Les 8 - Vergaderen

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 8  Vergaderen 

Wat gaan we doen

week 1: samenwerken

week 2: time management

week 3: organiseren van een evenement

week 4: opdracht

week 5: budget en begroting

week 6: draaiboek

week 7: projectorganisatie

week 8: Vergaderen 

Na deze les kun je 

• Verschillende soorten vergaderingen benoemen
  
• Een paar doelen benoemen waarom je vergadert
• Je kunt een geschikte vergaderzaal met bijbehorende faciliteiten selecteren.
• Je kunt de benodigde technische vergaderfaciliteiten koppelen aan verschillende soorten vergaderingen.
• Je kunt een vergadering plannen, organiseren en uitvoeren waarbij je gebruik maakt van vergadertools en vergadertechnologie. 

Beschrijf in je eigen woorden wat een vergadering is

Een vergadering is bijeenkomst van een aantal mensen dat met elkaar een gesprek voert om een bepaald doel te bereiken 

Rol van de AABS medewerker

Een vergadering wordt geleid door een voorzitter; meestal is dit de manager of hoofd van de vergaderende groep. De notulist(e) is meestal de AABS medewerker. Hij/zij notuleert tijdens de vergadering en zorgt dat de aanwezigen na afloop de notulen van de vergadering krijgen, zodat  ze in een volgende vergadering zo nodig aangepast en goedgekeurd kunnen worden.

Taken AABS medewerker

Als AABS medewerker dien je rekening te houden met onderstaande punten als je vergaderingen wilt organiseren:

• Je informeert naar de doelstellingen van de vergadering.
• Bij de organisatie van een bijeenkomst handteer je een planning, checklist of draaiboek.
  
• Je regelt een interne of externe vergader locatie.
• Je nodigt de deelnemers uit en zorgt eventueel voor de agenda

Verschillende soorten vergaderingen

Er zijn verschillende soorten vergaderingen; Periodieke vergaderingen, Incidentele vergaderingen en bijzondere vergaderingen.
Periodieke vergaderingen vinden regelmatig plaats. Bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks, elk kwartaal. Bijvoorbeeld: bestuursvergadering, commissievergadering, werkoverleg, algemene vergadering

Incidentele vergadering: deze vind eenmalig plaats en kan een  ander soort agenda hebben.

Bijzondere vergaderingen: afwijkende vergadervorm

Je vergadert omdat je een doel hebt:

• Informatie-overdracht
  
• Meningsvorming
  
• Probleemoplossing
  
• Besluitvorming
  

De voorzittersrol:

• Bereidt de vergadering voor
• Stelt agenda op – vergaderdoel
• Leidt de vergadering
• Samenvatten, tijd in de gaten houden
• Verantwoordelijk voor verslag

De Deelnemers

• Deelnemers: bereiden zich voor, praten, beslissen, stemmen
  
  
• Notulist: maakt verslag
  
  
• Functies rouleren: niet altijd duidelijk bij wie agendapunten inleveren
  
  
• Quorum: het minimum aantal personen bedoeld dat aanwezig moet zijn om stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen (alleen bij officiële vergaderingen)
  

Plannen van een vergadering

Waarom moet de organisatie om een vergadering heen, goed geregeld zijn?

 

Dus een goede voorbereiding is het halve werk.

Wát moet je allemaal doen?

1. Doel en noodzaak vaststellen
2. Vergaderdatum en –tijd vaststellen
3. Vergaderruimte
4. Deelnemers bepalen
5. Uitnodigingen en agenda
6. Vergaderstukken verzamelen
7. Convocatie, agenda en stukken versturen
8. Opstelling van de zaal bepalen
9. Huishoudelijke zaken regelen

www.stichtingpraktijkleren.nl

Vergaderdatum en -tijd

• Alle deelnemers op dezelfde dag en tijd: SUCCES!
  
• Vaste data
  
• Lang van te voren inplannen
• Afspraken maken tijdens de vergadering met alle deelnemers erbij. Actiepunten in de notulen opnemen!
• Elektronisch datum prikken of 5 opties, www.datumprikker.nl
  
• Denk aan feestdagen en vaste vrije dagen
  

Vergaderruimte

• Die moet je voorafgaand reserveren
  
• Binnen of buiten het bedrijf (in of extern)
  
• Bereikbaarheid, parkeren, OV?
  
• Routebeschrijving
  
• Eten, drinken, kosten?
  

Deelnemers

Voorzitter bepaalt wie de deelnemers zijn

5-15 mensen

Bij teveel deelnemers zijn mensen niet meer betrokken en t duur zooooooo laaaaaaang

Externe deelnemers: haal ze op bij receptie (denk aan visitekaartje van het bedrijf)

Presentielijst, moet in notulen vooral bij stemmen (i.v.m. quorum)

Convocatie en agenda

Convocatie is uitnodiging

Onderwerp, plaats, deelnemers,

Agenda soms gecombineerd met uitnodiging

Agendapunten

van de voorzitter

Van de deelnemers

Vaste agendapunten (opening, wvttk etc)

Versturen

Convocatie, agenda en stukken

Op tijd: om voor te bereiden

Niet te vroeg: vergeten ze dat ze informatie hebben gekregen

Per email, post of papierloos?

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opstelling van de zaal

Hoeveel mensen komen er? Ivm stoelen

Wat heb je nodig? Digitale hulpmiddelen, technische voorzieningen, wifi code

Minder validen?

Huishoudelijke zaken

Catering

zaalaankleding

audio visuele middelen

Audio Visuele middelen

WAT ZIJN DAT?

Handig!

Controlelijstje met alle to-do dingen erop.

Kan je mooi afvinken, delegeren, checken.

Lijstje kan je per vergadering aanpassen en opslaan.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Besluit met recht van veto: het voorstel wordt niet aangenomen wanneer zij (met veto) hiertegen zijn; bijvoorbeeld bij de Verenigde Naties.

  

Unaniem besluit: alle deelnemers zijn voor

Consensus besluit: het besluit wordt aangepast na discussie: compromis

Besluiten nemen

Eenmansbesluit: wordt genomen door een scheidsrechter tijdens een voetbalwedstrijd. Het is prettig voor de snelheid in het spel dat er snel een beslissing is. Voor vergaderingen geldt dat soms ook. Soms is het prettig dat iemand een knoop doorhakt zodat je verder kunt.

Meerderheidsbesluit: wat de meerderheid beslist wordt aangenomen. Is de meerderheid de helft plus 1? Afspreken. Hoe zit het met onthoudingen en blanco stemmen? Bijv. wijziging grondwet.

Doel en noodzaak

Informerend, probleemverkennend of probleemoplossend, meningvormend, besluitvormend

Puur informatief? Misschien dan beter rapport, email, brief of telefoontjes plegen. Goedkoper dan vergadering