zakelijke e-mail naar uitgeverij

Zakelijke e-mail

Er zijn 2 soorten e-mails:

- informele e-mails; deze stuur je naar vrienden.

- formele e-mails; deze verzend je in je schoolsituatie en in je werksituatie.

Een formele e-mail is een soort formele brief. Deze moet er verzorgd uitzien. Mensen nemen jouw bericht (en daarmee vaak jou als persoon) niet serieus, als jouw e-mail niet aan de regels voor een formeel bericht voldoet. 

1. Vaste onderdelen in een zakelijke e-mail

• Bedenk goed aan wie je het bericht stuurt en zet geen onnodige mensen in het to/aan veld.
  
• Vergeet niet het onderwerp te vermelden; geef dit in 1 of 2 kernwoorden weer.
  

De stijl van je e-mail

• Houd het bericht kort. Maak de zinnen niet te lang.

• Denk aan hoofdletters en leestekens.

• Houd het zakelijk. Schrijf geen spreektaal of sms-taal. Let erop dat je woordgebruik en je toon passend zijn.

• De aanhef is hetzelfde als in een brief. Dus: ‘Beste mevrouw Driessen’ of ‘Beste Salima’. Je kunt afsluiten met: ‘Met vriendelijke groet’.

Aanhef

Als je niet weet aan wie je schrijft: 

• Beste dames en heren
• Geachte leden van de gemeenteraad
• Geacht bestuur

Als je een naam hebt:

• Geachte mevrouw Van den Boek

2. De inhoud van je e-mail

• De belangrijkste boodschap van je bericht komt bovenaan. Eerst dus de kern, dan de toelichting en daarna de afsluiting.

Dus de indeling:

• Inleiding (belangrijkste boodschap)
• middenstuk (toelichting)
• Slot (korte conclusie, samenvatting en dank)

Spelling

Schrijf moeilijke woorden over uit de opdracht. Je hebt geen woordenboek of spellingcontrole tijdens je schrijfexamen. Bij twijfel: bedenk een synoniem of verwoord het anders.

Oefen in Studiemeter de werkwoordspelling nog een keer of vraag er een les over.

Beoordeling e-mail: afstemming op het publiek

1. Tekst is afgestemd op het publiek
2. toon en woordgebruik dragen bij aan bereiken schrijfdoel
3. toon en woordgebruik zijn formeel

Zakelijke e-mail: structuur

1. structuur is helder wat begrijpen inhoud vergemakkelijkt
2. Vaste onderdelen aanwezig: passend onderwerp, aanhef, slotzin EN slotgroet
3. logische alinea's met witregels
4. logische volgorde van informatie
5. verbanden tussen alinea's duidelijk mbv voegwoorden (en, of), verwijzingen (dat wil zeggen, dat betekent), signaalwoorden (want, omdat, daardoor) en signaalzinnen(samenvattend kan ik stellen)

Aanschrijven uitgeverij

De schoolbibliotheek heeft behoefte aan meer boeken. Dat is positief, want dit betekent dat de uitleen erg goed verloopt. Er wordt steeds meer gelezen door de mbo-studenten.

De vraag die vanuit beheer bibliotheek is gekomen is: Zouden de studenten verschillende uitgeverijen willen mailen met het verzoek of zij boeken willen doneren aan onze schoolbieb?

Opdracht

1. Zoek een uitgeverij; (zorg dat we allemaal een andere kiezen)

2. Maak een eerste opzet van een zakelijk e-mail met het verzoek tot het doneren van boeken;

3. Volgende week laten we deze aan elkaar lezen en kun je ze verbeteren en verzenden.