist. Plotseling zie je jezelf liggen. Dit is jouw begrafenis, twee jaar na vandaag.

Dierbaren komen naar je uitvaart en houden een toespraak. Wat zou je willen dat deze mensen over je zeggen? Wat voor partner was je? Wat voor collega? Wat voor vader of moeder? En wat voor een vriend?

Begrafenisopdracht

Wie denk je dat er op jouw begrafenis zullen spreken?

Wie zou je willen dat er op jouw begrafenis spreken?

Wat denk je dat ze over je zullen zeggen, vijf jaar van nu, als je blijft doen wat je doet?

Ben je nu de mens zoals je graag herinnert wil worden of stiekem toch (nog) niet.. Ben je de mens die je wil zijn? Of besteed je teveel tijd aan zaken die er niet toe doen? Wat gaan de mensen die jij hebt opgeschreven zeggen? En is dat wat je wilt dat ze zeggen?

Aan het werk!

Check in duo's. Wat zijn de taken van een leidinggevende? Noteer er minimaal 10 (geeltjes!) Zet deze in de juiste volgorde van belangrijkst, naar minder belangrijk (denk aan Covey). Dit gaan we plenair bespreken. 

Wat is samenwerken? 

Vijf kenmerken van een goede samenwerking

1. Een veilige en vertrouwde omgeving voor het team

2. Conflicten vormen geen problemen

3. Teamleden hebben oog voor elkaars privéleven

4. Diversiteit wordt gekoesterd

5. Teamleden hebben persoonlijk contact met elkaar

https://nl.indeed.com/carrieregids/ontwikkeling/kenmerken-goede-samenwerking?aceid=&gclid=EAIaIQobChMIpYvVt_2I_wIVjACLCh26hQVTEAAYASAAEgJ2rPD_BwE&gclsrc=aw.ds

Een veilige en vertrouwde omgeving voor het team

Geef het goede voorbeeld. Als jij het niet doet, doen je teamleden het ook niet. Vraag dus om feedback, erken je eigen feilbaarheid en maak fouten bespreekbaar. Ook die van jezelf.

Moedig het delen van out-of-the-box ideeën aan en sta open voor meningen die afwijken van je eigen mening of de norm.

Wees benaderbaar voor vragen, of het nu om werk of persoonlijkere zaken gaat.

Zoek verbinding en geef oprechte aandacht. Vraag naar de mens achter de medewerker, luister naar de antwoorden. Heb oog voor al je teamleden, ook degenen die wat stiller zijn.En laat ook je eigen kwetsbaarheid zien als de situatie daarom vraagt.

Wees eerlijk, schep heldere verwachtingen en kom je beloften na. Ook als dat betekent dat je een ander aan moet spreken op gedrag dat niet past.

Geef vertrouwen aan je medewerkers, je hebt ze tenslotte niet voor niets aangenomen. Geef heldere kaders en doelen mee, maar laat de inkleuring aan je mensen over.

Geef géén ruimte aan cynisme, disrespect, roddelen of ergere zaken zoals discriminatie, pesten of agressie.

Conflicten vormen geen problemen

Samenwerken doe je als je zowel de kwestie als de relatie belangrijk vindt. Je zoekt door samenwerking een oplossing die beide partijen dient. Beide partijen laten de eigen belangen los en gaan op zoek naar het gezamenlijk belang. Door goed naar elkaar te luisteren, elkaars opvattingen en de onderliggende belangen te onderzoeken, gaan jullie samen op zoek naar een oplossing. Samenwerken is een goede strategie als je leren tot doel hebt of een band wilt kweken. Het kan alleen als ook de ander er voor open staat: is de andere partij bezig met vechten, vermijden of aanpassen, dan zal deze strategie niet werken. Een manier om weer tot samenwerking te komen, is het voeren van een conflicthanteringsgesprek.

Voordeel: het schept een band en je leert er veel van.

Nadeel: het kost veel tijd.

Teamleden hebben oog voor elkaars privéleven

Een goede manager moedigt teamleden ook aan om familieleden en vrienden op de eerste plaats te zetten. Dit heeft namelijk weer een positieve invloed op het eindresultaat van de samenwerking. Krijgt jouw privéleven voldoende aandacht? Dan zorgt dat ervoor dat je opgeladen en vol focus aan de werkweek kunt beginnen.

Diversiteit wordt gekoesterd

De basis voor een succesvolle samenwerking ligt juist in de diversiteit van de teams, en dan in de breedste zin van het woord: leeftijd, opleidingsachtergrond, geslacht en culturele achtergrond. Dit leidt weer tot creatieve oplossingen, omdat er vanuit verschillende invalshoeken naar problemen wordt gekeken. Denk aan een pubquizz.

Teamleden hebben persoonlijk contact met elkaar

Wens  elkaar 'goedemorgen' en toon belangstelling voor elkaars leven. Zonder die aandacht verdwijnt het inlevingsvermogen, wat de samenwerking niet ten goede komt. Het is natuurlijk niet nodig om je hele privéleven bloot te geven, maar elkaar begroeten en wat interesse in elkaar tonen is in principe al voldoende.

Heeft een teamlid het ergens moeilijk mee? Dan wordt er steun geboden vanuit het team. Iedereen staat binnen het team voor elkaar klaar.

