Hoofdstuk 8

• PMW
• MBO
• Studiejaar 3

Hoofdstuk 8

Vergaderen en onderhandelen

Inhoud

* 8.1 De projectvergadering

* 8.2 De projectleider als voorzitter

* 8.3 Effectief onderhandelen

* 8.4 Tips voor de praktijk

8.1 De projectvergadering

* 3 aspecten in een vergadering

* Communicatiestructuur

Hoeveel belangrijke aspecten komen er aan bod in een vergadering?

1. 6
2. 4
3. 2
4. 3

Welke twee betekenissen heeft communicatiestructuur?

Communicatie loopt via de voorzitter

Geen voorzitter

Iedereen communiceert met elkaar

De projectleden hebben een gelijkwaardige positie

Cirkelstructuur

Wielstructuur

Sterstructuur

de voorzitter is een centraal figuur die de taken delegeert en besluiten neemt

er is sprake van een binnenring bestaande uit de opinieleiders met veel invloed

Wat is een nadeel van een sterstructuur?

1. Niet iedereen zijn deskundigheid wordt goed benut
2. Lange discussies
3. Er is een trage besluitvorming
4. De leden zijn minder gemotiveerd

8.2 De projectleider als voorzitter

Verantwoording van de voorzitter

De taken van een voorzitter worden als volgt onderverdeeld:

Taken voor de vergadering,

Taken tijdens de vergadering,

Taken na de vergadering

Taken vóór de vergadering:

- de agenda opstellen

- de uitnodiging, de agenda en de stukken rondsturen

- ruimte reserveren

De agenda opstellen

Vaak word er een raamagenda gebruikt:

- Daarbij staan de meeste punten vast, maar die punten moeten wel iedere keer worden vastgelegd zoals:                                                                                                                                             

• waarover het punt gaat                                                                                                                                     
• wat de volgorde van bespreken is                                                                                                                
• wat het doel van de bespreking is                                                                                                                
• verwijzing na eventuele bijlagen                                                                                                                   

                                             

Wat zou er in een uitnodiging voor
een vergadering van de voorzitter staan?

Waarvoor zorgt de voorzitter bij het reserveren van een ruimte?

1. Koffie en thee
2. Whiteboard
3. Een geschikte vergaderruimte
4. Laptops

Taken tijdens de vergadering

De voorzitter heeft een aantal taken die te maken het aanbrengen en bewaken van de structuur tijdens een vergadering:

• officieel de vergadering openen
• bewaken van de agenda (niet te veel afwijken van het onderwerp)
• inleiden van elk agendapunt
• leiden van elk discussie
• zorgen voor inbreng van alle projectleden
• tijdbewaking
• 
  

Taken van de voorzitter

Taken van de leden

Officieel de vergadering openen

Bewaken van de agenda (niet te veel afwijken

Inleiden van elk agendapunt

Zorgen voor inbreng van alle projectleden

Leiden van de discussie

Tijdbewaking

Geven van een samenvatting van elk agendapunt

Officieel de vergadering sluiten

Zinvolle bijdrage leveren. (Meedenken, luisteren, informatie geven en vragen, meepraten, eigen mening verwoorden).

Gezag voorzitter respecteren

Zaak en persoon scheiden. 

(Het gaat niet om wat je van iemand vindt of wat iemand is maar om de argumenten)

Bewaken van de sfeer 

De voorzitter is ook verantwoordelijk voor de manier waarop mensen zich gedragen of met elkaar omgaan. 

Hij zorgt ervoor dat hij:

• mensen die niet zoveel praten hun steentje bij laat dragen
• mensen die te veel aan het woord zijn, vraagt het kort en bondig te houden
• niet accepteert dat mensen elkaar 'onderuit halen' 
• een pauze inlast als mensen moe of geïrriteerd zijn
• eventueel overgaat tot 'zelfonthulling' als de sfeer echt vervelend wordt, en dát als punt op de agenda zetten. 

- Zelfonthulling is het geven van informatie over jezelf (gevoelens, ervaringen, wensen en verwachtingen) waarmee je je eigen kwetsbaarheid toont.

Taken na de vergadering

- De voorzitter zorgt ervoor dat de notulist een verslag maakt en dat dit verzonden word.

- Een goede notulist zorgt ervoor dat hij, (voor dat hij de notulen verzend daar de leden) het met de voorzitter bespreekt.

8.3 effectief onderhandelen

1 Kenmerken van onderhandelen

2 Doelstelling onderhandelingsgesprek

3 Opbouw onderhandelingsgesprek

4 Onderhandelingsvaardigheden

5 Onderhandelingsstijlen

Kenmerken van onderhandelen

2 Partijen 

Enerzijds gelijk anderzijds tegengesteld

Machtbalans

compromis

win-witoplossing

Doelstelling onderhandelingsgesprek

3 Doelen:

Kennisdoel

Houdingsdoel

Gedragsdoel

Opbouw onderhandelingsgesprek

6 Fases in een onderhandelingsgesprek

voorbereiding-fase 

Openingsfase

Informatie-

fase

Onderzoeks-

fase

Onderhandelings-fase

Afsluiting

Onderhandelingsvaardigheden

Communicatie vaardigheden

Tactische vaardigheden

Persoonlijke vaardigheden

Onderhandelingsstijlen

Welke doelen zijn er in een onderhandelingsgesprek?

1. Kennisdoel
2. Informatiedoel
3. Houdingsdoel
4. Gedragsdoel

Belangrijkste kenmerken van onderhandelen

Welke fase zijn er in een onderhandelingsgesprek?

Welke onderhandelingsvaardigheden zijn er?

Tips vergadering 

Tip 1: Bewust een plek zoeken

Tip 2: Staan i.p.v. zitten 

Tip 3: Vergader in de ochtend

Tip 4: pauzeer regelmatig

Tip 5: Maak een tijdsplanning

Tip 6: Directe toon zetten begin vergadering

Tips vergadering 

Tip 7: Reageer adequaat op problemen

Tip 8: Voorkom verstarde en onaangename vergadercultuur

Tip 9: Afremmen van lange praters en humor

Tip 10: Niet meer dan 30sec p.p.

Tip 11: Positief afsluiten

Tip 12: Besteed aandacht aan de actie of besluitenlijst

Tip 13: Korte vergaderingen houden

Tips vergaderingen 

Tip 14: Heb zonodig informeel overleg

Tip 15: Zorgen dat deelnemers zich goed voorbereiden

Tip 16: Loop de checklist vergaderen na 

Tip 17: Nadenken over de manier van ingrijpen 

Wat is het belangrijkst aan de zetting van een vergadering

1. Muziek op de achtergrond
2. Veel mensen aan tafel
3. Een ronde tafel
4. Een grote ruimte

Waarom een korte vergadering houden?

Wat is er belangrijk aan het begin van een vergadering?

1. Directe toon zetten
2. Direct pauzeren
3. Direct gaan staan
4. Direct een tijdsplanning maken

Waarom een vergadering positief afsluiten?

Waarom staan bij een vergadering?

1. Voor meer stilte
2. Om calorieën te verbranden
3. Staan houdt de snelheid er in

Hoofdpunten van
een vergadering?