SE-8 Les 1

• Secretariaat
• Vocational Education

Vergaderingen

Lesstof

Hoofdstuk 3:

Vergaderingen

Hoofdstuk 4:

Notuleren en opvolging actiepunten

Doelstellingen

Aan het einde van dit hoofdstuk kun je:

• De meest geschikte vergaderlocatie selecteren met de gewenste faciliteiten
  
• Gericht selecteren op het aantal genodigden en de bereikbaar van de locatie
  
• Een planning / draaiboek opstellen
  
• Een agenda opstellen
  

Definities van vergadering

1. Een vergadering is een georganiseerde bijeenkomst van personen waarop verschillende punten worden besproken en beslissingen worden genomen.
2. Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. 

Rekening te houden met volgende punten

• Je informeert naar de doelstellingen van de vergadering.
• Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert je een planning, checklist of draaiboek.
• Je regelt een interne of externe vergaderinglocatie.
• Je nodigt de deelnemers uit en verzorgt eventueel de agenda.

De leden van een vergadering

De voorzitter

De notulist

De deelnemers

Noteer de definitie van een vergadering

Met welke punten dien je als management assistant GEEN rekening te houden bij het organiseren van een vergadering?

1. Je informeert naar de doelstellingen van de vergadering.
2. Je regelt een interne of externe vergaderlocatie.
3. Je moet rekening houden als de andere medewerkers hun taak doen
4. Je nodigt de deelnemers uit en verzorgt eventueel de agenda.

Welke leden behoort niet tot een vergadering of een bijeenkomst.

1. De klanten
2. De deelnemers
3. De voorzitter
4. De notulist

Geef een aantal voorbeelden van verschillende soorten overlegbijeenkomsten/ vergaderingen binnen een bedrijf.

Opbouw vergadering

Als management assistant informeer je naar de doelstellingen van de bijeenkomst.

Kleine bijeenkomst zoals:

vergaderingen, jubilea, open dagen en trainingen

Doelen van een vergadering

• Informerend

• Meningvormend

• Besluitvormend

• Probleemoplossend

Agenda

Op de agenda staan de onderwerpen die tijdens de vergadering aan de orde komen puntgewijs genoemd.

Aan het begin van de agenda

• Opening
• Vaststellen agenda
• Goedkeuren notulen 
• Mededelingen
• Ingekomen stukken

Aan het eind van de agenda

• W.V.T.T.K (wat verder tot tafel komt)
• Rondvraag
• Planning volgende vergadering
• Sluiting

Zinvol en doelgericht te vergaderen

• Wie de eigenaar is
• Wat er aan het eind bereikt moet zijn
• wat er van de deelnemers wordt verwacht
• Hoeveel tijd er beschikbaar is
• Wat de bijbehorende stukken zijn
• Welke werkwijze of procedure gevolg gaat worden

Rondvraag

Als laatste punt op de agenda.

De deelnemers kunnenvragen stellen over onderwerpen die niet expliciet op de agenda staan. 

Een onderdeel van een vergadering.

Uitnodiging

Verzendt de uitnodiging naar de deelnemers zodat zij zich kunnen voorbereiden.

• Alle deelnemers die zijn uitgenodigd
• De locatie van de vergadering
• Het tijdstip en de duur van de vergadering
• Eventuele voorzieningen zoals lunch of diner
• Agenda

Rondvraag betekent dat de voorzitter van de vergadering geeft de deelnemers dan één voor één het woord zodat deze zijn of haar vragen kan stellen over onderwerpen die niet op de agenda staat of niet onder een ander agendapunt aan de orde komen.

1. Juist
2. Onjuist

OPDRACHT