SE-8 Les 2

• Secretariaat
• Vocational Education

Secretariaatpraktijk-8

Inhoud van de les

Hoofdstuk 3 Vergaderingen

3.5 Vergaderlocaties

3.6 Voorbereidende werkzaamheden vergadering

Vergaderlocaties

Geen eenvoudige opgave

Intern:

• Vergaderlocatie op tijd reserveren
• De ruimte klaar met de benodigde apparatuur

Vergaderlocaties

Vaak lastig 

Extern:

• wat je zoekt en in welke omgeving.
• het budget
• afspraken maken
• extra betalen voor F&B

Vergaderlocaties

Extern:

• Het einde van de dag wordt afgesloten met een receptie of borrel.
• Wordt niet genotuleerd.
• Netwerken 
• Etenswaren reserveren 

Controlelijst

Om te bereiken dat jouw werk goed en professioneel overkomt.

Controlelijst heeft vaste werkvolgorde en vaste controlepunten.

Controlepunten:

• Vooraf
• Tijdens
• Achteraf

Ruimtes en faciliteiten

Voordeel: iedereen heeft een gelijke plaats en goed overzicht

Nadeel: niet geschikt voor grote groepen, omdat dan de afstand te groot wordt en de tafel veel ruimte nodig heeft.

Ruimtes en faliciteiten

Voordeel: de deelnemers zitten dicht op elkaar, goede mogelijkheid tot discussie.

Nadeel: niet voor grote groepen, de voorzitter heeft weining overzicht

Ruimtes en faciliteiten

Voordeel: iedereen gelijk

Nadeel: niet voor meer dan ongeveer 12 personen.

Voordeel: iedereen gelijk

Nadeel: tot ongeveer 20 personen, de voorzitter heeft weining overzicht.

Ruimtes en faciliteiten

Voordeel: Voor groter groepen, duidelijk vorm hierarchie. Deze vorm wordt vaak gebruikt waarbij de directie aan de hoofdtafel zit en de rol van voorzitter op zich neemt.

Nadeel: Grotere afstanden tussen de deelnemers waardoor communiceren lastiger is. 

Wat is het verchil tussen een interne en externe vergaderlocaties

Wat wordt bedoeld met netwerken na een vergadering

Je moet altijd mondelinge afspraken altijd schrijftelijk vastleggen

1. Juist
2. Onjuist

Opdracht 3.09

Stel op een email, waarin je vraagt een offerte voor een vergaderlocatie.

• Selecteer een vergaderlocatie.
• Voor 15 personen gedurende 6 uur.
• Er moeten een beamer en een projectiescherm aanwezig zijn.
• Er moet een voorstel voor een lunch bijzitten
• Na de vergadering graag een borrel met een voorstel van een bittergarnituur
• Voldoende parkeergelegenheid
• Maximale budget AWG 45,- p.p.

Audiovisuele hulpmiddelen

• Om de vergadering goed over te laten komen.

• Om dingen te laten zien en/of horen.

• Klaar zetten en controleren

Audiovisuele hulpmiddelen

Geluidsinstallatie

Bij een vergadering waar veel mensen aanwezig zijn

De microfoon is aangesloten op een verstrerker en op boxen.

• Tafelmicrofoon
• Standaardmicrofoon
• Reversmicrofoon
• Hengelmicrofoon

Audiovisuele hulpmiddelen

• Beamer en laptop

• Flipover

• Whiteboard

Opdracht 3.10