Tips

Tip 1: Zorg voor een duidelijke rolverdeling

Tip 2: Stel duidelijke doelen

Tip 3: Zorg voor goed leiderschap

Leider

Effectieve communicatie: 

Empathisch

Flexibel: 

Geduldig: 

Gefocust

Innovatief:   

Nederig:

Probleemoplosser:

Respectvol

Transparant:

Veerkrachtig

Verantwoordelijk: 

Vertrouwen geven:

Let's work! 

Check in duo's! Zoek een rustig plekje op. 

1. Elke deelnemer vertelt in 10 minuten een verhaal over een (werk) situatie waar hij/zij trots op is. Wat was de inbreng? Welke acties zijn er ondernomen? Welke effecten had dat op anderen?

2. De andere deelnemer stelt hierover waarderende en positieve vragen, bijvoorbeeld: Wat ging er zo goed in deze situatie? Wat was jouw grootste bijdrage bij het succes? Hoe zag je dat het succesvol was? Hoe reageerden je teamleden op jouw positieve acties?

3. Na 10 minuten ruilen de deelnemers van rol.

4. Na afloop komt iedereen weer samen en vraag dan enkele deelnemers om te vertellen wat hen geraakt heeft.

Ontwikkelfasen van een team

Door de fasen van Tuckman te begrijpen, kunnen we beter anticiperen op de uitdagingen en kansen die elke fase met zich meebrengt. Het stelt ons ook in staat om effectieve strategieën toe te passen om het team naar een hoger niveau van samenwerking en prestaties te brengen.

Forming 

Storming 

Sleep de juiste omschrijving naar het juiste woord.

Norming 

Performing 

Waar het eerder om samenwerking draaide, wordt er nu meer op de teamdoelstellingen gefocust. 

De voornaamste taak  betreft de vorming van een team met duidelijke teamdoelen en een heldere koers, structuur en rolverdeling. 

Nu is het belangrijk om de goede voortgang te bewaken en ervoor te zorgen dat het team zich blijft verbeteren en gezamenlijk blijft leren.

In deze fase is het voor een leidinggevende goed om  te bekijken wat er eventueel extra nodig is aan kennis en vaardigheden

Kijk eens naar je eigen team en geef aan in welke fase jullie team zit en waarom?

Onboarding 

Definitie: “Het instroomproces waarbij nieuwe medewerkers kennismaken met je organisatie. Ze leren hun collega’s kennen en krijgen een goed beeld van hun rol binnen het team.”

Doel: Nieuwe medewerkers gaan zich onderdeel voelen van de organisatie. Als je je bij een nieuwe club betrokken voelt, heb je de intrinsieke motivatie om het bedrijf verder te helpen. Dan creëer je een win-winsituatie: zowel de nieuwe medewerker als je bedrijf profiteert van een goede onboarding.

Werknemers zijn veel minder honkvast dan 10 jaar geleden.

1. Waar
2. Niet waar

Uit onderzoek van het UWV blijkt, dat in 2022 ten opzichte van 2013 er bijna een verdubbeling is in het aantal werknemers dat van baan veranderde. Werknemers zijn minder honkvast. De huidige inflatiecijfers dragen hier zeker aan bij.  

Waaraan moet een onboarding-proces voldoen?

1. Connectie
2.  Cultuur
   
3.  Compliance
   
4.  Clarification 

Connectie

De nieuwe medewerker moet zich verbonden voelen met de organisatie en vol trots kunnen vertellen dat hij of zij voor dit bedrijf werkt. Er moet een connectie zijn. Die komt niet tot stand door alleen de missie en visie te delen. Deel relevante bedrijfsinformatie en stel collega’s voor die de persoon nodig zal hebben in het dagelijkse werk.

Cultuur

De tweede C draagt bij aan het gevoel onderdeel te zijn van iets groters. Cultuur. In het proces is het van belang dat de bedrijfscultuur goed wordt gecommuniceerd. Waar staan wij voor als organisatie en hoe behandelen wij elkaar? Hierbij kan de hulp van een ‘buddy’ die al langer voor de organisatie werkt uitkomst bieden.

Compliance

Compliance staat voor de naleving van de regels en het beleid dat binnen de organisatie geldt. Deze C kan je goed verwerken in een digitaal inwerkingstraject van eigen ontwerp. Met goede vormgeving en een speels element blijven deze regels vaak beter hangen.

Clarification

De laatste C omvat alles wat met verwachtingen te maken heeft. Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Welke persoonlijke doelen dient hij of zij te halen? En wat mag hij of zij van de organisatie verwachten? Dit onderdeel van de onboarding is waar het vaak misgaat. Zorg daarom dat je tijdens het sollicitatieproces al helder communiceert wat de rol inhoudt en dat je een realistisch beeld schept van de werkzaamheden.

Wat komt er in jullie op bij het woord ‘onboarding’? 

We gaan in vier groepen uiteen. 

Schrijf een aantal zaken (minimaal 6) op een post-it die met onboarding te maken hebben. 

Als iedereen klaar is, plak je de post-its op het A3 papier.

Daarna gaan we clusters maken: wat hoort bij elkaar?

Vervolgens gaan we  de opdracht plenair bespreken en de flip-overs bewaren voor de laatste bijeenkomst. 

Evaluatie

Was het leerzaam vandaag? 

Ben je tevreden met het resultaat? Wat kan beter?