Audit - Les 5 - Rapportage

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Reflectie

Evalueer een auditgesprek:

• Wat voor audit is dit?
• Wie heeft de leiding tijdens deze audit?
• Wordt er voldoende afgestemd op het niveau van de auditee?
• In hoeverre worden er introductievragen/niet-cruciale vragen gesteld?
• In hoeverre worden er verdiepende/cruciale vragen gesteld?
• Wat voor vragen worden er gesteld?
• In hoeverre wordt de ALSD techniek toegepast?
• Wat valt je op aan de verbale communicatie van de auditor?
• Wat doet de auditor heel goed?
• Welke tips zou jij de auditor meegeven?
  

Beoordeling van auditbewijsmateriaal aan de hand van het toetsingskader leidt tot:

1. Auditbevinding
2. Conformiteit
3. Afwijking
4. Auditconclusie

In welk deel van het auditgesprek wordt het gespreksverloop, het maken van aantekeningen en de omgang met bevindingen besproken?

1. Opening
2. Kern
3. Afronding

Wat is "Hoe gaat u om met klachten?"?

1. Enkelvoudige vraag
2. Suggestieve vraag
3. Open vraag
4. Trechteren

Wat is een voorbeeld van interne ruis bij communicatie?

1. Inhoud
2. Miscommunicatie
3. Onvoldoende aandacht
4. Er gaat een telefoon

Wat is het verschil tussen je verbale communicatie met vrienden en je verbale communicatie met docenten?

Wat zegt het als iemand geen oogcontact maakt?

1. Bang
2. Zelfverzekerd
3. Ongeïnteresseerd
4. Gesloten

Welkom

Auditor - Les 5 - Rapportage

IBS Bedenken en Produceren

Lesplanning

• Terugblik: 10 minuten
• Inleiding: 15 minuten
  
• Theorie en project: 150 minuten
• Afsluiting: 5 minuten

Terugblik

• Auditgesprek
• Gesprekstechnieken
• Communicatie

Uitgevoerde audits?

Verbeteren auditrapport

• Beschrijf individueel in 10 minuten de verbeterpunten voor het auditrapport

Lesdoelen

• Je verwerkt de resultaten van de audit in een rapportage conform format
• Je communiceert de bevindingen uit de audit naar de betrokkenen

Do

• Voorbereiding
• Documentenaudit
• Gesprekken, observaties
• Rapportage
• Follow-up

Auditbevindingen

• Helder en juist omschrijven (niet anders te interpreteren)
• Beoordeling auditbewijsmateriaal aan de hand van toetsingskader
  
• Conformiteit of afwijking/non-conformiteit/tekortkoming 
• Incidenteel of structureel?
• Aanbeveling
• Auditconclusie

Auditrapport

• Auditor 
• Auditee
• Doel
• Toetsingskader
  
• Scope
• Bevindingen
• Deadlines (bij voorkeur niet meer dan 3 maanden)
  
• Omgang resultaten 
• Verspreiding  en inzage rapport

Afwijkingenformulier

Uitgebreide rapportage

Voorbeeld IFS auditrapport

Jullie rapportage - Inleiding

• Auditor
  
• Auditee
  
• Doel
  
• Toetsingskader
  
• Scope
  
• Datum
  
• Verloop audit

Jullie rapportage - Bevindingen

• Algemene indruk
  
• Algemene beschrijving bevindingen (inclusief eis en bewijs), inclusief verwijzing bijlage

Jullie rapportage - Conclusie

• Conclusie a.d.h.v. doel
  
• Aanbevelingen
  
• Deadlines
  
• Omgang resultaten
  
• Verspreiding en inzage rapport

Project

• Een reflectie op een auditgesprek waarbij je let op je houding en je gesprekstechnieken (referentie naar opname)
  
• Uitwerking van de auditbevindingen in auditrapportage
  
• Geeft de juiste conclusie per uitgevoerde audit
• Een beschrijving van op welke wijze de auditbevindingen gecommuniceerd zijn met de betrokkenen

Lesdoelen

• Je verwerkt de resultaten van de audit in een rapportage conform format
• Je communiceert de bevindingen uit de audit naar de betrokkenen

Afsluiting

• Wat moeten we de komende les nog behandelen?

Welkom

Audit - Les 6 - Auditrapportage

IBS Verbeteren van de kwaliteit

Wat is het belangrijkste
dat je vorige les hebt geleerd?

Terugblik - Les 5 - Auditgesprek

• Auditgesprek: opening, kern, afronding
• Gesprekstechnieken: vragen, LSD
• Verbale communicatie
  
• Non-verbale communicatie

Auditrapportage?

Lesdoelen

Aan het eind van deze les kun je:

• Auditbewijsmateriaal verzamelen
• Auditbevindingen noteren
• Een auditrapport opstellen

Opdracht

• Verzamel zoveel mogelijk auditbewijsmateriaal
• Noteer de auditbevindingen zoals je dat in het auditrapport zou doen

Auditrapport

• Auditor 
• Auditee
• Doel
• Toetsingskader
  
• Scope
• Bevindingen
• Deadlines (bij voorkeur niet meer dan 3 maanden)
  
• Omgang resultaten 
• Verspreiding  en inzage rapport

Afwijkingenformulier

Wat is het nadeel van een afwijkingenformulier?

1. Alleen negatieve bevindingen worden vastgelegd
2. Bevindingen worden niet objectief en neutraal genoteerd
3. Stapel formulieren zonder samenhang
4. Wordt gebruikt voor de follow-up

Uitgebreide rapportage

• Helder, compleet, nauwkeurig en beknopt verslag van het verloop van de audit
• Samenvatting
• Samenvatting + bijlage 
• is maximaal een half a4tje
• Samenvatting moet begrijpelijk zijn zonder de rest van het rapport
• Kern van het rapport: eerst beginnen met positieve bevindingen en de de zwakke punten
• Eindig met een conclusie

Jullie auditrapport

Inleiding

• Auditor
  
• Auditee
  
• Doel
  
•  Toetsingskader
  
• Scope
  
• Datum
  
• Verloop audit

Bevindingen

• Algemene indruk
  
• Algemene beschrijving bevindingen, inclusief verwijzing bijlage

Conclusie

• Conclusie a.d.h.v. doel
  
• Aanbevelingen
  
• Deadlines
  
• Omgang resultaten
  
• Verspreiding en inzage rapport

Onderwerp

Eis

Bewijs

Bevinding

Lesdoelen

Aan het eind van deze les kun je:

• Auditbewijsmateriaal verzamelen
• Auditbevindingen noteren
• Een auditrapport opstellen

Opdracht

Voer de audit bij VD42T uit en stel een individueel verslag op

• Zie beoordelingsformulier verslag
• Maximaal 10 A4

Opdracht op Teams 

Opdracht

Bereid de audit bij VD42T voor (Nr. 2, 3 en 4 verslag):

• (2) Opstellen checklist (1 A4)
• (3) Literatuuronderzoek (1 A4)

• (4) Opstellen vragenlijst/aandachtspuntenlijst interview (15 minuten, 1 A4)

• Welke middelen heb je nodig?

Opdracht

• Bedenk 1 toetsvraag over les 1 t/m 6