Les 2: Archiveren van gegevens

• ABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 2: Archiveren van gegevens

Wat weten jullie nog van de vorige les?

Les 2: Archiveren van gegevens

Wat weten jullie nog van de vorige les?

Mappenstructuur

• Hoe maak je een mappenstructuur?
• Je hebt een mappenstructuur gemaakt met hoofdmappen en submappen
• Je laptop is nu ingericht voor het hele schooljaar met alle vakken die je krijgt

Archiveren

Wat is archiveren

Waarom archiveer je

Wat archiveer je zoal? Ingekomen en uitgaande post, interne en externe post.

Welke vaardigheden heb je nodig om goed te kunnen archiveren:

Orde houden, goed kijken, computer gebruik, netjes werken, regels kennen

Hoe zijn de opdrachten gegaan

Opdracht 1

Maak een Mappenstructuur voor het vak ABS met 2 hoofdmappen en een groot aantal submappen.

Opdracht 2

Maak een mappenstructuur voor alle andere vakken waarin je les krijgt

Opdracht 3

5 vragen over archiveren mogen beantwoord worden in 2-tallen

Lesdoelen:

De student kan: 

· kan het belang van archiveren omschrijven.

· kan verschillende documenten herkennen.

· weet wat er wel en niet bewaard moet worden in het archief.

Archiveren

Archiveren is het verzamelen, ordenen, bewaren en uitlenen van documenten.

Documenten die in een archief terecht kunnen komen zijn:

· inkomende poststukken

· uitgaande poststukken

· interne en externe poststukken

Archiveren voor jou persoonlijk

• Waarom doe je dat?
• Hoe doe je dat?
• Wanneer doe je dat? 
• Op welke manier doe je dat?

Opdracht 1

Je gaat voor een jaar naar het buitenland om stage te lopen. Je hebt er veel zin in en bent druk met de voorbereidingen.

· Je wilt graag dat iemand jouw post behandelt als je weg bent. Je besluit je broer of zus te vragen of hij/zij jouw post wil sorteren en bewaren.

· Je maakt voor hem/haar een lijst met wat er allemaal binnenkomt per maand en legt hem/haar op papier uit waar hij/ze wat moet bewaren.

· Bedenk zelf hoe je dit duidelijk op papier kan zetten. Denk goed na over wat er allemaal binnenkomt (minimaal 5 documenten).

5 min.

Mogelijke antwoorden

· Bankafschriften ABN-AMRO Bank in ordner GELDZAKEN – achter tabblad afschriften - op datum gesorteerd

· Documenten over mijn lening bij de Rabobank in ordner GELDZAKEN – achter tabblad lening Rabo – op datum gesorteerd

· Documenten van DUO In order GELDZAKEN – achter tabblad DUO – op datum gesorteerd

· Documenten Belastingdienst

· Documenten van school

· Documenten van mijn stage in buitenland

· Documenten van de sportschool

· Rekeningen

· Documenten Albert Heijn (bijbaan)

Belangrijke begrippen

De volgende begrippen zijn belangrijk om te onthouden als je bezig bent met archiveren:

Archiveren, Document, Archief, Registreren, 
Ordenen en Rubriceren

Opdracht 2

Ga in tweetallen op zoek naar de betekenis van de begrippen, ben zo volledig mogelijk in je antwoord, gebruik je laptop.

Nb.: leg bij rubriceren ook uitleggen welke twee vormen er zijn.

Begrippen

• Archiveren
• Documenten
• Archief
• Registreren
• Ordenen
• Rubriceren

8 min.

Draai aan het wiel en 

het begrip waar het

wiel stopt moet 

worden uitgelegd

Mogelijke antwoorden

Archiveren : Het ordenen, bewaren en uitlenen van documenten

Document : Geschreven of gedrukt (bewijs)stuk dat wordt gearchiveerd.

Archief : Alle documenten die een bedrijf verzamelt en bewaart, maar ook de ruimte waar de documenten worden bewaard.

