L2 Organiseren van een evenement

• Activiteiten Doelgroepen Bewegen
• MBO
• Studiejaar 1

Leerdoelen

• Je ontwikkelt d.m.v. de 5W methode jullie eigen evenement.

Onderdelen draaiboek  

5 W's en 1 H methode

1. WAAROM
2. WIE
3. WAT
4. WAAR
5. WANNEER
6. Hoe

1. WAAROM? Voor welke gelegenheid bv.? Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.

2. WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?

3. WAT? Wat doen? Wat is het doel? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. 

4. WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houdt hierbij rekening met de doelgroep. 

5. WANNEER? Je moet hierbij rekening houden met bijv.: (School)vakanties, beschikbaarheid van de accommodatie zelf, wordt er nog meer georganiseerd op dat moment? En houd rekening met de voorbereidingstijd die je nodig hebt!

6. Hoe? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit organiseren? 

De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! 

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Nazorg 

Voorbereidingsfase

In de voorbereidingsfase stel je een voorbereidend draaiboek op

      - Alle werkzaamheden neem je hierin op (5W)

 

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;

1. Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek --> Balkenplanning
2. Opstellen dag-draaiboek
3. Tijdsplan van de onderdelen van het dag-draaiboek

Oftewel de 1H methode gaat hier uitgewerkt worden

plattegrond

1. Uitvoering voorbereidend draaiboek

Het is belangrijk dat één persoon van de projectgroep zich voordraagt als projectleider

Deze controleert of de werkzaamheden op tijd uit gevoerd worden, dat de  andere van projectgroep zich aan de planning/afspraken houdt (draaiboek)

- Loopt alles goed > geen problemen!

- Niet op tijd af > bespreken! 

-Voortgang controleren voor deadline 

- Houdt het draaiboek bij 

1. Uitvoering voorbereidend draaiboek

Je gaat verder waar je bent gebleven "Hoe" (welke manier)

• Je bedenkt en beschrijft de activiteiten die je wilt gaan doen
• Je maakt een plattegrond van alle activiteiten 

• Je maakt een poster om de activiteit te promoten
• Je  maakt inschrijflijsten voor de deelnemers

2. Opstellen dag-draaiboek

Maak gebruik van de kwaliteiten van de mensen die helpen met het evenement

Het dag-draaiboek bevat in chronologische volgorde alle werkzaamheden die op de dag zelf gedaan moeten worden

Verder geef je weer wie & wat moet gebeuren op welk moment (tijdens het evenement zelf)

3. Tijdsplanning + uitwerking onderdelen dag-draaiboek 

Uitwerking van je evenement weggezet in tijd bijvoorbeeld:

• Het programma (wie ) Bijv: welke activiteiten, opening, slot
• Deelnemers (wie) Bijv: ontvangst en begeleiding van deelnemers
• Organisatie (wie) Bijv: uitdelen programmaboekje, ophalen uitslagen, secretariaat
• Accommodatie/materialen (wie) Bijv: accommodatie, materialen, kleedkamers, catering
• Medewerkers/vrijwilligers (wie) Bijv: ontvangst, informeren, begeleiden 
• EHBO (wie) Bijv: verantwoordelijk EHBO, ontvangen, bedanken 

Aan het werk

We gaan aan de slag met het draaiboek voor jullie evenement.

Let op deze wordt gepresenteerd en 1 activiteit wordt daadwerkelijk gedemonstreerd