Begeleidende brief bij offerte travel en hospitality leerjaar 1 schrijfplan

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1,2

Welkom!

Begeleidende brief
bij een offerte

Doel van vandaag

De inhoud van een begeleidende brief bij een offerte

Prijsopgaaf

Wanneer stuur je een klant
een begeleidende brief bij een offerte?

Situatie 

Je hebt een aanvraag voor een reis naar USA of Canada.
Hierbij schrijven jullie een begeleidende brief bij een offerte.
Dit maak je naar aanleiding van je IBM gesprek en je boekingsbevestiging die uit BAS komt. 

Informatie

Het beoordelingsformulier van deze begeleidende brief vind je in Teams. Hierop vind je precies de onderdelen waaraan jouw begeleidende brief minimaal moet voldoen.

Informatie

In teams staat daarnaast ook een voorbeeld van een begeleidende mail en een offerte van Pangea Travel.

Hier kun je naar kijken zodra je zelf aan de slag gaat met het schrijven van je eigen brief.

Maar eerst wat uitleg...

Een offerte is een formele brief

• De brief heeft een inleiding, kern en slot
• Jij of u?
• Ik of we?

Opbouw brief:

1. Woonplaats, datum                         4. Adres geadresseerde   

2. Onderwerp                                        5. Aanhef

3. Adres afzender 

1. 4,1,3,2,5
2. 3,1,2,3,5
3. 3,4,1,2,5
4. 4,3,1,2,5

Inleiding - één alinea

• Korte weergave waarom je de brief schrijft
• Vertellen wat je gaat vertellen
• Bedank de klant voor zijn belangstelling

Kern - twee à drie alinea's

• Gedetailleerde omschrijving van het product of de dienst. Wat heb je te bieden, wat maakt jouw aanbod
  (reis USA en/ of Canada) zo speciaal?
  
• De kostenspecificatie
• Geldigheidsduur van de offerte
  

Slot - één alinea

• Spreek de hoop uit dat de klant spoedig reageert
• Spreek de hoop uit dat de klant de reservering bij jouw bedrijf zal doen
• Wees in je slot zo concreet mogelijk
  (geef dus een termijn aan!)

Kenmerken van de tekst:

• Objectief en zakelijk
• Beleefd
• Duidelijk en helder
• Korte zinnen
• Gericht op een goede relatie met de lezer
• In één oogopslag zichtbaar wat het product is, wat het kost

De offerte schrijf je in drie fasen:

1. Voorbereiding

2. Uitvoering

3. Reflectie

Voorbereiding (gesprek en brief)

1. Denk na over de inhoud
    (klant: wat wil je weten?)
   (Pangea travel: wat heb je te bieden?)
   
2. Voer het gesprek (IBM)
3. Maak aantekeningen van het gesprek (IBM)

Opdracht:

Je hebt een aanvraag voor een reis naar USA of Canada. Hierbij schrijven jullie een begeleidende brief bij een offerte. Dit maak je naar aanleiding van je IBM gesprek en je boekingsbevestiging die uit BAS komt. 

Format offerte

Format offerte

1. Adresgegevens afzender
2. Adresgegevens 

3. Plaats, datum
4. Betreft:
5. Aanhef 

6. Alinea 1: aanleiding van de brief + bedanken 

7. Alinea 2: wat heb jij (het bedrijf) te bieden/ welke afspraken zijn gemaakt

8. Alinea 3: prijsopgave + geldigheidsduur offerte

9. Alinea 4: slot-> hopen op snelle reactie en bevestiging (hoe)

10: Afsluiting
11. Bijlagen

Eerste alinea (inleiding) --> INHOUD

Bedanken voor het leuke bezoek

Vertellen wat de aanleiding van de brief is (waarom wordt de brief gestuurd?)

Terugkoppeling van het gesprek (welk land heeft de voorkeur en welke activiteiten de klant wil gaan doen 

 Actief geschreven (gericht op doelgroep) 

Tweede alinea (kern) (per onderwerp nieuwe alinea) --> INHOUD

Beknopte samenvatting van de gedetailleerde offerte (vlucht, auto of camperhuur, accommodatie, excursie) 

Extra verkoop uitleggen (waarom is het belangrijk om vooraf alles te boeken) Denk aan excursies, upgrade vlucht/ camper/ auto/ kamer/ etc.

Tweede alinea (kern) (per onderwerp nieuwe alinea) --> INHOUD

- Belangrijke redenen benoemen om verzekeringen af te sluiten (reis en annulering) 

- Betalingsvoorwaarden (wanneer aan/restant betalen) 

- Prijzen en beschikbaarheid zijn definitief bij boeking, afhankelijk van vraag en aanbod (flex prijs) 

Derde alinea (slot) --> INHOUD

- Gepaste persoonlijk gemaakte afsluiting (gericht op de doelgroep) 

- wees zo concreet mogelijk!

En nu jij!

Opdracht begeleidende brief bij offerte

Voorbeelden en beoordelingsformulier staat in Teams 

LessonUp staat ook in Teams

En nu jij!

Je bent op bezoek geweest bij:
Familie R. de Boer, Kruisstraat 3 1234 AB Apeldoorn.
Zij willen graag een 21-daagse reis naar Mexico boeken.
Ze willen cultuur combineren met een strandverlenging in een vier sterren hotel.
Ze willen graag vertrekken op 20 mei 2023.
Ze willen graag tips voor leuke excursies zoals besproken tijdens het gesprek.

En nu jij!

Voor informatie: je hebt alles voor de gast uitgezocht en in BAS verwerkt.

Je schrijft nu alleen nog de begeleidende brief.

Hiervoor heb je 30 minuten de tijd en daarna gaan we het klassikaal bespreken.

Beoordeling

Inleiding

Kern 

Slot

Algehele verzorging (lay-out (conventies)

Taalverzorging

- zie beoordelingsformulier op TEAMS!