Registreren : Het vastleggen van gegevens op papier of digitaal

Ordenen : Op orde brengen, schikken, sorteren, in een bepaalde volgorde of opstelling zetten

Rubriceren is het ordenen van items, informatie of gegevens in specifieke groepen of rubrieken, zoals het rubriceren van documenten in een archiefsysteem. 2 vormen: alfabetische  of numerieke volgorde

Wat moet je bewaren?

Documenten met een:

• informatieve waarde
• wettelijke verplichting
• sociale waarde (omdat ze leuk zijn)

Sommige documenten hebben een informatieve waarde. Bijvoorbeeld aan een rekeningafschrift kun je zien of een rekening is betaald of niet. Deze documenten moeten dan ook als bewijs kunnen worden teruggevonden.

· Er zijn wettelijke verplichtingen die ervoor zorgen dat bedrijven hun documenten goed bewaren en gemakkelijk tevoorschijn kunnen halen.

· Een bedrijf kan ook documenten bewaren omdat het leuk is om te bewaren. Bijvoorbeeld foto’s van het bedrijfsfeest of iets wat te maken heeft met de geschiedenis van het bedrijf.

Wat is wat?

We gaan weer begrippen leren......

offerte, pakbon, factuur, vakblad, drukwerk, rapportage, folder

Vb. offerte en pakbon

Vb. factuur en vakblad

Drukwerk, Rapportage, Folder

Opdracht 3

Ga in tweetallen op zoek naar de betekenis van de begrippen, ben zo volledig mogelijk in je antwoord, gebruik je laptop.

Begrippen

• Offerte
• Pakbon
• Factuur
• Vakblad
• Drukwerk
• Rapport(age)
• Folder

8 min.

Draai aan het wiel en 

het begrip waar het

wiel stopt moet 

worden uitgelegd

Mogelijke antwoorden

Offerte : Opgave van prijs en leveringscondities voor een eventuele dienst of product (vrijblijvend)

Pakbon : Formulier van de leverancier met de volledige inhoud van de zending Factuur : Rekening voor geleverde goederen of diensten

Vakblad : Tijdschrift voor een bepaalde beroepsgroep

Drukwerk : Alles wat gedrukt is, bijvoorbeeld kranten en tijdschriften. Niet persoonlijk

Rapport : Een schriftelijk verslag over hoe iets is gegaan.

Folder : Blaadje met reclame of informatie (vouwblad)

Bewaarplicht

Niet alle poststukken hoef je te bewaren.

· Alleen als het als bewijs kan dienen, moet je zorgvuldig bewaren.

· Of als het wettelijk verplichte documenten voor een bepaalde tijd zijn

· Of het als geheugensteun voor het bedrijf

Opdracht 4

Wel of niet archiveren en waarom?

Maak een tabel met 3 kolommen waarin je in de 1ste kolom de volgende begrippen opschrijft. Geef in de 2de aan of je wel of niet zou archiveren en in de 3de kolom waarom. 

W

W

Naam document	wel/ niet	Waarom?
Bankafschrift	wel/ niet
Aanbieding v/e product	wel/ niet
Brief belasting	wel/ niet
Brief bank renteverhoging	wel/ niet
Verkoopfactuur	wel/ niet
Uitnodiging receptie	wel/ niet
Factuur bloemen	wel/ niet

Mogelijke antwoorden

• Bankafschrift Wel Bewijs dat iets betaald is.
• Aanbieding van een product Niet Aanbieding zijn vaak kort geldig.
• Brief belasting Wel Bewijs en naslag
• Brief bank renteverhoging Wel Gebruiken als naslag.
• Verkoopfactuur Wel Verplicht voor eventuele controle
• Uitnodiging receptie Niet Is eenmalig.
• Factuur bloemen Wel Verplicht voor eventuele controle.

W

W

Naam document	wel/ niet	Waarom?
Aanmaning	wel/ niet
Opdracht bevestiging	wel/ niet
Reservering vergaderzaal	wel/ niet
Brochure	wel/ niet
Aanmelding klant	wel/ niet
Verslag vergadering	wel/ niet
Klacht over parkeren	wel/ niet

Mogelijke antwoorden

• Aanmaning Niet Kan na betaling weg.
• Opdrachtbevestiging Wel Bewijs en naslag
• Reservering vergaderzaal 1 Wel Bewijs en naslag
• Brochure Niet Er komen per dag heel veel brochures binnen. Kan na lezen weg.
  
