Audit - Les 5 - Rapportage

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Welkom

Auditor - Les 5 - Rapportage

IBS Bedenken en Produceren

Lesplanning

• Terugblik: 20 minuten
• Inleiding: 10 minuten
  
• Theorie en opdrachten: 30 minuten
• Project: 55 minuten
• Afsluiting: 5 minuten

Terugblik uitgevoerde audits?

Beoordeling van auditbewijsmateriaal aan de hand van het toetsingskader leidt tot:

1. Auditbevinding
2. Conformiteit
3. Afwijking
4. Auditconclusie

In welk deel van het auditgesprek wordt het gespreksverloop, het maken van aantekeningen en de omgang met bevindingen besproken?

1. Opening
2. Kern
3. Afronding

Wat is "Hoe gaat u om met klachten?"?

1. Enkelvoudige vraag
2. Suggestieve vraag
3. Open vraag
4. Trechteren

Wat is een voorbeeld van interne ruis bij communicatie?

1. Inhoud
2. Miscommunicatie
3. Onvoldoende aandacht
4. Er gaat een telefoon

Wat is het verschil tussen je verbale communicatie met vrienden en je verbale communicatie met docenten?

Wat zegt het als iemand geen oogcontact maakt?

1. Bang
2. Zelfverzekerd
3. Ongeïnteresseerd
4. Gesloten

Tips voor de reflectie

• Wie heeft de leiding tijdens deze audit?
• Wordt er voldoende afgestemd op het niveau van de auditee?
• In hoeverre worden er introductievragen/niet-cruciale vragen gesteld?
• In hoeverre worden er verdiepende/cruciale vragen gesteld?
• Wat voor vragen worden er gesteld?
• In hoeverre wordt de ALSD techniek toegepast?
• Wat valt je op aan de verbale/non-verbale communicatie?
• Voldoet de opbouw van het gesprek aan de vereisten?
• In hoeverre heb je je voorbereiding gevolgd?
• Heb je alle benodigde informatie verkregen?

Verbeteren auditrapport

• Beschrijf individueel in 10 minuten de verbeterpunten voor het auditrapport

Lesdoelen

• Je hebt inspiratie gekregen voor de reflectie op de audit
• Je kunt verschillende manier benoemen om een audit te rapporteren
• Je kunt een auditrapport opstellen

Do

• Voorbereiding
• Documentenaudit
• Gesprekken, observaties
• Rapportage
• Follow-up

Auditrapport

• Auditor 
• Auditee
• Doel
• Toetsingskader
  
• Scope
• Bevindingen
• Deadlines (bij voorkeur niet meer dan 3 maanden)
  
• Omgang resultaten 
• Verspreiding  en inzage rapport

Afwijkingenformulier

Nadeel:

• Alleen negatieve bevindingen worden vastgelegd
• Stapel formulieren zonder samenhang

Uitgebreide rapportage

Voorbeeld IFS auditrapport

Jullie rapportage - Inleiding

• Datum
• Auditor
  
• Auditee
  
• Doel
  
• Toetsingskader
  
• Scope

Jullie rapportage - Bevindingen

• Algemene indruk
  
• Verwijzing naar bijlage

Onderwerp

Eis

Bewijs

Bevinding

Jullie rapportage - Conclusie

• Conclusie a.d.h.v. doel

Project

• de interviews uitgewerkt in een verslag
• een auditrapport opgesteld volgens de richtlijnen
• een auditrapport geschreven op basis van feiten
• een auditrapport met een goede conclusie
• een reflectie op de audit

Deadline verslag audit: 30-03

Lesdoelen

• Je hebt inspiratie gekregen voor de reflectie op de audit
• Je kunt verschillende manier benoemen om een audit te rapporteren
• Je kunt een auditrapport opstellen

Afsluiting

• Wat vonden jullie van het project?