Praktisch functioneren les 3+4

Ondersteunen bij praktisch functioneren
1 / 39
volgende
Slide 1: Tekstslide
Ondersteunen bij praktisch functionerenMBOStudiejaar 1

In deze les zitten 39 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.

time-iconLesduur is: 60 min

Onderdelen in deze les

Ondersteunen bij praktisch functioneren

Slide 1 - Tekstslide

Doelen van deze les:
- Je bent op de hoogte van verschillende administratieve werkzaamheden binnen Sociaal Werk
- Je kent de verschillende soorten zakelijke brieven
- Je weet hoe je een zakelijke brief opstelt
Je weet hoe je een zakelijke e-mail kunt schrijven volgens de richtlijnen.


Slide 2 - Tekstslide

Vandaag:
  • Terugblik vorige les
  • Check consortium opdracht
  • Uitleg opdracht brief/mail
  • Maken opdracht brief/mail
  • Evalueren en afsluiten

Slide 3 - Tekstslide

Wat hebben we vorige
les gedaan?

Slide 4 - Woordweb

Consortium opdracht check: Heb jij al een gesprek met je stagebegeleider gehad over de opdracht?
Ja
Nee

Slide 5 - Poll

Consortium opdracht check: Weet jij al meer over protocollen of richtlijnen binnen de organisatie van jouw stage?
Ja
Nee

Slide 6 - Poll

Consortium opdracht check: Heb je al een afspraak gemaakt met je stagebegeleider welke werkzaamheden jij mag uitvoeren?
Ja
Nee

Slide 7 - Poll

Administratieve taken
In je werk krijg je te maken met administratieve taken.
Denk aan bijvoorbeeld:
 Het schrijven van een email naar een collega
 Het schrijven van een rapportage

Slide 8 - Tekstslide

Wat is administratie?
Informatie verzamelen, noteren, verwerken en delen met anderen. Alle gegevens over jouw werk die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij de administratie. 

Het bijhouden van de administratie is een belangrijk onderdeel van je werk.

Slide 9 - Tekstslide

Wat is het doel van administratie?
  • Overzicht houden
  • Informatie later terug kunnen vinden
  • Informatie kunnen delen met de juiste personen 

Slide 10 - Tekstslide

Weten jullie al welke administratieve taken er bij jullie stage zijn?

Slide 11 - Open vraag

Voorbeelden administratieve taken SW'er:
  • Gegevens client verzamelen voor plan van aanpak
  • Verslagen schrijven van activiteiten of projecten
  • Planningen maken voor activiteiten
  • Dossiers aanvullen / schriftelijk rapporteren
  • Planning maken voor werkzaamheden
  • Voorraad beheren (materialen)
  • Gegevens verzamelen voor een evaluatie

Slide 12 - Tekstslide



Wanneer gebruik je een zakelijke e-mail en wanneer gebruik je een zakelijke brief?

Slide 13 - Tekstslide


Officiële documenten opsturen?

A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide

Slide 14 - Quizvraag


Iemand zo snel mogelijk informeren?

A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide

Slide 15 - Quizvraag


Vertrouwelijke informatie delen?

A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide

Slide 16 - Quizvraag


Iemand officieel bedanken?

A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide

Slide 17 - Quizvraag


Een nieuwsbrief versturen?

A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide

Slide 18 - Quizvraag


Een afspraak plannen?

A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide

Slide 19 - Quizvraag

Slide 20 - Tekstslide

Voorbeelden zakelijke brieven:
  • Bezwaarschrift
  • Sollicitatiebrief
  • Ontslagbrief 
  • Klachtbrief
  • Begeleidende brief (bij opsturen van documenten)
  • Informatieve brief 

Slide 21 - Tekstslide

Wanneer schrijf je een bezwaarschrift?

Slide 22 - Open vraag

Bezwaarschrift schrijf je wanneer:
Je het niet eens bent met een besluit van een overheidsinstantie. Dit kan bijvoorbeeld de Belastingdienst (bij toeslagen), het Centraal Justitieel Incassobureau (bij een boete) of het UWV (bij een uitkering).  

Slide 23 - Tekstslide

Een zakelijke brief opstellen:
  • Je begint met de naam en gegevens van de afzender
  • Daarna volgen de gegevens van de ontvanger (bij een organisatie noem dan ook de afdeling!)
  • Plaats en datum van de brief (plaatsnaam altijd met hoofdletter!)
  • Betreft: (je noemt hier het onderwerp van de brief of een referentienummer)
  • Aanhef: Geachte heer/mevrouw (met of zonder naam)/Beste...

