SE-8 Les 5

• Secretariaat
• Vocational Education

Secretariaatpraktijk-8

Inhoud van de les

Hoofdstuk 4 Notuleren & opvolging actiepunten

4.6 Agendapunten

4.7 Notuleren

AGENDAPUNTEN

• Opening
• Bespreking en goedkeuring notulen vorge keer
• Ingekomen stukken en mededelingen
• De punten die besproken moeten worden
• Rondvraag
• Sluiting

Voorbeeld besluitenlijst

NOTULEREN

Het vastleggen van een vergadering

Notulist

Iedere deelnemer kan de notulen inclusief actie/ besluitenlijst maken

Waarom notuleren?

-Het is belangrijk dat iedereen na afloop van de vergadering weet wat er besloten is.

-Voor mensen die niet aanwezig zijn geweest bij een vergadering is het belangrijk om zich op de hoogte te stellen van datgene wat er besproken en besloten is.

-Notulen worden ook gebruik om te controleren of alles wat besloten is ook daadwerkelijk nagekomen wordt.

-Aan de hand notulen kan achteraf met name middels de actie-/ besluiten lijst altijd bekeken worden wat er in voorgaande vergaderingen besloten is

Waarvoor zijn de notulen bedoeld?

• Verslag: ook voor de niet aanwezigen
• Geheugensteun voor alle deelnemers.
• Bewijsstuk van gemaakte afspraken.
• De basis voor een nieuwe vergadering of voor acties.
• Archief of documentatie.

Een goede voorbereiding

Zorg dat je weet waar de vergadering over gaat;

Stel in overleg met de voorzitter vast welke verslagvorm je hanteert;

Zorg dat je weet wie aan de vergadering deelnemen;

Spreek met de voorzitter af hoe je aangeeft wanneer iest niet duidelijk is;

Zeg tegen de voorzitter dat je naast hem of haar wilt zitten.