Secretarieel H4 | Post

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo b
• Leerjaar 3

H4 | Post

Secretarieel

Wat ga je leren?

• Begrippen omschrijven die met post verwerken te maken hebben
  
• Adressenbestand bijhouden
  
• Archiveren
  
• Begrippen omschrijven die met archiveren te maken hebben.

H4.1 inkomende post

Reclame hoeft hier niet op!

H4.1 inkomende post

Je registreert de inkomende post, zodat je weet:

• welke post ontvangen is
  
• naar wie de post verzonden is.

H4.1 inkomende post

Nadat je de post hebt geregistreerd op de postlijst, verspreid je de poststukken.

Tip H4.1 inkomende post

Hierop let ik bij inkomende post:

• Waar komt de post binnen (postbussen, postkantoor, balie, algemeen
  

e-mailadres, fax)?

• Wie haalt de post op?
  
• Wie is er verantwoordelijk voor het aannemen van aangetekende brieven, rembourszendingen enzovoort?
  
• Wie mag de verschillende poststukken openmaken?
  
• Wanneer komt de post binnen?
  
• Hoe wordt er met binnenkomende post omgegaan (stempels, archiveren)?
  
• Hoe wordt de post verder in de organisatie verspreid?

Stappenplan H4.1 inkomende post

1. Alle poststukken openen
   
2. datumstempel zetten op alle brieven, faxen en andere poststukken
   
3. poststukken noteren op inkomende-postlijst
4. elk poststuk een volgnummer geven
   
5. datum noteren
   
6. opschrijven van wie de brief afkomstig is
   
7. onderwerp of kenmerk van de brief noteren
   
8. opschrijven voor wie of welke afdeling de brief bestemd is.
   
9. post in het postvakje van de juiste persoon of afdeling doen.

Alle post die binnenkomt, heet inkomende post. Je registreert op de inkomende-postlijst welke post binnenkomt, wanneer en voor wie. Ook de binnengekomen e-mails en de interne post verwerk je netjes. Interne post is de post die binnen een bedrijf verstuurd wordt.

H4.2 uitgaande post

Rond 15.30 uur haal je de uitgaande post op bij de verschillende afdelingen. Eerst controleer je de brieven. Alle brieven die naar klanten of leveranciers gaan, krijgen een volgnummer. Je neemt de brieven op in de uitgaande-postlijst.

H4.2 uitgaande post

Nadat je de brieven hebt geregistreerd in de uitgaande-postlijst, doe je ze in een envelop. Op elke envelop schrijf je de naam en het adres van degene voor wie de betreffende brief bestemd is, de geadresseerde. Op de envelop zet je:

• op de bovenste regels: de naam van het bedrijf en/of ter attentie van een specifieke persoon in het bedrijf
  
• op de volgende regel: de straatnaam en het huisnummer
  
• op de laatste regel: de postcode en de plaatsnaam.

H4.2 uitgaande post

Nadat je de brief hebt geadresseerd, weeg je hem om te kijken hoeveel postzegels je erop moet plakken. Het plakken van postzegels heet frankeren. In veel gevallen hoef je de postzegels niet zelf te plakken, maar gebruik je een frankeermachine. Een frankeermachine is een apparaat dat een frankeerstempel zet op de plaats van de postzegel. Dit maakt het makkelijk om veel post tegelijk te versturen. 

--> Op een brievenweger kun je het gewicht van een poststuk 

aflezen. Aan de hand van het gewicht bepaal je hoeveel 

postzegels je nodig hebt.

H4.2 uitgaande post

Het gewicht en de bestemming van de brief bepalen hoeveel postzegels je op een poststuk moet plakken. Op een brief naar het buitenland moet een andere postzegel dan op een brief die binnen Nederland wordt verstuurd. Deze postzegel is ook duurder. Het bedrag aan postzegels noemen we ook wel portokosten. Hoe duur postzegels precies zijn verschilt per jaar. Kijk op de website van PostNL wat de huidige tarieven zijn..

H4.3 speciale post

Naast de gewone post verzorg je ook de speciale post. Deze poststukken worden meestal niet, zoals gewone post, via de brievenbus verstuurd. Je hebt op de receptie niet iedere dag hiermee te maken, maar je moet wel weten wat speciale post is.

