Eventplan + Kostencalculatie en Begroting EP01 (P3:11-02-2025)

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Event Plan + Kostencalculatie en begroting

Lesdoelen:

- Ik weet wat er in een Eventplan komt te staan

- Ik weet wat een Kostencalculatie en begroting is

- Ik kan een Event plan schrijven en een begroting maken.

Wat is het doel van een event document?

Welke Event documenten zijn er allemaal?

Verschillende event documenten:

* Event canvas

* Event voorstel

* Event plan

* Draaiboek

* Communicatieplan

* Plan van aanpak

Koppeling + welk soort event

Startpunt project met opdrachtgever: 

Productie: Briefing --> Event canvas --> Event Voorstel --> Event plan  --> Draaiboek + Communicatieplan

Marketing: DESTEP --> USP --> SWOT --> Confrontatiematrix + AIDA

Startpunt eigen idee project: 

Productie: Brainstorm --> Event canvas --> Event voorstel --> Event plan --> Draaiboek + communicatieplan

Marketing: DESTEP --> USP --> SWOT --> Confrontatiematrix + AIDA

Verder met Event plan

Zo organiseer je een... Event

Volgens de P6-Methode (projectaanpak in 6 stappen)

1) Start het event --> Stel event voorstel op --> Opzoek naar opdrachtgever/subsidie --> go or no go

2) Organiseer je team --> wanneer van toepassing

3) Stel Event plan op --> eind stap 3 opnieuw beslismoment

4) Bereid het event voor --> aan de hand van event plan

5) Voer het event uit --> met behulp van draaiboek

6) Handel het event af --> evaluatie

Eventvoorstel:

1) Achtergronden

2) Programma van eisen

3) Beschrijving event

4) Financieel

5) Globale planning

6) Haalbaarheid en risico's

Eventplan:

Hoofdstuk 1: Achtergronden

Hoofdstuk 2: Evenementbeschrijving

Hoofdstuk 3: Taken en tussenresultaten

Hoofdstuk 4: Kwaliteit

Hoofdstuk 5: Eventorganisatie

Hoofdstuk 6: Planning

Hoofdstuk 7: Begroting

Hoofdstuk 8: Risico's

Event plan

1) Achtergronden: Waar (in welke omgeving) speelt het event zich af? Denk ook aan benoemen pakkende naam voor je event, wie opdrachtgever is, beschrijving van de organisatie, wie opdrachtnemer is, eventueel geschiedenis, wie stakeholders zijn en wat de functie van het eventplan is.

2) Evenement beschrijving: Waarom organiseren we het event? Welke eisen stellen we eraan en hoe ziet het evenement eruit? Denk hieraan de doelstelling, programma van eisen en beschrijving eventresultaat. (Bij een goed geschreven event voorstel, kun je hier veel knippen en plakken en aanvullen!) 

3) Taken en tussenresultaten: Wat moeten we doen voor het evenement en wat zijn de tussenresultaten?  Een soort van To do lijst met 'hoogtepunten'. Een tussenresultaat is vaak een mijlpaal in je planning. 

4) Kwaliteit:  Hoe zorgen we voor voldoende kwaliteit van de (tussen)resultaten? En hoe voor voldoende kwaliteit van het eventresultaat?

5) Eventorganisatie: Wie helpt mee, hoe werken we samen en wie krijgt welke informatie?

6) Planning: Wanneer gaat wie welke taak doen?

7) Begroting: Wat kost het evenement en wat levert het op?

8) Risico's: Waardoor kan het evenement mislikken? Welke randvoorwarden zijn er?

LEES: Pagina 104 - 119 (Stap 3)

Wat weet je al over begrotingen?

Begroting

Begroting = een overzicht van de inkomsten (baten) en uitgaven (kosten) die je verwacht.

Posten = verschillende onderdelen die in de begrotingen worden genoemd.

Saldo = verschil tussen kosten en opbrengsten.

Schat inkomsten liever te laag en uitgaven liever te hoog in.

Neem in ieder geval een post onvoorzien in. Een vuistregel die in de praktijk vaak gebruikt wordt is dat de post onvoorzien 10% is van de totale posten.

Begroting

Functies begroting:

• Hulpmiddel om inzicht te krijgen in uitgaven en inkosten.
  
• Hulmiddel voor toewijzen van taken (bijv. 10.000 euro voor sponsoring beschikbaar).
  
• Hulpmiddel om bevoegdheden toe te wijzen (1000 euro voor drukwerk, de persoon die dit regelt mag dit geld uitgeven).
  

Begroting

3 mogelijke uitkomsten:

• Liquiditeitsoverschot = meer opbrengsten dan kosten. 
  
• Sluitende begroting = evenveel opbrengsten dan kosten. 
  
• Liquiditeitstekort = meer kosten dan opbrengsten. 
  

Kosten van een evenement

• Programma
• PR Marketing
• Productie
• Decoratie
• Techniek
• Catering
• Personeel
• Beveiliging
• Onvoorzien 10%

Opbrengsten van een evenement

• Kaartverkoop
  
• Verkoop catering
• Collecte of giften 
• Nog andere opbrengsten?

Zie format in Teams

Opdracht:

Organiseer een Buurtfestival

Maak een Eventplan

Maak een begroting

ZIE TEAMS voor uitgebreide opdrachtomschrijving.

Deadline: 14 februari 13:00u

Presenteren: vrijdag 14 februari