• Aanmelding klant Wel Bewijs en naslag
  
• Verslag vergadering Wel Bewijs en naslag
• Klacht over parkeren Niet Kan na afhandeling weg.

Opdracht 5 ff checken

Zet onderstaande woorden in de juiste zin.

bankafschriften – offerte – aanmaning – klacht – reclame – folder – wettelijk verplicht – geheugensteun

Zet de woorden in de juiste zin.

1. Voor sommige zakelijke documenten geldt, dat je . . . om ze te bewaren.

2. Ons bedrijf heeft een vrijblijvende . . . aangevraagd voor een waterkoeler op kantoor.

3. Dat is nu de tweede . . . van dit bedrijf, ik ga even onderzoeken waarom het niet goed gaat met de betaling.

4. Ik heb de . . . doorgestuurd naar de Directie.

woordjes in de zin

• bankafschriften
• offerte
• aanmaning
• klacht
• reclame
• folder
• wettelijk verplicht 
• geheugensteun

Antwoorden

1. Voor sommige zakelijke documenten geldt, dat je wettelijk verplicht bent om ze te bewaren.

2. Ons bedrijf heeft een vrijblijvende offerte aangevraagd voor een waterkoeler op kantoor.

3. Dat is nu de tweede aanmaning van dit bedrijf, ik ga even onderzoeken waarom het niet goed gaat met de betaling.

4. Ik heb de folder doorgestuurd naar de directie.

Zet de woorden in de juiste zin.

5. Ik ga het verslag van de vergadering in het archief opruimen, dit is een mooie . . ..

6. Ik moet even in de . . . zoeken om te checken of die rekening is betaald.

7. De goederen zijn weer beschadigd binnengekomen, ik ga nu een . . . indienen.

8. Er komt elke dag zoveel . . . binnen. Direct weggooien maar.

woordjes in de zin

• bankafschriften
• offerte
• aanmaning
• klacht
• reclame
• folder
• wettelijk verplicht 
• geheugensteun

Antwoorden

5. Ik ga het verslag van de vergadering in het archief opruimen, dit is een mooie geheugensteun.

6. Ik moet even in de bankafschriften zoeken om te checken of die rekening is betaald.

7. De goederen zijn weer beschadigd binnengekomen, ik ga nu een klacht indienen.

8. Er komt elke dag zoveel reclame binnen. Direct weggooien maar!

Opdracht 6: Reader

Werk de theorie uit in een Word document. Deze aantekeningen kun je gebruiken voor de voorbereiding op de toets en je stage.

Dit doe je na elke les en moet je aan het einde van Post verwerken inleveren via It's learning

Voorbeeld opdracht 2

Dit zou er als volgt uit kunnen gaan zien:

• Titelpagina
• Inhoudsopgave en paginanummering
• Samenvatting theorie
• Uitgewerkte opdrachten
• Reflectie

Reflectie

Bekijk het filmpje:

https://www.youtube.com/watch?v=lZxvMrGNyzk

Vragen die je aan jezelf stelt zouden kunnen zijn:

• Hoe was de les?
• Wat heb je vandaag geleerd over postverwerking?
• Lijkt het je een leuk onderdeel van jouw functie? Leg uit waarom wel/niet?

Verzin zelf nog minimaal 2 vragen!!

Samenvatting theorie

Maak een korte samenvatting van de theorie, in jouw eigen woorden. 

Titelpagina

- Voorblad (jouw naam, klas, leerjaar en periode) met afbeelding met betrekking tot het onderwerp Post verwerken 

Inhoudsopgave en paginanummering

https://www.youtube.com/watch?v=gtt6eUzC-do

https://www.youtube.com/watch?v=l_znyLxaxdU

Zijn er nog onduidelijkheden of aanvulling?

WOB uren

Maak de opdrachten uit deze les af in de WOB-uren.

Volgende les bespreken we dat wat je moeilijk vond! 

Lesdoelen:

De student kan: 

· kan het belang van archiveren omschrijven.

· kan verschillende documenten herkennen.

· weet wat er wel en niet bewaard moet worden in het archief.

Einde les 2