Slide 24 - Tekstslide

Inhoud zakelijke brief:
  • Inleiding: Een korte introductie van de brief en waarom je de brief schrijft. Bijvoorbeeld: Op (datum) heb ik een brief van u ontvangen…. OF Naar aanleiding van ons telefonisch contact d.d. (datum) stuur ik u hierbij….
  • Kern: hier komt de verdere inhoud van de brief in alinea's. De alinea's zijn gescheiden met een witregel. Elke zin begint met een hoofdletter.
  • Afsluiting: Een groet als Hoogachtend of Vriendelijke groet (passend bij de brief) met naam en handtekening eronder.
  • Bijlage: Als er een bijlage bij de brief zit, vermeldt je dit onderaan de brief.

Slide 25 - Tekstslide

Slide 26 - Tekstslide

Een zakelijke e-mail opstellen
Als je een email opstelt, kun je invullen:
  1. AAN: emailadressen van 1 of meerdere personen
  2. CC: emailadressen van degenen die de mail mogen inkijken
  3. BCC: emailadressen van meerdere ontvangers die elkaars emailadressen niet mogen zien
  4. ONDERWERP: Hier vul je in waar de mail over gaat. De ontvanger kan aan het onderwerp zien of de email belangrijk voor hem is.
  5. BERICHT: Begin met een aanhef, dan 1 of meerdere alinea’s, sluit af met een groet.
  6. BIJLAGEN: PDF, afbeelding, Word





Slide 27 - Tekstslide


Digitale handtekening
Dit is tekst die je automatisch aan je email toevoegt. Deze kan bestaan uit:
  • Een groet en je naam
  • Functie
  • Contactgegevens 
  • De naam, het logo en de contactgegevens van de organisatie waar je werkt.
  • Meestal bepaalt de organisatie waar je werkt hoe je digitale handtekening eruit ziet




 

Slide 28 - Tekstslide

Standaardzinnen die je in je email kunt gebruiken:
  1. We hebben uw bericht in goede staat ontvangen.
  2. Naar aanleiding van uw vraag..
  3. Bedankt voor uw snelle reactie.
  4. U ontvangt hierover zo spoedig mogelijk bericht.
  5. Wij streven ernaar uw mail binnen 5 werkdagen te beantwoorden.
  6. Hierbij ontvangt u de….
  7. Hierbij nodigen wij u uit….
  8. Graag ontvangen wij binnen 4 dagen een bevestiging van bovengenoemde afspraak.
  9. We hopen uw vraag hiermee voldoende beantwoord te hebben
  10. Tot… (datum) ben ik afwezig. Ik kan uw email daarom niet beantwoorden. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega ..(naam) op … (telefoonnummer/emailadres)

Slide 29 - Tekstslide

Let op!
Let ten alle tijden op  de spelling. Vind je dit lastig?
  • Laat het checken door een studiegenoot/collega.
  • Gebruik spellingscontrole 

Slide 30 - Tekstslide

Waarom zou goede spelling belangrijk zijn op je werk?

Slide 31 - Open vraag

Waarom is spelling van belang?

  • Komt professioneel over
  • De e-mail is makkelijk leesbaar voor de ontvanger 
  • Straalt verzorgdheid uit

Slide 32 - Tekstslide

Aan de slag!
  • Opdracht zakelijke brief 
  • Of opdracht zakelijke e-mail
  • Inleveren via Teams aan het einde van de les

Slide 33 - Tekstslide

Bij een brief met belangrijke en/of (privacy)gevoelige informatie:
Aangetekend versturen! Dit betekent dat de ontvanger moet tekenen voor ontvangst. Dit kost wel extra, maar op die manier weet je zeker dat de informatie terecht is gekomen bij de ontvanger. 

Slide 34 - Tekstslide

- Je bent op de hoogte van verschillende administratieve werkzaamheden binnen Sociaal Werk
15

Slide 35 - Poll

- Je weet hoe je een zakelijke brief opstelt
15

Slide 36 - Poll

Ik kan een zakelijke e-mail schrijven volgens de richtlijnen.
010

Slide 37 - Poll

Tip of top over de invulling van de les:

Slide 38 - Open vraag

Slide 39 - Tekstslide