Ondersteunen bij praktisch functionerenMBOStudiejaar 1
In deze les zitten 39 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.
Lesduur is: 60 min
Onderdelen in deze les
Ondersteunen bij praktisch functioneren
Slide 1 - Tekstslide
Doelen van deze les:
- Je bent op de hoogte van verschillende administratieve werkzaamheden binnen Sociaal Werk
- Je kent de verschillende soorten zakelijke brieven
- Je weet hoe je een zakelijke brief opstelt
Je weet hoe je een zakelijke e-mail kunt schrijven volgens de richtlijnen.
Slide 2 - Tekstslide
Vandaag:
Terugblik vorige les
Check consortium opdracht
Uitleg opdracht brief/mail
Maken opdracht brief/mail
Evalueren en afsluiten
Slide 3 - Tekstslide
Wat hebben we vorige les gedaan?
Slide 4 - Woordweb
Consortium opdracht check: Heb jij al een gesprek met je stagebegeleider gehad over de opdracht?
Ja
Nee
Slide 5 - Poll
Consortium opdracht check: Weet jij al meer over protocollen of richtlijnen binnen de organisatie van jouw stage?
Ja
Nee
Slide 6 - Poll
Consortium opdracht check: Heb je al een afspraak gemaakt met je stagebegeleider welke werkzaamheden jij mag uitvoeren?
Ja
Nee
Slide 7 - Poll
Administratieve taken
In je werk krijg je te maken met administratieve taken.
Denk aan bijvoorbeeld:
Het schrijven van een email naar een collega
Het schrijven van een rapportage
Slide 8 - Tekstslide
Wat is administratie?
Informatie verzamelen, noteren, verwerken en delen met anderen. Alle gegevens over jouw werk die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij de administratie.
Het bijhouden van de administratie is een belangrijk onderdeel van je werk.
Slide 9 - Tekstslide
Wat is het doel van administratie?
Overzicht houden
Informatie later terug kunnen vinden
Informatie kunnen delen met de juiste personen
Slide 10 - Tekstslide
Weten jullie al welke administratieve taken er bij jullie stage zijn?
Slide 11 - Open vraag
Voorbeelden administratieve taken SW'er:
Gegevens client verzamelen voor plan van aanpak
Verslagen schrijven van activiteiten of projecten
Planningen maken voor activiteiten
Dossiers aanvullen / schriftelijk rapporteren
Planning maken voor werkzaamheden
Voorraad beheren (materialen)
Gegevens verzamelen voor een evaluatie
Slide 12 - Tekstslide
Wanneer gebruik je een zakelijke e-mail en wanneer gebruik je een zakelijke brief?
Slide 13 - Tekstslide
Officiële documenten opsturen?
A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide
Slide 14 - Quizvraag
Iemand zo snel mogelijk informeren?
A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide
Slide 15 - Quizvraag
Vertrouwelijke informatie delen?
A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide
Slide 16 - Quizvraag
Iemand officieel bedanken?
A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide
Slide 17 - Quizvraag
Een nieuwsbrief versturen?
A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide
Slide 18 - Quizvraag
Een afspraak plannen?
A
Zakelijke e-mail
B
Zakelijke brief
C
Beide
Slide 19 - Quizvraag
Slide 20 - Tekstslide
Voorbeelden zakelijke brieven:
Bezwaarschrift
Sollicitatiebrief
Ontslagbrief
Klachtbrief
Begeleidende brief (bij opsturen van documenten)
Informatieve brief
Slide 21 - Tekstslide
Wanneer schrijf je een bezwaarschrift?
Slide 22 - Open vraag
Bezwaarschrift schrijf je wanneer:
Je het niet eens bent met een besluit van een overheidsinstantie. Dit kan bijvoorbeeld de Belastingdienst (bij toeslagen), het Centraal Justitieel Incassobureau (bij een boete) of het UWV (bij een uitkering).
Slide 23 - Tekstslide
Een zakelijke brief opstellen:
Je begint met de naam en gegevens van de afzender
Daarna volgen de gegevens van de ontvanger (bij een organisatie noem dan ook de afdeling!)