Speciale poststukken die aan bod komen, zijn:

• aangetekende post
  
• aangetekende post met aangegeven waarde
  
• post met postbusnummer
  
• post met antwoordnummer
  
• internationale post

1. Aangetekende post

= Post waarbij je de verzekering krijgt dat de post bij de juiste persoon wordt bezorgd. De post wordt door de postbode persoonlijk afgeleverd en de ontvanger tekent voor ontvangst.

2. Aangetekende post met aangegeven waarde

Dit betekent dat het poststuk wordt vergoed tot een maximale waarde van € 5.500 als het zoekraakt of beschadigd wordt. Hiervoor wordt hetzelfde formulier gebruikt als voor aangetekende post. De medewerker van het postkantoor kruist aan dat het gaat om 'aangetekend met waarde-aangifte'. Op deze manier verstuur je bijvoorbeeld een mobiele telefoon. Als de mobiele telefoon onderweg beschadigd wordt of zoekraakt, krijg je een vergoeding.

3. Post met postbusnummer

Veel bedrijven hebben een postbus. Dit is een eigen afgesloten postvak op bijvoorbeeld het postkantoor. De postbode bezorgt eerst de brieven in de postbussen op het postkantoor. Pas daarna bezorgt hij de gewone post bij bedrijven en bij de mensen thuis. Door een postbus beschik je 's ochtends vroeg al over de dagelijkse post. Elke postbus op het postkantoor heeft een eigen nummer. Dit is het postbusnummer. 

4. Post met antwoordnummer

Bedrijven kunnen ook een eigen antwoordnummer hebben. Een antwoordnummer is een postbus voor poststukken waarvoor de ontvanger de verzendkosten betaalt. Zo maakt een bedrijf het bijvoorbeeld makkelijk voor klanten om te reageren. 

5. Internationale post

Je verstuurt af en toe post naar het buitenland. Het versturen van een brief naar het buitenland gebeurt op dezelfde manier als het versturen naar een adres binnen Nederland. Je noteert internationale brieven ook op de uitgaande-postlijst. Op de envelop schrijf je de naam van het bedrijf en de adresgegevens. Ook het land schrijf je (in hoofdletters) op de envelop.

H4.4 Archief

In een bedrijf worden elke dag veel brieven geschreven, offertes gemaakt en facturen opgesteld. Je bergt alle documenten op in een archief. Een archief is een plaats waar documenten worden bewaard.  De documenten kunnen in een kast worden opgeslagen, maar ook digitaal in de computer worden bewaard. Het systematisch opbergen en bewaren noem je archiveren.

H4.4 Archief (1)

dynamisch of levend archief

In een dynamisch archief bewaar je alle lopende zaken. Bijvoorbeeld de factuur van een lopende order die nog niet betaald is door de klant. In dit archief zitten dus zaken die nog niet zijn afgerond.

Een dynamisch archief wordt veel gebruikt. Daarom noemen we het ook wel een levend archief.

H4.4 Archief (2)

statisch of dood archief

In een statisch archief bewaar je alle afgesloten zaken. Bijvoorbeeld de factuur van een afgesloten order die betaald is door de klant. Het gaat hier dus om zaken die helemaal zijn afgerond.

Een statisch archief gebruik je pas als alles is afgerond.  Daarom noemen we dit ook wel een dood archief.

H4.4 archief | 1. numeriek sorteren

= Sorteren op nummer. Bij dossiers wordt het hoogste nummer (dus van het meest recente dossier) steeds bovenop gelegd.

H4.4 archief | 2. Alfanumeriek sorteren

Sorteren op een code die bestaat uit een of meer letters gevolgd door een of meer cijfers. Eerst worden de letters op alfabetische volgorde gelegd en binnen elke letter de cijfers van laag naar hoog.

Bijvoorbeeld: B009 – B010 - IF1256 - IF2589 - IF7231 - VF089. Omdat de sorteercodes bestaan uit de letters van het alfabet en een nummer, noemen we deze vorm van sorteren alfanumeriek sorteren.

H4.4 archief | 3. Alfabetisch of alfabetisch-lexicografisch sorteren

H4.4 archief | 3. Alfabetisch of alfabetisch-lexicografisch sorteren

H4.4 archief | 3. Chronologisch sorteren

= Sorteren op datum. De oudste datum komt bovenaan te staan en de nieuwste onderaan.

Bijvoorbeeld:

10 april 2011

23 januari 2012

8 september 2012

20 mei 2013