Plaats en datum van de brief (plaatsnaam altijd met hoofdletter!)
Betreft: (je noemt hier het onderwerp van de brief of een referentienummer)
Aanhef: Geachte heer/mevrouw (met of zonder naam)/Beste...
Slide 24 - Tekstslide
Inhoud zakelijke brief:
Inleiding: Een korte introductie van de brief en waarom je de brief schrijft. Bijvoorbeeld: Op (datum) heb ik een brief van u ontvangen…. OF Naar aanleiding van ons telefonisch contact d.d. (datum) stuur ik u hierbij….
Kern: hier komt de verdere inhoud van de brief in alinea's. De alinea's zijn gescheiden met een witregel. Elke zin begint met een hoofdletter.
Afsluiting: Een groet als Hoogachtend of Vriendelijke groet (passend bij de brief) met naam en handtekening eronder.
Bijlage: Als er een bijlage bij de brief zit, vermeldt je dit onderaan de brief.
Slide 25 - Tekstslide
Slide 26 - Tekstslide
Een zakelijke e-mail opstellen
Als je een email opstelt, kun je invullen:
AAN: emailadressen van 1 of meerdere personen
CC: emailadressen van degenen die de mail mogen inkijken
BCC: emailadressen van meerdere ontvangers die elkaars emailadressen niet mogen zien
ONDERWERP: Hier vul je in waar de mail over gaat. De ontvanger kan aan het onderwerp zien of de email belangrijk voor hem is.
BERICHT: Begin met een aanhef, dan 1 of meerdere alinea’s, sluit af met een groet.
BIJLAGEN: PDF, afbeelding, Word
Slide 27 - Tekstslide
Digitale handtekening
Dit is tekst die je automatisch aan je email toevoegt. Deze kan bestaan uit:
Een groet en je naam
Functie
Contactgegevens
De naam, het logo en de contactgegevens van de organisatie waar je werkt.
Meestal bepaalt de organisatie waar je werkt hoe je digitale handtekening eruit ziet
Slide 28 - Tekstslide
Standaardzinnen die je in je email kunt gebruiken:
We hebben uw bericht in goede staat ontvangen.
Naar aanleiding van uw vraag..
Bedankt voor uw snelle reactie.
U ontvangt hierover zo spoedig mogelijk bericht.
Wij streven ernaar uw mail binnen 5 werkdagen te beantwoorden.
Hierbij ontvangt u de….
Hierbij nodigen wij u uit….
Graag ontvangen wij binnen 4 dagen een bevestiging van bovengenoemde afspraak.
We hopen uw vraag hiermee voldoende beantwoord te hebben
Tot… (datum) ben ik afwezig. Ik kan uw email daarom niet beantwoorden. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega ..(naam) op … (telefoonnummer/emailadres)
Slide 29 - Tekstslide
Let op!
Let ten alle tijden op de spelling. Vind je dit lastig?
Laat het checken door een studiegenoot/collega.
Gebruik spellingscontrole
Slide 30 - Tekstslide
Waarom zou goede spelling belangrijk zijn op je werk?
Slide 31 - Open vraag
Waarom is spelling van belang?
Komt professioneel over
De e-mail is makkelijk leesbaar voor de ontvanger
Straalt verzorgdheid uit
Slide 32 - Tekstslide
Aan de slag!
Opdracht zakelijke brief
Of opdracht zakelijke e-mail
Inleveren via Teams aan het einde van de les
Slide 33 - Tekstslide
Bij een brief met belangrijke en/of (privacy)gevoelige informatie:
Aangetekend versturen! Dit betekent dat de ontvanger moet tekenen voor ontvangst. Dit kost wel extra, maar op die manier weet je zeker dat de informatie terecht is gekomen bij de ontvanger.
Slide 34 - Tekstslide
- Je bent op de hoogte van verschillende administratieve werkzaamheden binnen Sociaal Werk
Slide 35 - Poll
- Je weet hoe je een zakelijke brief opstelt
Slide 36 - Poll
Ik kan een zakelijke e-mail schrijven volgens de richtlijnen.